메일자동분류기능으로 업무피로도가 줄었어요.
앱이나 워치로 빠르게 알람 푸시를 받아 업무를 즉각적으로 처리할 수 있어요.
업종 : 의료업 / 종업원수 : 2,600명
이용중인 서비스 : 공공하이웍스 메일, 주소록
인하대병원 자재팀에서 전산, 의약품 등 계약 업무를 담당하고 계시는 하이웍스 사용자와 전산운영팀에서 전산 관련 업무를 진행하고 계시는 하이웍스 관리자, 두 분을 만나 인터뷰해보았습니다.
공공하이웍스를 사용하고 공공하이웍스를 관리하는, 각각의 입장에서 들어본 내용을 소개해드릴게요!
Q. 회사소개 부탁드립니다.
인하대병원은 1996년 개원한 인천 최초의 대학병원으로서 인천지역 의료체계의 핵심 역할을 수행하며, 대한민국 의료 발전에 기여해 왔습니다.
보건복지부가 주관하는 ‘2022년 의료질평가’에서 3년 연속 최상위 등급인 ‘1-가’를 획득했고, 인천 및 경기 서북부권 의료기관 중 최고점을 기록했습니다. 의료질평가는 의료기관이 환자에게 제공하는 의료서비스 수준을 측정해 의료기관별로 평가하는 제도입니다. 또한, ‘2022년도 응급의료기관 평가’에서 전국 2위의 성과를 이루었는데, 2016년 권역응급의료센터 지정 이후 2017, 2020년도 평가에서 전국 1위에 선정된 것을 포함해 6년 연속 최상위 등급을 획득하였습니다.
4월부터 인하대병원에 소아 응급 전담 의료진이 24시간 소아 응급환자를 진료할 수 있는 ‘소아전문 응급의료센터’가 문을 열었었습니다. 소아청소년과 위기 상황에서도 인천에서 유일하게 중증·난치 소아 환자들의 외래진료, 응급진료, 입원 치료까지 모두 공백 없이 가능합니다.
이처럼 인하대병원은 의학 발전과 국민 건강 향상에 기여하고 환자 편의를 최우선으로 하는 병원이며, 앞으로도 지속하여 발전하겠습니다.
Q. 공공하이웍스를 어떻게 도입하게 되었나요?
｜교육부의 CSAP 인증 클라우드 SaaS 사용 지침에 따라 알아보게 되었어요.
[하이웍스 관리자]교육부에서 클라우드 SaaS를 사용할 때, CSAP 인증받은 곳에 한해서 쓰라고 공고가 내려왔어요. 저희도 결국은 교육부 산하에 있는 학교 법인이다 보니 해당 공고에 영향을 받았죠. 교육부 가이드라인이다보니, 감사 나와서 지적했을 때는 문제가 되는 상황이에요. 그래서 이번 기회에 CSAP 인증받은 업체로 변경하려고 알아보게 되었어요. 다른 학교들도 CSAP 업체로 많이 옮겨가는 추세라고 하더라고요.
Q. 전산 담당자로서 공공하이웍스 도입에 대해 만족하시나요?
｜기존 사용하는 그룹사 그룹웨어와의 연동을 신경써주셔서 만족했어요.
[하이웍스 관리자]사실 시스템을 변경하는 것에는 당연히 우려가 따릅니다. 당연히 저도 시스템 담당자다 보니 아무래도 클라우드로 변경하면서 염려가 있었죠. 하지만 공공하이웍스가 CSAP 인증받은 클라우드라서 보안상으로 뛰어난 면이 좀 더 매력적이라고 생각했어요. 현재 병원에서는 그룹사에서 개발한 그룹웨어를 사용중인데 하이웍스에서 제공해주신 API와 빠른 지원을 통해서 큰 무리없이 연동할 수 있었습니다.
Q. 공공하이웍스를 사용하면서 느낀 편리한 기능에 대해 말씀해주세요!
｜메일과 주소록의 태그 기능으로 업무의 질을 높였어요.
[하이웍스 사용자]메일 별로 태그를 달아서 자동 분류를 하는 메일 태그 기능이 정말 편리해요. 저희는 내부 결재가 완료되거나 결재 문서를 열람하면 메일로 알람 푸시가 자동으로 발송되는데요. 사실 결재 관련 메일들이 계속 오면 피로도도 쌓이고 받은 메일함 정리도 잘 안 돼요. 이런 것들을 태그를 걸어서 따로 폴더로 빼버리면 받은 메일함에는 주요 업무 메일들만 쌓이게 돼서 정말 편리하게 사용할 수 있는 것 같아요.
그리고 주소록에도 태그 기능이 있는데요. 주소록을 그룹핑할 수 있는 기능인데, 예를 들어서 어떤 메일을 주기적으로 여러 업체에 동시에 보내야 하는 상황들이 항상 있는데 메일 주소를 일일이 다 치지 않고 그냥 그 그룹 눌러서 보내기 하면 한 번에 쫙 입력되니까 그런 면에서 업무 편의성이 좋았어요. 특히 저는 여러 업체들에 메일을 보내는 경우가 많은데, 그럴 때 너무 편리하더라고요.
｜메일 용량이 무제한으로 제공되고 대용량 메일을 발송할 수 있어 좋습니다.
