“업무에 꼭 필요한 기능인데, 기존 시스템에는 없어서 매번 따로 처리해야 해요.”
“직접 개발하려면 많은 인력과 긴 개발 기간, 복잡한 검증 절차까지 감당해야 해요.”
이처럼 기존 시스템에 새로운 기능을 추가하는 일은 큰 부담입니다. 에이치에스 주식회사도 플랫폼을 운영하면서 세금계산서 업무를 효율적으로 처리할 수 있는 기능이 필요했습니다. 이 기능을 기존 시스템 안에 구현하기 위해 에이치에스 주식회사가 선택한 방법은 ‘하이웍스 API’였습니다.
지금부터 에이치에스 주식회사의 사례를 통해 하이웍스 API의 도입 배경, 그리고 이를 업무에 어떻게 활용했는지 살펴보겠습니다.
Q. 회사 소개 부탁드립니다.
에이치에스 주식회사는 복합기와 프린터를 중심으로 다양한 사무기기를 공급해 온 기업입니다. 제품 판매와 렌탈은 물론 설치, 유지보수, 소모품 공급에 이르기까지 사무환경 운영에 필요한 서비스를 종합적으로 제공합니다.
이러한 서비스를 바탕으로 현재 전국 약 1,000여 개사와 협력하며 제품 공급부터 설치, 유지보수에 이르는 서비스 체계를 갖추고 있습니다. 이를 통해 다양한 현장과 고객사의 사무기기를 안정적으로 관리하고, 필요한 서비스를 신속하게 제공하는 데 주력합니다.
Q. 여러 현장과 협력사는 어떤 시스템으로 관리하시나요?
여러 현장에서 발생하는 장비와 서비스 정보를 보다 체계적으로 관리하기 위해 자체 운영 플랫폼 ‘CMYK’를 구축했습니다. CMYK는 사무기기 렌탈·유지보수 업무를 통합 관리하는 플랫폼입니다. 다양한 브랜드와 기종의 장비 상태를 모니터링하고, 소모품·부품 재고와 현장 서비스, 청구·정산 정보까지 한곳에서 관리할 수 있습니다.
이를 통해 장비 이상이나 소모품 교체 시점을 빠르게 파악해 필요한 현장 서비스에 신속하게 대응하고 있습니다. 또한 장비 관리부터 재고, 청구·정산까지 서로 연결된 업무를 하나의 플랫폼에서 관리해 보다 효율적으로 운영하고 있습니다.
Q. 하이웍스 API 연동을 검토하게 된 계기가 무엇인가요?
기존에는 복합기와 프린터의 상태를 확인하고 관리하는 장비 모니터링 사이트 ‘printermonitoring.co.kr’을 통해 약 200개 프로그램 이용사의 장비를 관리해 왔습니다. 하지만 서비스 대상과 업무 범위가 늘어나면서 단순한 모니터링만으로는 한계가 있었습니다. 영업, 현장 서비스, 재고, 청구, 정산까지 여러 업무를 하나의 시스템에서 통합적으로 처리할 필요가 커졌습니다.
이에 기존 장비 관리 시스템을 확장해 ’CMYK 버전 2’를 개발했으며, 장비 관리뿐 아니라 전자세금계산서 발행과 계좌 거래내역 조회까지 연결해 청구와 정산 업무도 하나의 흐름에서 처리하고자 했습니다.
다만 이러한 기능을 모두 직접 개발하는 데는 부담이 있었습니다. 전자세금계산서 발행은 국세청 시스템 연동과 관련 규정, 보안 요건을 지속적으로 관리해야 했고, 계좌 거래내역 조회 역시 금융 데이터를 안정적으로 연결하기 위한 별도의 개발이 필요했습니다. 그래서 모든 기능을 자체적으로 구축하기보다는 검증된 외부 API를 활용해 필요한 기능만 빠르게 연결하는 방식이 더 효율적이라고 판단했습니다. 그 과정에서 가비아 하이웍스 API 연동을 검토하게 되었습니다.
Q. 어떤 기준으로 하이웍스를 선택하셨나요?
에이치에스 주식회사가 가장 중요하게 고려한 부분은 기존에 사용하던 CMYK 플랫폼을 그대로 유지하면서 필요한 기능만 추가할 수 있는지였습니다.
CMYK는 이미 에이치에스의 영업, 현장 서비스, 재고, 청구·정산 업무에 맞춰 구축된 시스템이었습니다. 따라서 새로운 시스템으로 전체를 교체하기보다는, 현재의 업무 방식은 그대로 유지한 채 전자세금계산서 발행과 계좌 거래내역 조회 기능만 추가할 수 있는 방식이 필요했습니다.
하이웍스는 필요한 기능을 API로 연결할 수 있어 CMYK의 화면이나 기존 업무 흐름을 크게 바꾸지 않고 적용할 수 있다는 점이 적합했습니다. 특히 전자세금계산서처럼 관련 규정과 보안 요건을 지속적으로 관리해야 하는 기능을 직접 개발하지 않아도 된다는 점도 중요했습니다. 이를 통해 개발에 필요한 인력과 시간을 줄이고, 에이치에스는 장비 관리와 현장 서비스, 재고 및 고객 지원 등 CMYK의 핵심 기능을 개선하는 데 더 집중할 수 있었습니다.
또한 약 200개 프로그램 이용사에 서비스를 제공하고 있는 만큼, 향후 이용사나 거래량이 늘어나더라도 필요한 기능을 유연하게 확장할 수 있다는 점 역시 하이웍스를 선택한 중요한 이유였습니다.
