대부분 기업이 기업메일을 사용하지만 잘 사용하는 기업은 많지 않습니다. 기업메일을 회사의 전용 메일 정도로만 생각하는 분들이 많을 텐데요. 기업메일은 업무용으로 설계되었기 때문에 일반 포털메일보다 업무와 협업에 최적화된 다양한 기능들을 제공합니다. 이 기능을 잘 활용하면 업무 효율을 높일 수 있을 뿐만 아니라 팀원들과의 협업이나 외부 관계자들과의 커뮤니케이션이 훨씬 쉬워집니다.
하이웍스는 기업메일 안에 공용메일, 그룹메일, 멀티메일, 보안메일 등 업무를 위한 메일 기능을 갖추고 있습니다. 더 스마트한 업무를 위해, 기업메일을 잘 활용하는 방법을 소개해 드립니다.
팀 협업과 작업 히스토리 관리를 위한 공용메일
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공용메일은 영업팀을 위한 sales@ 계정, 회계팀을 위한 account@ 계정, 고객지원팀을 위한 cs@계정과 같이 협업하는 팀/부서에서 함께 사용하는 메일 계정입니다.
공용메일을 사용하면 팀원들이 각자 본인의 메일 계정에 로그인한 후 공용메일 계정에 접근하여 팀으로 들어온 메일 업무를 처리할 수 있습니다. 공용메일은 누가 메일을 읽었는지 조회 확인이 가능하며, 해당 메일을 처리할 작업 담당자를 지정할 수 있어 업무 분담이나 히스토리 관리에 최적화되어 있습니다.
또한 작업 로그가 남고 댓글을 달 수도 있어, 고객사로부터 요청을 수신했을 때 팀장이 작업자를 지정하고, 작업자는 요청을 처리한 후 댓글로 결과를 보고하는 방식으로 메일에 관계된 업무를 진행할 수 있습니다.
사내공지와 업무공유를 위한 그룹메일
그룹메일은 수신자들을 하나의 그룹으로 묶어 동일한 메일을 일괄 발송할 수 있는 메일 기능으로, 사내 구성원 전체나 특정 부서를 대상으로 공지 및 안내 메일을 발송할 때 편리합니다.
그룹메일을 사용하면 회사 전체 구성원을 하나의 그룹으로 묶은 뒤 everyone@회사명.com과 같이 특정한 그룹 메일 주소를 부여할 수 있습니다. 그러면 이후에 전사에 공지 메일을 보낼 때 everyone@회사명.com을 수신자로 메일을 보내면 전사 직원들이 내용을 수신할 수 있게 됩니다.
그룹메일은 marketing@회사명.com과 같이 대외적으로 한 개의 메일 계정을 사용하되 마케팅팀 직원 전체가 내용을 수신하려고 할 때도 유용합니다. 이렇게 그룹메일을 사용하면 수신이나 참조에서 관계자가 누락되는 일 없이 항상 메일을 수신할 수 있다는 장점이 있습니다.
여러 메일 계정을 하나로 관리하는 멀티메일
멀티메일은 업무상 여러 개의 회사메일 계정을 사용하는 직원을 위한 통합 메일 관리 서비스입니다. 중소기업의 경우 한 명의 직원이 2가지 이상의 업무를 담당하는 일이 많은데요. 예를 들어 인사팀 팀장이면서 홍보팀 팀장인 경우, 인사팀 메일 계정과 홍보팀 메일 계정을 함께 관리하게 됩니다.
이때 멀티메일을 이용하면 각 계정별로 표시될 이름을 지정하여, 설정한 모든 메일 주소로 메일을 주고받을 수 있습니다. 여러 메일 계정을 관리하더라도 여러 계정에 로그인할 필요 없이 주로 사용하는 계정에서 모든 메일을 받아볼 수 있으며, 계정 별로 별도의 편지함으로 분류되기 때문에 히스토리 관리도 편리합니다.
기업의 정보자산을 지키는 보안메일
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중요한 정보와 커뮤니케이션이 오가는 기업메일은 사이버 범죄의 주요 타깃입니다. 메일 계정 탈취나 내부 정보 유출은 기업 보안에 있어 심각한 문제인데요. 보안메일은 메일 계정 및 정보보호를 위해 암호메일, 승인메일, 모니터링 기능 등을 제공합니다.
암호메일은 메일 발송 시 권한을 가진 사람들만 메일을 열람할 수 있도록 비밀번호와 열람 횟수, 유효기간을 설정하여 메일 내용에 대한 접근을 통제하는 기능입니다. 암호메일을 사용하면 메일 계정이 탈취되어도 중요한 정보에 접근하는 것을 막을 수 있습니다.
승인메일은 외부로 메일을 발송할 때 관리자의 승인을 거치도록 하는 기능입니다. 허가된 메일만 발송될 수 있기 때문에 기밀 유출을 사전에 차단합니다.
또한 보안메일은 웹메일은 물론 아웃룩으로 송수신하는 사내 모든 메일을 모니터링하고, 사용자 접속 내역 관리를 통해 어떤 계정이 언제 어디서 접속했는지 확인할 수 있습니다.
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가비아 하이웍스는 13만 고객사가 사용하는 국내 1위 메일/그룹웨어 브랜드입니다.
메일은 기업의 중요한 정보자산을 맡기는 일인 만큼, 가장 신뢰할 수 있는 기업과 함께 해야 합니다. 가비아는 국가의 모든 보안 검증(ISMS, CSAP)을 통과했으며, 자체 데이터센터와 통합보안관제센터를 보유하고 있어 시스템 안정성과 품질을 신뢰할 수 있습니다.
또한 체계적인 프로세스와 전문성을 갖춘 운영팀과 최고의 기술력을 가진 엔지니어들이 메일 도입/이전부터 세팅, 사용, 관리자 교육까지 모든 과정을 책임집니다.
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