대부분 기업이 기업메일을 사용하지만 잘 사용하는 기업은 많지 않습니다. 기업메일을 회사의 전용 메일 정도로만 생각하는 분들이 많을 텐데요. 기업메일은 업무용으로 설계되었기 때문에 일반 포털메일보다 업무와 협업에 최적화된 다양한 기능들을 제공합니다. 이 기능을 잘 활용하면 업무 효율을 높일 수 있을 뿐만 아니라 팀원들과의 협업이나 외부 관계자들과의 커뮤니케이션이 훨씬 쉬워집니다.
하이웍스는 기업메일 안에 공용메일, 그룹메일, 멀티메일, 보안메일 등 업무를 위한 메일 기능을 갖추고 있습니다. 더 스마트한 업무를 위해, 기업메일을 잘 활용하는 방법을 소개해 드립니다.
팀 협업과 작업 히스토리 관리를 위한 공용메일
공용메일은 영업팀을 위한 sales@ 계정, 회계팀을 위한 account@ 계정, 고객지원팀을 위한 cs@계정과 같이 협업하는 팀/부서에서 함께 사용하는 메일 계정입니다.
공용메일을 사용하면 팀원들이 각자 본인의 메일 계정에 로그인한 후 공용메일 계정에 접근하여 팀으로 들어온 메일 업무를 처리할 수 있습니다. 공용메일은 누가 메일을 읽었는지 조회 확인이 가능하며, 해당 메일을 처리할 작업 담당자를 지정할 수 있어 업무 분담이나 히스토리 관리에 최적화되어 있습니다.
또한 작업 로그가 남고 댓글을 달 수도 있어, 고객사로부터 요청을 수신했을 때 팀장이 작업자를 지정하고, 작업자는 요청을 처리한 후 댓글로 결과를 보고하는 방식으로 메일에 관계된 업무를 진행할 수 있습니다.
사내공지와 업무공유를 위한 그룹메일
그룹메일은 수신자들을 하나의 그룹으로 묶어 동일한 메일을 일괄 발송할 수 있는 메일 기능으로, 사내 구성원 전체나 특정 부서를 대상으로 공지 및 안내 메일을 발송할 때 편리합니다.
그룹메일을 사용하면 회사 전체 구성원을 하나의 그룹으로 묶은 뒤 everyone@회사명.com과 같이 특정한 그룹 메일 주소를 부여할 수 있습니다. 그러면 이후에 전사에 공지 메일을 보낼 때 everyone@회사명.com을 수신자로 메일을 보내면 전사 직원들이 내용을 수신할 수 있게 됩니다.
그룹메일은 marketing@회사명.com과 같이 대외적으로 한 개의 메일 계정을 사용하되 마케팅팀 직원 전체가 내용을 수신하려고 할 때도 유용합니다. 이렇게 그룹메일을 사용하면 수신이나 참조에서 관계자가 누락되는 일 없이 항상 메일을 수신할 수 있다는 장점이 있습니다.
여러 메일 계정을 하나로 관리하는 멀티메일
멀티메일은 업무상 여러 개의 회사메일 계정을 사용하는 직원을 위한 통합 메일 관리 서비스입니다. 중소기업의 경우 한 명의 직원이 2가지 이상의 업무를 담당하는 일이 많은데요. 예를 들어 인사팀 팀장이면서 홍보팀 팀장인 경우, 인사팀 메일 계정과 홍보팀 메일 계정을 함께 관리하게 됩니다.
이때 멀티메일을 이용하면 각 계정별로 표시될 이름을 지정하여, 설정한 모든 메일 주소로 메일을 주고받을 수 있습니다. 여러 메일 계정을 관리하더라도 여러 계정에 로그인할 필요 없이 주로 사용하는 계정에서 모든 메일을 받아볼 수 있으며, 계정 별로 별도의 편지함으로 분류되기 때문에 히스토리 관리도 편리합니다.
기업의 정보자산을 지키는 보안메일
중요한 정보와 커뮤니케이션이 오가는 기업메일은 사이버 범죄의 주요 타깃입니다. 메일 계정 탈취나 내부 정보 유출은 기업 보안에 있어 심각한 문제인데요. 보안메일은 메일 계정 및 정보보호를 위해 암호메일, 승인메일, 모니터링 기능 등을 제공합니다.
암호메일은 메일 발송 시 권한을 가진 사람들만 메일을 열람할 수 있도록 비밀번호와 열람 횟수, 유효기간을 설정하여 메일 내용에 대한 접근을 통제하는 기능입니다. 암호메일을 사용하면 메일 계정이 탈취되어도 중요한 정보에 접근하는 것을 막을 수 있습니다.
승인메일은 외부로 메일을 발송할 때 관리자의 승인을 거치도록 하는 기능입니다. 허가된 메일만 발송될 수 있기 때문에 기밀 유출을 사전에 차단합니다.
또한 보안메일은 웹메일은 물론 아웃룩으로 송수신하는 사내 모든 메일을 모니터링하고, 사용자 접속 내역 관리를 통해 어떤 계정이 언제 어디서 접속했는지 확인할 수 있습니다.
가비아 하이웍스는 13만 고객사가 사용하는 국내 1위 메일/그룹웨어 브랜드입니다.
메일은 기업의 중요한 정보자산을 맡기는 일인 만큼, 가장 신뢰할 수 있는 기업과 함께 해야 합니다. 가비아는 국가의 모든 보안 검증(ISMS, CSAP)을 통과했으며, 자체 데이터센터와 통합보안관제센터를 보유하고 있어 시스템 안정성과 품질을 신뢰할 수 있습니다.
또한 체계적인 프로세스와 전문성을 갖춘 운영팀과 최고의 기술력을 가진 엔지니어들이 메일 도입/이전부터 세팅, 사용, 관리자 교육까지 모든 과정을 책임집니다.
프리미엄 고객지원의 도움을 받아, 지금 하이웍스와 업무를 시작하세요.
기업메일 자세히 보기
