💡3줄 요약
1. 전자결재를 활용하면 흩어진 승인 업무와 기록을 한곳에서 관리할 수 있습니다.
2. 전자결재 도입 전에는 절차·문서 양식 지원·모바일 지원·업무 연동 여부를 확인하세요.
3. 전자결재를 근무·회계 시스템과 연동하면 반복 입력을 줄이고 후속 업무까지 연결할 수 있습니다.
휴가 신청은 메신저로, 비용 승인은 메일로, 품의서는 별도 문서로 처리하고 있지는 않으신가요? 🤔
업무마다 결재 방식이 다르면 담당자는 요청이 생길 때마다 결재자를 확인하고, 현재 어느 단계까지 진행됐는지 따로 살펴봐야 합니다. 이전에 승인된 내용을 다시 확인할 때도 어떤 채널이나 문서에 기록이 남아 있는지 찾아야 하죠. 결재해야 할 업무가 많아질수록 이러한 확인 과정도 함께 늘어날 수 있습니다. 이때 결재 요청과 진행 상황, 완료된 기록을 하나의 흐름으로 관리할 수 있다면 업무를 확인하는 과정도 한결 단순해집니다.
이러한 결재 업무를 체계적으로 관리하기 위해 활용하는 시스템이 바로 전자결재입니다. 이번 글에서는 전자결재의 기본 개념과 활용 범위를 살펴보고, 우리 회사에 전자결재가 필요한지 판단하는 기준과 도입 전에 확인해야 할 사항을 정리했습니다.
전자결재란?
전자결재는 회사의 승인 절차를 온라인에서 처리하고 기록하는 방식입니다. 직원이 결재가 필요한 문서를 작성해 승인을 요청하면 정해진 결재자가 내용을 검토한 뒤 승인하거나 반려합니다. 이러한 과정은 하나의 시스템 안에서 이어집니다.
기존의 종이 문서나 메일 중심 결재 방식과 비교하면 차이가 더 분명합니다. 종이 문서나 메일로 결재할 때는 담당자가 결재자를 직접 확인하고 문서를 전달해야 하며, 결재가 끝난 뒤에는 완료된 문서를 별도로 보관해야 하는 경우도 있습니다. 반면 전자결재를 이용하면 결재 요청부터 진행 상황 확인, 완료된 문서와 승인 기록 관리까지 하나의 흐름으로 이어서 관리할 수 있습니다.
전자결재는 품의서에만 사용하는 기능이 아닙니다
전자결재라고 하면 먼저 품의서나 지출결의서처럼 정식 문서를 승인받는 업무를 떠올리기 쉽습니다. 하지만 전자결재의 활용 범위는 특정 문서에만 한정되지 않습니다. 회사 안에서 담당자의 확인이나 승인이 필요한 업무라면 다양한 형태로 전자결재를 활용할 수 있습니다.
예를 들어 직원의 휴가나 출장 신청에는 담당자의 승인이 필요합니다. 비용 지출이나 물품 구매도 정해진 책임자의 확인을 거쳐야 하는 경우가 많습니다. 다른 부서의 검토가 필요한 업무 역시 일정한 승인 절차를 두고 처리할 수 있습니다.
대표적으로 다음과 같은 업무에 활용할 수 있습니다.
- 휴가·출장·근무 변경 등 인사 관련 신청
- 비용 지출·경비 사용 등 회계 관련 승인
- 물품 구매·서비스 이용 등 업무 요청
- 품의서·보고서 등 사내 문서 승인
- 부서 간 확인이나 협의가 필요한 업무
이처럼 전자결재를 활용할 수 있는 업무는 생각보다 다양합니다. 그렇다면 현재 우리 회사에서 처리하고 있는 승인 업무에도 전자결재가 필요한지 어떻게 판단할 수 있을까요?
우리 회사에도 전자결재가 필요할까요?
