회사 생활하다 보면, ‘결재’는 떼려야 뗄 수 없는 숙명 같은데요.
회사에 입사한다면 회사 내부의 결재 시스템과 결재선 등을 익히고, 양식에 맞게 보고서를 작성하는 법을 배우는 것은 업무의 기본일 것입니다.
우리가 말하는 결재란 무엇이고 왜 필요한지 한 번 알아보겠습니다~!
결재란?
결재란?
결정할 권한이 있는 상관이 부하가 제출한 안건을 검토하여 허가하거나 승인하는 것입니다.
회사에서 어떤 안건을 제출 후 승인 요청을 받을 때, ‘결재를 받다.’라고 사용합니다.
이와 비슷한 ‘결제’와는 다른 의미인데요.
결제는 증권 또는 대금을 주고받아 매매 당사자 사이의 거래 관계를 끝맺는 것으로 쉽게 말해 돈을 주고 받는 행위라고 보시면 됩니다.
결재가 왜 필요할까요?
1. 담당자의 상관과 유관 부서의 동의 혹은 승인 아래 신중하게 업무가 진행되어야 하기 때문입니다.
여러 개인의 집합으로 이루어진 회사나 조직은 개인이 결정하는 것보다 복잡한 의사결정 과정을 거쳐야만 합니다. 안건에 대해 논의하거나 결정을 진행할 때, 회사의 목적에 부합하는 것인지에 대한 주의 깊은 검토가 필요합니다. 따라서 결재는 여러 관계자의 검토를 받고 해당 안건이 진행되어도 된다는 승인을 받은 증거이기도 합니다.
2. 업무 진행 히스토리를 기록하여 업무의 연속성을 가질 수 있습니다.
여러 사람이 모여있는 회사에서는 직원들의 퇴사나 입사가 빈번하고, 담당자의 변경이 일어날 수 있습니다. 이런 경우, 이전 업무 진행 내역을 기록으로 남겨두지 않는다면, 기존에 처리되었던 업무 상세 내용들을 파악하는데 시간 또는 자원이 낭비될 텐데요. 구성원들의 변동에 따라 업무의 연속성이 무너지지 않도록 결재로서 업무의 진행 과정을 상세히 기록해두는 것은 업무 효율을 높이는 일입니다.
3. 업무의 책임 소재가 상급자(상관)에게 있다는 것을 확실하게 하는 절차입니다.
하급자가 상급자의 허가나 승인받고 업무를 진행하였다는 의미를 담은 문서이므로, 문제가 발생했을 때의 책임 소재는 승인을 한 사람에게 있다는 것을 뜻합니다.
우리 모두 결재가 필요하다는 것에는 이견이 없을 것입니다.
상사와 여러 관계자의 승인 아래 업무가 진행되어야 하고, 이를 기록으로 남겨 업무의 연속성을 유지하며, 업무의 책임 소재는 승인한 상관에게 있다는 것을 명확하게 하기 때문이죠.
그렇다면 전자결재란 무엇이고 전자결재가 필요한 이유에 대해 알아보도록 하겠습니다.
전자결재란?
전자결재란?
결정권자가 안건을 검토하여 허가하거나 승인할 때, 종이 대신 네트워크상에서 이루어지질 수 있도록 데이터화한 것을 말합니다.
즉, 종이 서류 대신 전산망을 통해 각종 사무를 처리하는 것을 의미합니다.
전자결재가 왜 필요할까요?
1. 업무의 시간적, 경제적 효율
서류 문서를 양식에 맞게 작성하고, 출력하여 결재받기 위해 사무실 구석구석 돌아다녀야 하는 시간을 절약할 수 있습니다. 결재 양식이 시스템에 저장되어있어, 새로 처음부터 만들 필요 없이 양식을 불러오기만 하면 작성할 수 있습니다. 또한, 결재받기 위해 상급자들을 찾아다니지 않고도, 메일, SMS, 알림으로 결재를 요청할 수 있습니다. 만약 기안지가 반려되었을 경우 즉각적으로 수정하고 기안을 재상신할 수 있으므로, 결재 진행에 소요되는 시간을 단축할 수 있습니다.
경제적으로도 효율적인데요. 기존에 종이 서류 문서를 작성하기 위해 필요했던 여러 사무용품들이 필요 없어지기 때문입니다. 특히 종이의 경우 일회성 용품으로 잘못 인쇄했을 경우 낭비가 될 여지가 있습니다.