Q. 하이웍스 API 연동으로 실제 업무 흐름은 어떻게 달라졌나요?
연동 전에는 전자세금계산서를 발행하거나 입금 내역을 확인하려면 담당자가 각각의 외부 시스템에 접속해야 했습니다. 이후 그렇게 얻은 정보를 다시 CMYK에 입력하거나 기존 데이터와 대조하는 과정도 필요했습니다.
하이웍스 API를 연동한 이후에는 이러한 업무를 CMYK 안에서 하나의 흐름으로 처리할 수 있게 되었습니다. 전자세금계산서 발행과 계좌 거래내역 확인은 물론, 현장에서 사용된 소모품이나 부품 내역을 청구 정보와 연결해 관리할 수 있습니다. 예를 들어 현장에서 소모품이나 부품을 사용하면 해당 내역이 청구 업무로 이어지고, 필요한 경우 전자세금계산서 발행까지 연결할 수 있습니다. 입금 내역도 CMYK에서 바로 확인할 수 있어 별도의 시스템에 접속할 필요가 줄었습니다.
이처럼 현장 서비스에서 발생한 내역이 재고 관리와 청구·정산까지 이어지면서, 담당자가 여러 시스템을 오가며 정보를 확인하거나 다시 입력하는 반복 업무를 줄일 수 있었습니다.
Q. 도입 후 팀별로 달라진 점이 있나요?
먼저 IT 및 개발 업무에서는 직접 개발하고 유지해야 하는 부담을 줄일 수 있었습니다. 전자세금계산서나 계좌 거래내역 조회 기능을 자체적으로 개발하려면 관련 규정과 보안 요건을 계속 확인하고, 변경 사항이 생길 때마다 시스템에 반영해야 합니다. 하이웍스 API를 활용하면서 이러한 기능을 직접 개발하고 관리할 필요가 줄었고, 개발 인력은 장비 관리와 현장 서비스 등 CMYK의 핵심 기능을 개선하는 데 더 집중할 수 있게 되었습니다.
운영 및 정산 업무에서는 반복적인 확인과 입력 작업이 줄었습니다. 기존에는 전자세금계산서를 발행하거나 입금 내역을 확인하기 위해 담당자가 여러 시스템에 접속해야 했고, 그렇게 얻은 내용을 다시 CMYK에 입력하거나 다른 자료와 비교하는 과정이 필요했습니다. 하이웍스 API 연동 이후에는 전자세금계산서 발행과 계좌 거래내역 조회, 재고 사용에 따른 청구 내역 관리까지 CMYK 안에서 이어서 처리할 수 있게 되었습니다. 현장에서 발생한 서비스와 재고 사용 내역이 청구·정산 업무까지 연결되면서 담당자가 같은 정보를 반복해서 확인하거나 다시 입력하는 과정도 줄었습니다.
결과적으로 개발팀은 CMYK의 핵심 기능 개선에 더 집중할 수 있었고, 운영·정산 담당자는 반복 업무를 줄여 보다 빠르고 정확하게 업무를 처리할 수 있게 되었습니다.
Q. 어떤 조직에게 하이웍스를 추천하고 싶으신가요?
먼저 자체 업무 시스템을 운영하고 있는 기업에 추천하고 싶습니다. 이미 회사 업무에 맞게 구축한 시스템이 있지만, 전자세금계산서 발행이나 계좌 거래내역 조회처럼 전문적인 기능을 추가해야 하는 경우가 있습니다. 이때 기존 시스템 전체를 새로 만들지 않고, 필요한 기능만 API로 연결해 사용할 수 있다는 점이 큰 장점입니다.
두 번째는 대리점이나 파트너사가 많아 거래와 정산 업무가 복잡한 기업입니다. 거래처가 많아질수록 세금계산서 발행, 입금 확인, 청구와 정산 과정에서 반복적인 확인과 입력 업무가 늘어날 수 있습니다. 이러한 과정을 기존 시스템과 연결하면 여러 업무를 한곳에서 처리할 수 있어 운영 효율을 높일 수 있습니다.
마지막으로 기존에 제공되는 API만으로는 자사 업무에 필요한 기능을 충분히 구현하기 어려운 기업에도 적합하다고 생각합니다. 저희도 CMYK 버전 2를 개발하면서 기존에 제공되지 않던 계좌 거래내역 조회 기능이 필요했습니다. 이에 가비아와 협의해 실제 업무에 필요한 형태로 기능을 개발하고 CMYK에 연동할 수 있었습니다.
기존 시스템은 그대로 활용하면서 필요한 전문 기능만 추가하고, 직접 개발해야 하는 부담까지 줄이고 싶은 기업이라면 하이웍스 API 연동을 검토해 볼 만합니다.
에이치에스 주식회사는 하이웍스 API를 기존 시스템에 연동해 대리점의 세금계산서 업무를 한곳에서 처리할 수 있는 환경을 만들었습니다. 이처럼 현재 사용 중인 시스템에 필요한 기능이 부족하다면, 새로운 시스템을 구축하는 대신 하이웍스 API로 해당 기능만 연결해 활용할 수 있습니다.
우리 기업의 업무에도 적용할 수 있을지 궁금하신가요? 🔗
하이웍스 API로 연동할 수 있는 기능을 확인하고, 우리 기업에 맞는 활용 방법을 상담받아 보세요.