전자결재 도입이 필요한지는 현재 회사에서 승인 업무를 어떻게 처리하고 있는지 살펴보면 판단하기 쉽습니다. 아래 체크리스트에서 우리 회사에 해당하는 항목이 있는지 확인해 보세요.
☑️ CHECK 1. 업무마다 결재 방식이 다른가요?
휴가는 메신저, 비용 승인은 메일, 품의서는 문서 파일처럼 업무마다 결재 방식이 다르면 요청 위치와 처리 상태를 각각 확인해야 합니다. 승인 업무가 많아질수록 어떤 요청이 어디까지 진행됐는지 파악하는 데에도 시간이 필요합니다.
☑️ CHECK 2. 결재자를 매번 확인하고 있나요?
업무 종류나 금액에 따라 결재자가 달라지는 경우가 있습니다. 담당자가 문서를 작성할 때마다 누구의 승인을 받아야 하는지 다시 확인하고 있다면 결재 기준을 정리할 필요가 있습니다.
☑️ CHECK 3. 이전 승인 기록을 찾는 데 시간이 걸리나요?
과거에 같은 비용을 승인받았는지, 특정 업무를 누가 승인했는지 다시 확인해야 할 때가 있습니다. 승인 기록이 메일과 메신저, 개별 문서에 나뉘어 있다면 필요한 내용을 찾을 때마다 여러 곳을 확인해야 합니다.
☑️ CHECK 4. 승인된 내용을 다른 시스템에 다시 입력하고 있나요?
결재가 끝난 뒤 같은 내용을 다른 업무 시스템에 다시 입력해야 하는 경우도 있습니다. 예를 들어 휴가 신청이 승인된 뒤 인사 담당자가 같은 내용을 근무관리 시스템에 다시 입력하고 있다면 동일한 정보를 반복해서 처리하게 됩니다.
위 항목 가운데 여러 가지가 반복되고 있다면, 전자결재를 통해 승인 업무를 한곳에서 관리할 수 있는지 검토해 볼 수 있습니다. 도입 필요성을 확인했다면 이제 우리 회사의 업무 방식에 맞는 시스템인지 비교해 볼 차례입니다. 전자결재마다 지원하는 결재 방식과 문서 관리 기능, 다른 업무와의 연결 범위가 다르므로 실제 업무에 적용했을 때 얼마나 자연스럽게 이어지는지를 함께 살펴보는 것이 좋습니다.
전자결재 도입 전에 꼭 확인해야 할 6가지
전자결재를 선택할 때는 단순히 기능의 유무만 비교하기보다 현재 회사에서 사용하는 결재 절차를 실제로 적용할 수 있는지 확인하는 것이 중요합니다. 도입 전에는 다음 6가지 항목을 살펴보세요.
☑️ 1. 우리 회사의 결재 절차를 적용할 수 있는지 확인하세요
부서와 직급, 업무 종류에 따라 결재자와 승인 순서가 달라질 수 있습니다. 일정 금액 이상은 추가 승인이 필요하거나, 다른 부서의 확인을 거쳐야 하는 업무도 있습니다. 현재 사용하는 결재 순서를 시스템에 적용할 수 있는지 확인하세요. 반복적으로 사용하는 문서라면 결재선을 미리 설정할 수 있는지도 살펴보는 것이 좋습니다.
☑️ 2. 기존 문서 양식을 사용할 수 있는지 확인하세요
휴가 신청서, 지출 품의서, 구매 요청서처럼 업무마다 필요한 항목이 다릅니다. 현재 사용하는 문서의 입력 항목과 형식을 전자결재에 적용할 수 있는지 확인하세요. 기존 문서를 별도로 작성해야 한다면 전자결재 도입 후에도 업무가 이중으로 발생할 수 있습니다.
☑️ 3. 결재 진행 상황을 바로 확인할 수 있는지 살펴보세요
문서를 작성한 직원이 현재 누가 결재하고 있는지, 어느 단계까지 진행됐는지 확인할 수 있어야 합니다. 관리자가 여러 결재 건의 진행 상태를 확인해야 한다면 전체 현황을 조회할 수 있는지도 함께 살펴보세요.
