대이직의 시대라고 말해도 과언이 아닌 요즘!
떠난 사람의 자리와 업무는 어떻게 채워나가고 계신가요? 오늘 콘텐츠를 쭉 따라간다면 하이웍스 메일 아카이빙 기능으로 업무 히스토리 공백을 최소화할 수 있습니다!
A: 안녕하세요 이직왕입니다.👑
B: 이직왕 동료였습니다. 이직왕의 메일 히스토리 이제 제 손안에 있습니다. 저도 알고 싶지는 않았습니다..🙂
대이직의 시대, 우리 회사는 어떤 대비가 필요할까?
취업 포털 잡코리아에서 2040세대의 남녀 직장인 1,077명을 대상으로 진행한 설문조사에 따르면 현재 이직을 준비하고 있다고 답한 이는 전체 응답자의 75.3%에 달했습니다. 2040세대는 실무진의 주를 이룬다고 볼 수 있는데요, 실무진의 공백은 업무 공백으로 이어집니다.
더 나아가 설문조사 전체 답변자 중 64%가 1년 이내에 구체적인 이직 계획이 있다고 답했죠. 실제로 HR 테크 기업 인크루트에서 발표한 구직자들의 포트폴리오 준비 현황 조사에 따르면 구직자들의 약 80%가 이직 또는 재취업을 위한 포트폴리오를 갖춘 것으로 밝혀졌습니다 (‘이미 완성됨’ 38.0%, ‘현재 업데이트 중 ‘ 39.2%). 말로만 이직을 외치는 것이 아닌 진짜 이직을 위해 구체적인 준비를 하고 있는 것이죠.
이직은 자연스러운 일이지만 회사 운영자 입장에서는 업무 공백이 생기고 생산성 저하로 이어질 수 있어 구성원 이직에 대한 조치가 필요한데요, 대이직의 흐름 속 업무 공백을 막기 위해서는 무엇이 필요할까요?
온보딩에 빠질 수 없는 공유 자료 = 메일
이직이 활발해 떠나는 사람이 많다면 신규 입사하는 사람도 생기겠죠! 떠난 직원과 새로운 직원 사이의 업무 공백을 막기 위한 다양한 방법 중 하나는 역시 메일입니다. 어떤 방식으로 커뮤니케이션이 진행되었는지와 업무 히스토리 모두 나와 있기 때문이죠.
메일은 단순한 의사소통 매체 이상의 역할을 해 온보딩 시 중요한 자료로써 사용됩니다. 유선 통화 혹은 메신저로 빠르게 커뮤니케이션을 완료한 후, 메일은 커뮤니케이션 주체자 간에 진행된 소통 내용을 공식화하는 용도로 사용됩니다. 예를 들어 급한 건을 전화로 해결했다면 해당 내용을 메일로 정리하여 재공유하는 것이죠. 협업 시에는 서로 진행 상황을 공식적으로 공유하고 내용을 최신화하는 것이 원활한 업무 진행에 필수적이기 때문이죠.
기업메일 아카이빙으로 정보 누락 방지하기
하이웍스 기업메일 (+아카이빙) 상품은 메일 아카이빙 기능을 제공해 중요 메일 분실, 삭제로부터 메일을 안전하게 보관해줍니다. 퇴사자가 자신의 사내 메일 내역을 모두 삭제한 후 퇴사한다고 해도 관리자 계정에서 메일을 복구할 수 있어, 후임자에게 필요한 업무 정보가 유실될 위험이 적어지겠죠!
▶실시간 복원 및 다운로드
하이웍스 메일 아카이빙 기능을 사용하시면 기업의 메일 데이터가 별도 저장 공간에 최대 5년까지 안전하게 보관됩니다. 실수로 삭제한 메일이 있다면 하이웍스 오피스 관리자 권한을 가진 계정을 통해 바로 복구가 가능한데요, 삭제 메일을 복구하기 위해 서비스 제공 업체에 일일이 전화하고 요청하던 번거로운 과정을 생략할 수 있겠죠.
또한 퇴사자의 계정으로 수신, 발신 되었던 메일 내용을 다운받을 수도 있습니다. 요즘과 같이 이직이 많아진 환경 속, 효율적인 인수인계 방안에 대해 고민하셨다면 하이웍스 메일 아카이빙 기능이 하나의 답이 될 수 있겠습니다!
▶강력한 검색 기능
하이웍스 기업 메일 아카이빙 기능은 상세한 검색이 가능한데요, 다양한 설정을 통해 정확하고 필요한 정보만 추려서 확인할 수 있습니다. 특히 하이웍스는 메일 본문의 내용은 물로 첨부파일까지 검색할 수 있어 필요한 내용을 빠르게 찾아볼 수 있습니다.
검색 설정 옵션: 구성원, 보낸 사람, 받는 사람, 검색 내용(제목, 내용, 첨부파일), 기간
▶아카이빙 활동을 아카이빙하는 감사 기능
검색 페이지에서 수행된 모든 작업 내역은 감사 로그로 저장되어 [메일 아카이빙>감사]페이지에서 조회할 수 있습니다. 과거의 데이터를 열람하고 다운받은 활동에 대한 기록까지 저장되어 내부의 정보를 더욱 철저하고 안전하게 관리할 수 있겠죠. 회사의 정보를 누가, 언제 열람했는지 알 수 있으니까요!
하이웍스 기업 메일은 비즈니스 전문성을 높이는 다양한 기능을 제공합니다.
50인 이상의 기업이라면 더욱 안전하게 기업 메일 히스토리를 관리해보세요.
또 효율적인 인수인계 시스템을 구축 중이시라면
하이웍스 메일(+아카이빙) 상품을 활용하시는 것을 추천드립니다!
하이웍스 메일 콘텐츠
– 안에서 새는 기업메일 정보, 사전차단 방법