종이결재를 위한 술래잡기는 더 이상 NO!
하이웍스 전자결재는 4050도 쉽게 시작할 수 있는 그룹웨어
업종 : 선박 구성 부분품 제조업 / 종업원 수 : 28명 이용 중인 서비스: 전자결재, 메일, 메신저, 인사관리, 일정관리
미부테크(주) 회사 소개 부탁드립니다.
미부테크(주)는 2008년 설립된 조선기자재를 전문으로 제조하는 기업입니다. E/R Block, Upper Deck Unit, Upper Deck Block 등을 제작 및 납품하고 있고, 통영안정공장은 인재제일, 품질제일, 기술제일의 경영이념 아래 최상의 제품과 서비스를 제공하고 있습니다.
어떤 업무를 담당하고 계시나요?
미부테크 관리부에서 전반적인 회사 서류들과 거래처 담당 및 인사관리를 담당하고 있습니다. 전반적인 회사 문서 관리를 진행하다보니, 전자결재 서비스를 자주 활용하고 있어요. 또, 인사관리 서비스를 활용해서 인사 업무도 진행하고 있는데, 기존보다 효율적으로 관리할 수 있게 되었습니다. 거래처 분들 방문 일정도 일정관리 서비스를 통해서 조율하고 관리하고 있습니다.
서비스 도입을 검토한 이유가 무엇인가요?
｜ 회사 내부 데이터가 유출되지 않도록 안정적으로 관리할 수 있는 시스템이 필요했어요.
기존에는 개인 메일과 개인 메신저를 사용하여 업무를 진행했어요. 개인 메일을 사용하다 보니 거래처에 잘못된 내용을 전달하거나 중복으로 메일을 발송하는 등 업무 실수가 생길 때가 많았습니다. 그리고 유출되면 곤란한 업무 내용들이 개인 메일에 보관되어 있어 담당 직원이 퇴사하면 회사 내부 자료를 관리하는 것도 어려웠어요.
또, 회사 내부데이터를 개인 메신저로 전달했는데, 메신저를 통해서도 발생할 수 있는 데이터 유출 관련한 우려가 있었어요. 그러다 보니 보안이 강력한 메일과 메신저 서비스를 제공하는 하이웍스에 눈길이 갔던 것 같아요.
게다가 공과 사가 전혀 분리되지 않는 문제들도 있었습니다. 직원들이 채팅방을 착각하여 개인적인 사진이나 글을 잘못 올리는 경우가 빈번했어요. 하이웍스 도입 이후 하이웍스 메신저를 통해서 소통하다 보니 사적인 일과 공적인 일이 분리되어 좋았습니다.
하이웍스의 어떤 서비스를 주로 활용하시나요?
｜ 전자결재로 시간과 장소에 구애받지 않는 결재가 가능해졌어요.
하이웍스 도입 전에는 종이 서류로 결재를 진행했어요. 종이 서류를 보관하는 것과 필요한 문서를 찾는 것이 어려워서 내부 문서들을 데이터화할 필요성이 생겼습니다. 게다가 품의 과정이 복잡하고 길었어요. 발주서, 품의서, 휴가 요청서 등의 다양한 업무 서류를 작성하고 인쇄하여 직급단계별로 결재 승인을 받는 과정을 거쳐야 해서 결재 요청자들과 결재권자들 모두 힘들어했어요.
저는 결재받기 위해 본부장님, 전무님 어디에 계시는지 확인해서 일일이 찾아가서 사인받았던 적도 있어요. 회사 특성상 근무 장소가 사무실과 현장으로 분리되어 있다 보니, 서류로 결재받을 때는 시간적, 공간적으로 힘든 경우가 많았습니다.
하이웍스를 도입하고 PC나 모바일로 간편하게 기안 작성 및 결재가 가능하게 되어 모든 구성원이 만족하면서 사용하고 있어요. 당일 반차 사용부터 발주서까지 신속하게 처리해야 될 서류의 경우 언제 어디서든 손쉽게 확인하고 클릭 하나만으로 결재가 가능하여 결재받는 직원들도, 결재하는 직원들도 모두 편하다고 말씀하세요. 또한, 메신저와 그룹웨어가 연동되어 있어 결재 진행 상황을 실시간 확인할 수 있기 때문에 직원들이 만족한다고도 했습니다.
하이웍스 전자결재 서비스 사용 후 어떤 점이 달라졌나요?
｜ 업무를 신속하고 간편하게 처리할 수 있게 되었어요.
하이웍스 도입하고 좋아진 점을 말하자니 끝이 없는데요. 각종 문서의 공통 양식을 배포하여 업무를 통일되게 진행할 수 있고, 기안 복사 기능을 활용하면 서류를 쉽게 작성할 수 있어 직원들이 서류 작성에 대한 부담이 줄었다고 합니다. 게다가 종이 낭비도 점차 줄여나갈 수 있을 것 같아 뿌듯합니다.
특히, 하이웍스 전자결재 서비스 중 ‘후열기능’은 저에게 아주 인상 깊었습니다. 중간 결재권자가 회의 참석 중이거나 부재중이라서 결재 승인되지 않는 경우에 급하게 처리해야 할 건이면 후열 기능으로 신속하게 결재할 수 있었어요. 하이웍스 도입 전보다 훨씬 빨라진 업무처리 속도에 감탄했습니다.
※ 하이웍스 후열 기능 - 결재자를 건너뛰는 기능 A - B - C 순서일때 1) A가 B를 후열처리하고 C에게 결재를 해달라고 요청할 수 있음 2) C가 먼저 결재를 하면 B는 자동으로 후열처리됨
직원들이 서비스 사용하는 것을 어려워하시지는 않았나요?
｜ 3050이 사용하기에도 어렵지 않아요!
저희 직원의 주요 연령대가 3050이다 보니, 그룹웨어 환경에 적응하는 것이 어려운 것은 아닐까 걱정했습니다. 하지만 하이웍스가 직관적인 인터페이스를 구현하고 있어 사용하기 어렵지 않다고 말씀해주셨어요.
직원들이 빠르게 적응할 수 있도록 자주 사용하는 메뉴나 기능에 대해서 교육자료를 만들어 전체 교육을 진행했었어요. 특히 어려워하시는 경우에는 제가 직접 가서 설명해드렸는데 한 번 설명 들으시면 빠르게 적응해서 사용하시더라고요.
일정(캘린더) 기능을 활용하여 일정 관리한 팁을 주신다면?
｜ 업무 일정 조율을 효율적으로 할 수 있어 구성원들이 만족하고 있어요.
일정(캘린더) 기능을 활용하여 회의 일정을 조율하고 있는데요. 우리 회사는 주 3회 루틴한 회의를 진행합니다. 이 외에도 불규칙적으로 발생하는 공정 회의나 내빈 방문 시에도 캘린더에 일정을 미리 등록하여 공유하고 있어요.
반복 일정 기능으로 반복적으로 진행하는 회의 일정은 한 번 등록하면 더 이상 신경 쓰지 않아도 되어서 좋습니다. 혹시 회의가 취소되거나 장소, 일정이 변경되면 캘린더에 즉시 수정하고, 수정된 내용은 메일, 문자, 메신저 3가지 방법으로 참석자에게 알릴 수 있어 편리했어요. 3가지 방법으로 안내하여 변경된 일정을 전달받지 못하는 경우는 발생하지 않아 혼란을 미연에 방지할 수 있었습니다.
하이웍스가 더 궁금하시다면?