☑️ 4. 완료된 문서와 승인 기록을 쉽게 찾을 수 있는지 확인하세요
전자결재는 진행 중인 문서뿐 아니라 완료된 기록을 어떻게 관리하는지도 중요합니다. 필요한 문서를 쉽게 조회할 수 있는지, 누가 언제 승인했는지 기록을 확인할 수 있는지 살펴보세요. 과거 결재 내용을 자주 확인하는 업무라면 검색과 조회 방식도 중요한 기준이 됩니다.
☑️ 5. 모바일에서도 결재를 처리할 수 있는지 확인하세요
결재자가 외부 일정이나 출장으로 자리를 비우면 결재가 지연되는 경우가 있습니다. 모바일에서 기안을 상신하고 결재 문서를 조회·처리할 수 있는지 확인하세요. 회사의 운영 기준에 따라 모바일에서 처리할 문서의 범위를 관리자가 설정할 수 있는지도 함께 살펴보는 것이 좋습니다.
☑️ 6. 다른 업무와 손쉽게 연결할 수 있는지 확인하세요
승인 결과가 다른 업무로 이어지는 경우에는 연동 여부도 살펴봐야 합니다. 예를 들어 휴가 신청이 승인된 뒤 인사 담당자가 같은 내용을 근무관리 시스템에 다시 입력해야 한다면 업무가 중복됩니다. 전자결재에서 처리한 내용을 관련 업무와 연결해 관리할 수 있는지 확인하세요.
이처럼 전자결재를 선택할 때는 단순히 기능이 있는지만 보기보다, 실제 업무 흐름에 얼마나 자연스럽게 적용할 수 있는지가 중요합니다. 그렇다면 우리 회사에 맞는 전자결재를 도입했을 때 실무에서는 어떤 변화가 생길까요?
전자결재를 도입하면 무엇이 달라질까요?
전자결재를 도입하면 결재 요청부터 승인, 기록 관리까지 하나의 흐름으로 정리할 수 있습니다. 실무에서는 다음과 같은 변화가 생깁니다.
✅ 1. 결재 진행 상황을 한눈에 확인할 수 있습니다
어떤 문서가 진행 중인지, 결재가 어느 단계까지 처리됐는지 확인하기 쉬워집니다. 담당자가 여러 채널을 오가며 진행 상황을 따로 확인해야 하는 일도 줄일 수 있습니다.
✅ 2. 완료된 문서와 승인 기록을 체계적으로 관리할 수 있습니다
과거 결재 내용을 확인하기 위해 메일이나 개별 문서를 다시 찾아보는 부담을 줄일 수 있습니다. 누가 언제 어떤 내용을 승인했는지도 기록을 통해 확인할 수 있습니다.
✅ 3. 회사의 결재 절차를 일정한 기준으로 운영할 수 있습니다
결재선과 문서 양식을 정해두면 담당자마다 다르게 처리하던 승인 업무를 일정한 절차에 따라 관리할 수 있습니다. 휴가나 근무 관련 결재처럼 다른 업무로 이어지는 경우에는 관련 기능과의 연계를 통해 후속 업무까지 함께 관리할 수 있습니다.
이처럼 전자결재는 단순히 종이 문서를 온라인으로 바꾸는 기능을 넘어, 결재 과정과 기록을 하나의 업무 흐름으로 관리하는 데 활용할 수 있습니다.
전자결재 도입을 검토하고 있다면, 이러한 변화가 우리 회사의 실제 업무에서도 자연스럽게 이어지는지 살펴볼 필요가 있습니다. 결재 절차와 문서 양식, 진행 상황과 기록 관리, 모바일 사용 환경, 다른 업무와의 연계 여부를 기준으로 비교해 보면 우리 회사에 필요한 전자결재를 고르기 한결 쉬워집니다.
하이웍스 전자결재는 무엇이 다를까요?
