회계연도 기준으로 연차휴가를 관리하는 회사에서는
10월까지 2차 연차휴가 사용촉진을 진행하셔야 하는 사실 알고 계셨나요?
연차사용촉진은 인사담당자들이 신경써서 처리하는 업무 중 하나입니다.
미사용 연차 휴가에 대한 금전 보상 의무가 있기 때문이죠.
2차 연차휴가 사용촉진을 아직 안 하셨더라도 걱정하지 마세요~
2차 촉진 시기를 놓치지 않도록 연차사용촉진제도에 대해 자세히 말씀드리도록 할게요!
※핵심 포인트
회계연도 1/1~12/31기준으로 연차휴가를 부여하고 관리하는 회사에서
연차유급휴가 사용촉진 1차 조치를 진행했다면,
2023년 10월 31일까지 연차사용촉진 2차를 진행해야 합니다!
(23년 1월 1일에 연차를 부여받은 직원 대상)
연차 사용 촉진 제도란?
근로기준법에 정한 절차에 따라 사용자가 근로자에게 휴가 사용을 적극적으로 권유하였음에도 불구하고 근로자가 연차나 휴가를 사용하지 않을 경우에 미사용 연차휴가 일수에 대한 금전적 보상 의무를 면제시켜 주는 제도입니다.
근로기준법 제61조 연차유급휴가의 사용 촉진에 따라 직장인들의 휴가 사용을 장려하기 위하여 제정되었는데요.
휴가 사용이 만료되기 전 근로자에게 연차 휴가를 사용하도록 미리 알리는 것입니다.
사용자(회사)는 연차가 소멸하기 6개월 전에 근로자에게 잔여 휴가 일수를 1차 통보하여야 하며, 근로자는 알림을 받는 날로부터 10일 이내에 휴가 사용 시기를 회사에 통보해야 합니다.
연차 소멸 2개월 전에 다시 2차 사용 촉진을 하여 근로자에게 연차 사용 촉구 및 통보해야 합니다.
연차 사용 촉진 제도 시행방법
- 1차 사용 촉진(시기 지정 촉구) : 7/1~7/10 (6개월 전, 10일간)
1년의 연차휴가 소멸 6개월 전인 7월 1일부터 7월 10일 이내에 근로자별로 사용하지 아니한 휴가 일수를 알려주고, 근로자가 그 사용시기를 정하여 사용자에게 통보하도록 ‘서면’으로 촉구하여야 합니다.
- 근로자의 사용 시기 지정, 통보 : 회사의 1차 촉구를 받은 날부터 10일 이내
근로자는 미사용 휴가의 사용 시기를 지정하여 회사에 통보하여야 합니다. 근로자의 통보 방식에 대한 별도 규정은 없으나 ‘서면’으로 받아두는 것을 권해드립니다.
- 2차 사용 촉진(휴가 사용 촉구) : 10/31까지 (2개월 전)
인사담당자가 1차 사용 촉진을 통보했고, 근로자가 미사용 휴가 전부의 사용 시기를 지정하여 사용자(회사)에 통보하였다면, 인사담당자는 2차 사용 촉진을 실시하지 않아도 됩니다.
그러나 인사담당자가 1차 연차 사용 촉진한 이후 근로자로부터 연차 사용 계획을 제출받지 못했다면, 2차 사용 촉진을 시행해야 합니다. 인사담당자는 근로자의 미사용 휴가에 대한 사용 시기를 직접 지정하여 근로자에게 ‘서면’으로 통보하여야 합니다.
하이웍스를 활용한다면 연차사용촉진 문제없어요!
- 근로기준법에서 정하고 있는 사용 촉진 시기를 준수해야 합니다.
사용 촉진 시기를 지키지 않는다면, 효력이 발생하지 않아 미사용 유급휴가에 대한 수당을 지급해야 하는데요.
하이웍스가 촉진 시기를 놓치지 않도록 ‘연차 촉진 알림 설정’ 기능을 통해 도와드립니다! 연차 촉진 기간이 도래하면 자동적으로 설정한 일정에 따라 오피스 관리자에게 알림을 발송하기 때문에 시기를 놓쳐서 문제가 발생할 일이 없습니다.
2. 연차 사용 촉진은 ‘개별 근로자에게’, ‘서면’으로 통보되어야 합니다.
하이웍스의 연차 사용 촉진 시스템은 사내 전자결재 시스템을 활용한 것으로, 전자문서로 모든 업무 기안, 결재, 시행 과정이 이루어져 근로자 개인별로 명확하게 통보할 수 있습니다.
