출근지가 어디든지 관계없이 근무관리가 쉬워졌어요
혼자서도 근무관리 서비스가 도입 가능한, 사용하기 쉬운 하이웍스
업종 : 서비스업 / 종업원수 : 12명 이용중인 서비스 : 근무관리, 전자결재
Q. 회사소개 부탁드립니다.
서울 서부 근로자 건강센터는 고용노동부 및 안전보건공단의 지원으로 서울대학교 의과대학에서 운영하는 무료 직업 건강 서비스센터입니다. 50인 미만의 소규모 사업장 근로자의 건강을 지키기 위한 목적으로 만들어졌는데요. 직업환경전문의, 물리치료사, 운동처방사, 심리상담사 등 다양한 전문가들이 상주하며, 직업병뿐만 아니라 만성질환 관리, 스트레스 해소, 근골격계질환 예방, 작업환경개선, 생활 습관 상담까지 종합적인 서비스를 무료로 제공합니다.
서울 이외에도 전국 23개 센터가 있고, 센터별로 약 8천명 정도의 인원이 서비스받을 수 있습니다. 근로자의 건강을 위해서 출장으로 서비스를 제공해드리기도 하고 교육도 진행하고 있으니 많은 관심 부탁드립니다.
Q. 하이웍스를 도입하게 된 배경이 궁금해요!
근무관리 업무를 효율적으로 하기 위해 하이웍스를 도입했습니다.
저의 기존 업무는 근골격계 질환 예방파트에서 교육 및 상담을 진행하는 것입니다. 저희 회사에는 경영지원부서가 따로 없기 때문에 일반 기업에서 담당하는 경영지원 업무를 인원별로 나눠서 담당하고 있어요. 경영지원 업무 중 근태 관리 담당 직원이 퇴사하게 되어 이후 제가 근태관리 업무를 맡게 되었어요.
이전 직원분이 담당하실 때도 월말, 월초에 근태 관리 업무로 항상 힘들어하시는 모습을 많이 봤습니다. 처음 해보는 업무여서 부담감도 들고 수행하기 힘들었던 와중에 근태관리를 편리하고 효율적으로 할 수 있는 전산 시스템인 하이웍스에 대해서 알게 되었어요.
오피스(메신저)를 사용하면 근무 관리 계정 수 49개까지 무료로 서비스 사용할 수 있다는 것을 확인했고, 우리 회사에서 한번 테스트해보면 좋겠다 싶어서 도입하게 되었습니다.
Q. 하이웍스 도입시 어려운 점은 없으셨나요?
팀장님을 설득하는 것이 쉽지 않았지만,
근무관리 업무에 대한 책임감으로 하이웍스를 도입했습니다.
사실 처음에 팀장님께서 하이웍스 도입을 반대하셨어요. 비슷한 기능을 가진 프로그램을 2015년도에 사용했었는데, 해당 프로그램 제공 업체가 없어져서 곤란했거든요. 저희 회사는 근태 내역 자료를 몇 년 치 보관 후 상위 기관에 제출해야 하는 경우가 있는데, 팀장님께서는 이번에도 동일한 문제가 발생하면 어떻게 할 거냐고 하셨죠.
하이웍스의 경우에는 백업도 가능하고 자체적으로 근태 명세를 출력 후 보관하여 해당 부분에 대해서는 문제가 발생하지 않도록 관리하겠다고 설득했습니다. 또한, 하이웍스 서비스를 제공하는 가비아는 25년 IT 업력을 가진 기업이므로 비슷한 문제는 발생하지 않을 것이라고 말씀드렸어요.
팀장님을 설득하는 것이 쉽지는 않았지만, 하이웍스 근무 관리 서비스로 근태관리를 하는 것에 대한 효율성과 안정성에 대해 팀장님께서 이해해주신 덕분에 하이웍스를 도입할 수 있었습니다. 책임감을 갖고 주도적으로 업무를 처리하고자 하는 모습을 팀장님께서 인정해주신 결과라고 생각합니다.
Q. 하이웍스 도입 후 개선된 업무 프로세스를 설명해주세요.
수기로 했던 근무관리를 전산화하여 빠르고 정확하게 업무를 처리하게 되었어요.
먼저 근태관리 수기 작업이 없어졌습니다. 저희 업무의 특성상 출장이 많기 때문에 현장 출근하는 직원분들이 많은 편입니다. 기존에는 현장 출근한 직원들의 근태 내역을 기억했다가 출/퇴근 내용을 수기로 작성해야 했습니다.
하이웍스 도입 후에는 GPS 기반으로 현장에서도 출, 퇴근 입력이 가능해져 수기로 근무 관리를 할 필요가 전혀 없어졌습니다. 드물지만 근태 관리가 누락된 경우에는 기안을 상신하고 승인 후 수정이 가능하기 때문에 관리가 매우 편해졌어요.
또, 기존의 출퇴근 시스템에서는 정각에 맞춰서 지문으로 출,퇴근을 등록해야 했었는데, 하이웍스의 경우 휴대폰으로도 활용할 수 있어 모든 직원이 매우 편리하게 사용하고 있어요.
Q. 하이웍스 기능과 사용법은 어떻게 숙지하셨나요?
하이웍스의 매뉴얼과 온라인 교육을 활용하여 스스로 익혔습니다.
근태 관리 업무를 담당하는 것도 하이웍스를 도입하는 것도 모두 저 혼자서 진행하다 보니 쉽지 않았어요. 하지만 담당자인 제가 하이웍스에 대한 기능과 사용법을 정확히 알아야지만 직원들도 쉽고 편하게 시스템을 사용할 수 있다고 생각했습니다.
하이웍스의 매뉴얼과 온라인 교육을 반복하면서 기능과 사용법을 익혔습니다. 해당 교육자료로 해결이 안 되는 경우에는 서비스센터와 통화를 통해 사용법에 대해 설명 들을 수 있었어요. 교육 자료나 서비스센터가 잘 되어 있어 혼자서 도입하는 것이 무리가 없었습니다.
이렇게 제가 파악한 하이웍스 사용법을 직원들에게 교육을 진행하여 모두 편리하게 사용할 수 있는 환경을 만들어 주었습니다.
Q. 추가적으로 도입하고 싶은 서비스가 있으신가요?
메일, 게시판, 메신저, 일정 등 순차적으로 도입해보고 싶어요!
추가로 도입하고 싶은 서비스는 메일, 게시판, 메신저, 일정 등이 있어요. 각각 다른 업체의 업무 툴을 사용하고 있어서 업무가 분산되어 있고 관리도 쉽지 않은 상황입니다. 통합적으로 관리한다면 업무의 연속성, 직원 간의 커뮤니케이션, 관리의 효율성이 매우 좋아질 것이라고 생각해요.
다만, 말씀드렸다시피 본 업무와 병행해야 하다 보니 순차적으로 해당 서비스의 기능을 공부하면서 도입 여부를 검토해야 할 것 같아요. 근무관리와 전자결재 서비스를 도입했을 때도 저의 본 업무를 하면서 틈틈이 업체별로 찾아서 비교해보고, 기능을 숙지해서 직원분들께 알려드렸기에 그 과정이 쉽지 않았거든요.
기존에 하던 방식대로 진행해도 되었지만 업무를 효율적으로 진행하기 위해서 책임감을 갖고 진행했기 때문에 힘들지만 보람된 일을 했다고 생각해요. 근무관리와 전자결재 서비스를 도입했던 것처럼 다른 서비스들도 활용해 볼 예정입니다.
하이웍스가 더 궁금하시다면?