[하이웍스 관리자]일단은 메일 용량이 이제 무제한으로 제공이 돼서 그게 제 입장에서는 가장 좋은 것 같아요. 기존 메일 용량은 처음에 2GB였어요. 사실 의료기기 업체에서 샘플 메일을 받는다든지 전산 관련된 안내 자료를 받으면 용량이 몇백 메가는 되니까 2GB 용량은 사실 굉장히 적거든요. 그래서 그 이후에 5GB로 확장하긴 했는데 그것도 넉넉한 용량은 아니었어요. 전산 담당하는 사람인 저조차도 메일을 백업해서 옮겨 놓고 했었어요. 사용자분들이 용량에 대한 니즈가 있는데 그걸 해결을 못 해주고 있다가 공공하이웍스를 이용하면서 해결이 된 부분이 가장 좋았어요.
대용량 메일 발송하는 것도 마찬가지고요. 기존 메일로는 대용량 첨부가 안 되어서 개인 메일 사용하시는 분들도 계셨어요. 규칙상 개인 메일을 사용하시면 안되지만 용량 문제로 암암리에 개인 메일을 사용하시는 분이 계셨는데, 공공하이웍스가 도입되어 많은 분들이 개인 메일을 사용하지 않아도 되어 뿌듯합니다.
Q. 그 외에 공공하이웍스를 사용하며 느꼈던 좋은 점이 무엇인가요?
｜메일 수신과 발신이 정말 빨라요.
[하이웍스 관리자]메일이 진짜 순식간에 가요. 메일이 정말 빠르다는 것을 느낀 에피소드가 있는데요.
그룹사에서 내부 직원들을 위해 와인 구매 사이트를 오픈해줬는데 임직원 인증을 해야 했어요. 와인 사이트에서 메일 주소를 입력하면 바로 공공하이웍스로 메일을 보내주고, 임직원 인증을 하는데요. 메일 주소를 입력하면 바로 알람 푸시가 와요. 진짜 바로 울려요. 그때 느꼈죠. 메일이 발송이 정말 빠르다는 것을요.
｜전용 어플로 푸시를 받거나 워치로 알람을 받아 업무가 빨라졌어요.
[하이웍스 사용자]전용 앱이 있다는 것도 너무 좋아요. 지금은 이제 핸드폰으로 앱을 깔아서 푸시를 받고 또 워치로도 받기 때문에 바로바로 즉각적인 업무 진행이 편리한데요. 저는 계약 업무나 이런 걸 하기 때문에 업무 특성상 내부 결재가 완료되면 바로 푸시가 와야 후속 업무를 처리할 수 있거든요. 그리고 업체 메일을 받으면 바로 피드백을 해야하는 건도 있는데 기존에는 제가 일하다가 까먹으면 메일을 들어가 보지 않는 이상은 메일이 왔는지 오지 않았는지 모르거든요. 그래서 공공하이웍스를 사용하고 나서 업무가 신속해진 느낌이 확 들어요.
Q. 메일 이전은 어떻게 진행하셨나요?
｜메일이전클라이언트를 활용하여 사용자가 직접 이전해서 안전했어요.
[하이웍스 관리자]메일 이전 프로그램을 제공해 주셔가지고 마이그레이션이 크게 어렵지 않게 지나갔어요. 프로그램 다루기 쉽게 만들어주셔서 사용자분들이 각자 직접 이전하는데 별 무리가 없었어요. 아이디나 비밀번호를 제출하여 메일 이전 요청할 필요 없이 각자 이전을 진행하면 되니 보안 면에서도 안전했고요.
쉬운 프로그램이지만 사용자분들이 불편함이 없도록 전산 담당자로서 교육과 공지를 계속했는데요. 마이그레이션 관련 집체 교육을 두 번 정도 했고요. 그다음에 사내 공지 계속하고 도움말도 올려놓고요. 가비아에서 제공해 주신 매뉴얼이 있었는데, 저희 회사 특성에 맞게 디테일한 것까지 제가 추가해서 교육자료를 만들었어요. 주 업무가 결국은 의료기 때문에 컴퓨터하고 친하지 않으신 분들이 많아요. 그래서 저희가 당연히 알 거라고 생각하는 부분들이지 버튼 하나하나에다 설명을 좀 달아드리려고 노력했어요. 물론 전화 문의 응대도 했고요. 사용자들이 가비아 콜센터로 직접 전화해서 문의해도 친절하게 설명해주셔서 좋았어요.
Q. 어떤 고민을 가진 조직에게 공공하이웍스를 추천하고 싶으신가요?
｜필요한 공공 분야에서 저렴한 가격으로 좋은 제품을 사용하고 싶은 조직이요.
[하이웍스 관리자]제가 생각하는 공공하이웍스의 장점은 CSAP 인증받아 공공 분야에서 사용하는 조건에 부합하고, 보다 저렴한 가격으로 보다 좋은 제품을 쓰려고 할 때 딱 맞는 서비스라고 생각해요. 메일이나 메신저까지 다 제공해주니 올인원 솔루션을 원하는 업체 가장 적합할 것 같아요. 그래서 이런 고민을 한 번에 해결할 수 있는 조직에 추천하고 싶어요.