연차 사용 촉진제도에서 말하는 서면이란 일정한 내용을 적은 문서를 의미합니다. 근로자가 수신하여 내용을 알고 있는 경우 이메일로 통보하여도 효력이 발생합니다. 단, 문자 메시지나 사내 공고로 진행한 것은 연차 사용 촉진을 시행한 것으로 보지 않습니다.
● 개별 근로자에게 연차휴가사용촉진을 통보할 수 있습니다.
대상자들을 선택하여 일괄 발송할 수 있습니다. (하이웍스 메일 사용자에게는 하이웍스 메일로, 하이웍스 메일 사용자가 아닌 경우에는 개인 이메일주소로 발송됩니다.)
발송/재발송 버튼을 통해 개별적으로 촉진 메일을 발송할 수 있습니다.
재발송 : 사용자가 기안하지 않았다면 1차발송 이후부터 2차 발송기간 이전까지 재발송할 수 있습니다.
● 사내전자결재시스템을 활용하여 연차 사용 계획을 기안할 수 있습니다.
3. 근로자 개별 연차 미사용 일수를 통보하여야 합니다.
엑셀 수식으로 미사용 일수를 계산하면서 실수한 적 많으 시죠?
하이웍스에서는 근로자 각각의 연차 발생 일수와 연차 미사용 일수를 자동으로 계산하기 때문에 틀릴 일이 없는데요.
개별 근로자별로 연차가 몇 개 발생하였고, 몇 개 사용되었는지를 수동으로 확인하기는 힘들기 때문에, 하이웍스를 활용하여 간편하게 연차 사용 촉진을 진행하시길 추천드립니다.
하이웍스와 함께라면 연차 사용 촉진 제도의 주의 사항을 놓치지 않고 처리할 수 있을 거예요!
연차사용촉진제도 외에도 주52시간 근무제, 유연근무제 등 근무 관리 시스템을 활용해 보고 싶다면, 아래 링크를 클릭해 주세요!
연차사용촉진제도 2차 Q&A
Q. 1차로 7월에 미사용 휴가 일수를 통지했고, 근로자들은 모두 휴가 사용 시기를 지정하여 제출하였습니다. 이럴 경우 2차 연차 사용 촉진을 진행해야 하나요?
A. 답변 먼저 드리면 아닙니다!
1차 연차 사용 촉진에, 근로자의 휴가 사용 시기까지 전부 받으셨다니 고생 많으셨겠습니다~
근로기준법 제61조 제1항 제2호에 따라 1차 사용 촉구를 받은 때부터 10일 이내에 근로자가 미사용 연차 휴가 사용 시기를 지정하여 사용자에게 통보하였다면 2차 연차 촉진은 진행하지 않으셔도 됩니다.
다시 말하자면, 인사담당자가 1차 연차 사용 촉구 이후 10일 이내에 휴가 사용 시기를 회신받지 못하였을 때, 2차 연차휴가 사용 촉진을 통보해야 합니다.
Q. 2차 연차 사용 촉진을 통지하지 않았다면, 연차 수당을 지급해야 하나요?
A. 1차 연차 사용 촉진을 진행하고 근로자의 연차휴가 사용 시기를 회신 받았는지부터 확인 요청하고 싶습니다.
만약 1차 통보 이후, 근로자의 사용 시기 알림을 받지 못했을 경우, 2차 연차 사용 촉진을 통지하지 않았다면 연차 수당을 지급해야 합니다.
혹은 모든 촉진 절차에 맞게 1차 통보 이후, 근로자로부터 연차 휴가 사용 시기를 10일 이내에 통보받았다면 연차 수당은 지급하지 않아도 됩니다.
Q. 10월 28일에 2차 촉진 우편을 발송했고, 11월 1일에 도달하였다면, 효력이 발생한 것일까요?
A. 아닙니다!
근로기준법 제61조에서는 6개월 전까지, 3개월 전까지, 10일 이내와 같은 표현들이 사용됩니다.
이는 ‘민법 제111조 상대방이 있는 의사표시는 상대방에게 도달한 때에 그 효력이 생긴다’는 도달주의에 따릅니다.
따라서 발송한 시점이 아니라 도달한 시점이 위 기간 내여야 합니다.
Q. 1차 통보 이후 근로자가 남은 휴가 중 일부에 대해서만 사용 계획을 제출하였다면, 2차 연차 사용 촉진을 진행해야 하나요?
A. 당연히 진행하셔야 합니다!
남은 휴가 전체에 대해서 사용 계획을 제출한 경우에만 2차 통보를 진행하지 않아도 됩니다.
일부 휴가에 대해서만 사용 계획을 제출하였거나, 사용 계획을 아예 제출하지 않은 직원에 대해서는 2차 촉진을 진행해야 합니다.