앞서 살펴본 6가지 확인 항목을 기준으로 하이웍스 전자결재를 정리하면 다음과 같습니다. 하이웍스 전자결재는 회사의 업무 방식에 맞춰 결재 절차를 구성할 수 있으며, 단순히 결재 문서를 온라인으로 처리하는 데 그치지 않고 근무관리와 회계 등 결재 이후 이어지는 업무까지 연결해 관리할 수 있다는 점이 특징입니다.
1. 우리 회사 방식에 맞춰 결재 절차를 구성할 수 있습니다
업무에 따라 결재선과 문서 양식을 설정할 수 있어 회사에서 사용하던 승인 절차를 전자결재에 적용할 수 있습니다. 반복적으로 사용하는 문서는 결재선을 미리 지정해 둘 수 있습니다.
2. 다양한 문서 양식을 기본으로 제공합니다
휴가 신청서, 지출 품의서, 구매 요청서 등 업무에서 자주 사용하는 문서 양식을 기본으로 제공합니다. 처음부터 양식을 새로 만들지 않아도 필요한 문서를 바로 사용할 수 있어, 도입 초기에 양식을 준비하는 부담을 줄일 수 있습니다.
3. 결재 진행 상황을 바로 확인할 수 있습니다
결재 요청과 처리 결과는 앱 푸시 알림으로 전달됩니다. 전자결재 메뉴에서는 결재 대기, 진행 중 등 상태별 문서 수를 바로 확인할 수 있어 담당자가 문서를 하나씩 열어보지 않아도 현재 현황을 파악할 수 있습니다.
4. 결재가 끝난 뒤의 문서까지 관리할 수 있습니다
완료된 결재 문서뿐 아니라 삭제됐거나 보존 연한이 지난 문서도 관리자가 확인하고 필요하면 복원할 수 있습니다. 결재 문서를 HTML 파일로 백업하는 기능도 제공해 결재 이후의 기록 보관까지 이어서 관리할 수 있습니다.
5. 모바일에서도 기안과 결재를 처리할 수 있습니다
PC뿐 아니라 모바일에서도 기안을 상신하고 결재 문서를 조회하거나 결재를 처리할 수 있습니다. 모바일에서 처리할 문서는 관리자가 문서별로 설정할 수 있어, 회사의 운영 기준에 맞춰 사용 범위를 정할 수 있습니다.
6. 결재 이후 근무관리·회계 업무까지 연결됩니다
하이웍스 전자결재는 근무관리와 연동됩니다. 휴가나 연장근무, 휴무일 근무 등을 신청하고 결재가 완료되면 승인 결과가 근무기록에 자동 반영됩니다. 결재가 끝난 뒤 인사 담당자가 같은 내용을 다시 확인하거나 입력하는 업무를 줄일 수 있습니다.
회계 업무도 마찬가지입니다. 하이웍스 전자결재는 영림원 SystemEver와 파로스 ERP 연동을 지원합니다. 특히 파로스 ERP에서는 기안한 내역을 전자결재에서 승인하고, 승인이 완료된 내역만 회계 처리하거나 이체하도록 설정할 수 있습니다. 결재와 실제 회계 업무가 따로 움직이지 않도록 연결할 수 있는 점이 장점입니다.
이번 글에서는 전자결재의 기본 개념과 활용 범위, 도입 전 확인할 기준과 실제 업무에서 달라지는 점을 살펴봤습니다. 전자결재를 검토하고 있다면 우리 회사의 결재 절차와 문서 양식, 기록 관리 방식을 먼저 점검해 보세요.
하이웍스는 전자결재를 근무관리와 함께 활용할 수 있어 휴가·연장근무 등 결재 결과를 근무기록과 연결하고, 회계 업무까지 이어서 관리할 수 있습니다. 하이웍스 전자결재를 통해 결재 이후의 업무까지 한 흐름으로 정리하고 싶다면, 우리 회사에 맞는 활용 방법을 상담을 통해 확인해 보세요! ✨
