개인용 메신저, 정말 편리할까?
다들 한 번쯤 개인용 메신저로 일해본 적 있으실 겁니다. 오픈서베이에서 발표한 ‘업무 툴 트렌드 리포트 2021’에 따르면 업무에 메신저를 사용해본 사람의 80%는 개인용 메신저를 사용해 보았다고 답했는데요.
그런데 그중 절반은 ‘공과 사가 분리되지 않는 점’ 등을 이유로 스트레스를 받는다고 답했습니다.¹⁾
실제로 개인용 메신저로 일하면 대화 목록에 사적인 대화와 업무 대화가 뒤섞이는데요. 업무 대화방에 실수로 사적인 메시지를 잘못 보내 등골이 오싹했다는 이야기는 지금도 계속 들려옵니다.
한편 메신저 중에는 ‘기업 메신저’도 있습니다. 대기업을 비롯해 수많은 기업에서 개인용 메신저 대신에 기업 메신저를 사용하고 있는데요. 개인용 메신저로 일할 때는 주의해야 할 점이 많기 때문입니다. 어떤 점이 있을까요?
¹⁾ Base : 개인용 메신저의 업무용 사용을 스트레스 받는 자, N=388 단위 : %, 주관식 응답
개인용 메신저를 쓰지 않는 3가지 이유
1. 기업 데이터의 유출 가능성
일할 때 개인용 메신저로 자료를 주고받으면 내부 데이터가 개인 메신저 계정에 저장됩니다. 즉, 기업의 내부 자료가 개인에게 흩어지는 겁니다.
만약 직원이 실수로 사외 인원을 업무 대화방에 초대하거나 핸드폰을 분실해 다른 사람이 메신저를 본다면 어떻게 될까요?
개인용 메신저에 있던 내부 자료가 유출될 수 있습니다. 직원이 의도하지 않았더라도 말이죠.
기업 메신저는 데이터 유출을 차단하는 다양한 보안 기능을 제공합니다.
하이웍스 기업 메신저의 경우에 ‘로그인 2단계 인증’ 기능을 제공하고 있습니다. 외부인이 핸드폰을 습득했을 때도 메신저 내부에 접근할 수 없도록 막아 줍니다.
또한 메신저에 접속할 수 있는 IP를 관리자가 확인하고 통제할 수 있어서 보안을 한층 더 강화할 수 있습니다.
한편 관리자가 사용자 계정을 삭제하면 해당 사용자는 메신저에 접속할 수 없게 되는데요. 이를 통해 퇴사자와 같은 사외 동료가 내부 자료에 접근하는 것을 통제할 수 있습니다.
2. 파편화된 업무로 낮아지는 효율
일할 때는 메신저, 이메일, 게시판, 화상회의 등 여러 도구를 오고 가며 일합니다. 그런데 개인용 메신저는 다른 업무 도구들과 연동되지 않습니다.
메신저는 메신저대로, 이메일은 이메일대로, 화상회의는 화상회의대로 사용하다 보니 업무가 매끄럽게 연결되지 않는 문제가 생기는데요. 이는 업무에 집중하는 것을 방해해 업무 효율을 낮추는 원인이 됩니다.
기업 메신저는 그룹웨어와 연동되어 업무의 효율성을 높입니다.
하이웍스 기업 메신저를 사용하면 게시판, 사내 메일 등 업무에 필요한 다양한 그룹웨어 도구를 함께 이용할 수 있는데요. 메신저에서 논의한 내용을 이메일이나 게시판을 통해 다른 부서 사람들과 공유하고 협업할 수 있어 편리합니다.
요즘처럼 재택근무 상황에서는 근태관리나 전자결재가 중요해지고 있는데요. 하이웍스 기업 메신저는 근태관리와 전자결재와도 연동되어 있습니다.
메신저를 통해 출퇴근 체크를 하거나 메신저 알림으로 전자결재 알림도 받아볼 수 있어서 더 효율적으로 일할 수 있습니다.
3. 업무 커뮤니케이션 도구로서의 미흡함
개인용 메신저는 사적으로 대화하기 위한 도구입니다. 따라서 업무적으로 협업할 때 필요한 기능이 갖추어져 있지 않습니다.
예를 들어 개인용 메신저는 상대방이 현재 자리에 있는지, 연락이 가능한 상태인지 알 수 없습니다. 재택근무처럼 비대면 상황에서 일할 때 개인용 메신저가 불편한 이유입니다.
또한 개인용 메신저는 연락처를 기반으로 대화 목록이 생성되는데요. 업무적으로 다른 부서 사람에게 메시지를 보내야 하는 경우에는 번호를 미리 알아내야 해서 번거롭습니다.
기업 메신저에는 업무 협업에 필요한 기능을 갖추고 있습니다.
하이웍스 기업 메신저는 조직도를 기반으로 메신저가 세팅됩니다. 다른 부서 팀원의 전화번호와 부서명을 휴대폰에 일일이 저장하지 않아도 조직도를 통해 상대를 한 번에 찾을 수 있습니다.
또한 ‘업무 상태 표시’ 기능으로 상대방이 지금 자리에 있는지 또는 부재중인지를 한눈에 파악해 소통의 효율성을 높입니다.
업무 효율을 극대화하는 기업 메신저, 무료로 시작하는 방법
최근 많은 회사에서 개인용 메신저 대신 ‘기업 메신저’를 사용하고 있습니다. 쓰기 쉽고 편하다는 개인용 메신저의 장점은 살리면서 업무에 필요한 기능을 모두 갖추었기 때문입니다.
하지만 아직 기업 메신저가 낯설게 느껴지는 회사도 많습니다. 기업 메신저가 낯선 조직에서는 기업 메신저를 시범적으로 도입해 운영해보는 것이 필요합니다.
하이웍스 기업 메신저는 무료로 시작할 수 있어서 기업 메신저가 낯선 조직도 부담 없이 도입할 수 있습니다.
개인용 메신저가 쓰기에 익숙한 것은 사실입니다. 하지만 쓰기에 익숙한 것과 ‘일하기 좋은 것’은 다릅니다. 업무에 꼭 필요한 기능을 갖춘 기업 메신저를 도입해 업무 효율을 극대화해보면 어떨까요?