2. 안전한 데이터 관리 및 간편한 보관
결재 문서의 종류마다 보관 기한, 열람 가능 수준 등 많은 기준이 다릅니다. 종이 서류로 보관할 경우, 문서별 특성에 맞게 관리나 보관이 어렵습니다. 또한, 서류가 많아질수록 보관도 용이하지 않고, 유출, 분실, 파손, 훼손될 확률도 높아집니다. 전자 결재를 이용하면 문서별 보관 기한과 열람 가능 수준을 설정하여 안전하게 데이터를 관리할 수 있습니다. 또한, 삭제된 문서를 복구할 수도 있고, 이력이 남기 때문에 훼손될 가능성도 매우 낮습니다.
3. 정확하고 공정한 업무 처리 가능
인사, 회계, 급여와 같은 부분은 정확하고 공정한 업무 처리가 필요한 부분인데요. 종이 서류로는 오류가 발생하거나 수정되었을 때 확인할 수 있는 확률이 낮습니다. 이에 반해, 전자 결재는 회사 결재 서식 및 결재선을 자동으로 설정할 수 있어 실수를 예방해줍니다. 또한, 서류 변경 시에 기록으로 남기 때문에 수정된 부분도 다음에 정확하게 확인할 수 있습니다.
전자결재가 효율적이고, 신속하며, 정확하게 의사 결정을 할 수 있는지를 알아보았는데요.
그렇다면, 하이웍스 전자결재가 왜 특별한지 알려드릴게요!
하이웍스 전자결재 기능의 특장점
1. 삭제되었거나 보존 연한이 만료된 문서를 관리자가 확인, 복원할 수 있어요!
실수로 문서를 삭제하여 가슴이 철렁하신 적이 있으신가요?
보존 연한이 만료되었지만, 확인이 필요한 문서가 있어 발을 동동 구른 경험이 있으신가요?
하이웍스는 삭제되었거나 보존 기한이 만료된 문서라도 관리자 권한으로 확인하거나 복원할 수 있는 기능을 지원하고 있습니다.
※[전자결재 > 삭제 문서 목록]에 있는 문서 복구 가능(영구 삭제한 문서는 복구 불가능)
2. 결재가 진행됨에 따라 실시간으로 알림을 받을 수 있습니다!
빠르게 변화하는 현대사회에서 신속한 의사 결정과 실행은 필수죠! 다음 결재자가 승인을 안 했는지 일일이 찾아서 확인하거나, 결재가 완료되어 실제 업무를 수행해도 되는지를 매번 들어가서 결재 완료 체크할 필요 없이, 실시간으로 결재 상황을 알림 받을 수 있습니다.
3. 설정 관리자의 이력을 관리할 수 있습니다!
전자결재 관리자가 변경된 경우, 누가 관리자를 추가 혹은 삭제되었는지에 대한 이력이 남습니다. 이는 관리자 권한 남용 방지를 위한 기능이며, 정확하고 공정하게 업무를 처리할 수 있게 합니다.
4. 문서 보안 등급을 설정할 수 있습니다!
문서 등급 설정 시, 특정 직위 이상의 임직원만 문서를 열람할 수 있도록 지정할 수 있습니다. 열람자를 개인별로 하나씩 지정할 필요 없이 직위로 구분할 수 있어 편리합니다. 문서 보안 권한을 자유롭게 지정하여 안전하게 문서를 보관할 수 있습니다.
5. 결재가 지연되는 문서가 자동적으로 표시됩니다!
문서 기안 후 특정 기간이 경과하면 관련자(결재자, 기안자, 참조자 등)의 문서함에서 해당 문서가 빨간색 텍스트로 노출됩니다. 특정 기간은 당연히 관리자가 기간 설정을 할 수 있습니다.
6. 100여 개의 기본 문서 양식을 제공합니다!
증명서, 회의록, 품의서 등 100여 개의 기본 문서 양식을 자유롭게 활용해 보세요. 제공되는 문서 양식으로 충분히 사용하실 수 있지만, 우리 회사에 딱! 맞는 결재 양식을 만드시는 것도 가능합니다.
‘DB유닛’ 양식 기능은 우리 회사만의 양식을 간편하고 상황에 맞게 만드는 것을 도와줍니다.
사용자의 편의성에 맞추어 개발된 하이웍스 전자결재 사용해보시는 것은 어떠실까요?
사용하다 보면 왜 하이웍스 전자결재가 특별한지 경험적으로 느끼실 수 있으실거에요!
100계정까지 오피스(메신저)를 신청하신다면 결재 문서 최대 100건까지 발행해 보실 수 있어요~
