날이 점차 선선해지면 한 해를 마무리할 준비를 하게 되는데요, 미뤄왔던 업무들도 끝내야 하는 시기가 다가오고 있습니다. 바로 1년간 출력했던 각종 문서를 철해서 보관하는 문서철 작업을요.😢
‘문서철’을 검색만해도 여전히 수많은 직장인이 종이 서류 정리에 고통받고 있다는 걸 알 수 있습니다. “디지털 전환이다, 페이퍼리스 시대다” 해도 지금 당장 손에 있는 종이 서류를 철하기 위해서 종이에 펀칭하는 꿀팁을 검색하는것이 현실이니까요.
문서철 작업을 완료했을 때 뿌듯한 감정도 잠시, 동료 직원이 문서 히스토리를 찾고자 문서철을 헤집어 놓는 순간 마음이 싸늘해지죠.
“오호..100시간을 들여서 정리한 문서를 헤집어 놓으셨겠다..?”
디지털 시대에도 계속되는 문서철 작업, 이제는 정말 끝낼 수 있을까?
한국인터넷진흥원에서 자체 조사를 진행한 결과 국내 전자문서 활용률이 2021년에 무려 71.9%까지 성장했다고 밝혔습니다. 활용률이 71.9%라니! 이제 국내 대부분의 기업이 종이 문서 없이 업무를 할 것만 같은 수치인데요, 하지만 실상은 다릅니다. 전자문서를 인쇄해서 보관하는 이중보관 관행이 이어지고 있기 때문이죠. 조사를 발표한 한국인터넷진흥원조차 전자문서를 사용하면서도 30만 장의 서류가 창고에 보관돼 있다고 말했죠.
하지만 기업에서도 이중보관을 할 수밖에 없던 이유가 있었습니다. 전자문서의 법적 효력이 한정적이었기 때문이죠. 한국인터넷진흥원이 2016년 조사한 바에 따르면 민간기업의 17.4%만이 종이 문서를 전자화문서로 변환 후 폐기했습니다. 또한 과기정통부가 밝힌 이중보관 관행 실태에서는 은행별 연간 1억 장 이상 종이 문서가 발생하고 있었습니다. 이는 660평 규모의 문서고에 박스 73,000개가 있는 것과 같은데요, 엄청난 규모의 문서고가 매년 추가되는 거죠.
상황을 개선하고자 2021년에는 전자문서법이 개정됐는데요, 이제는 ‘일반적으로 전자문서는 서면으로서의 효력이 있다’는 규정이 채택되면서 전자문서의 법적효력이 종이 문서와 같아졌습니다. 더 이상 전자문서를 인쇄해서 이중보관할 필요가 없어졌죠.
“전자문서를 기반으로 업무하기 전에 인쇄했던 종이 서류들은 어떡하죠?”
앞으로야 전자문서를 적극적으로 활용한다고 해도 이미 보관 중인 종이 서류를 어떻게 처리할지 고민되실 텐데요, 전자문서법 개정과 함께 방법이 생겼습니다. 아래와 같은 방법으로 디지털화한 경우 종이 문서를 더이상 보관하지 않아도 됩니다.
1. 종이 문서를 스캔해 전자문서로 변환한다.
2. 과학기술정보통신부 장관이 지정한 ‘공인전자문서센터’에 보관한다.
공인전자문서센터란?
전자문서 관련 업무를 수행하는 제3의 신뢰 기관입니다. 전자문서 및 전자거래 기본법에 의해 지정된 곳으로 전자문서를 안전하게 보관 및 관리합니다. 등록된 모든 문서는 법률적으로 종이 문서와 동일한 효력을 지닙니다.
전자서류의 법적 효력이 확실해졌다면 더 이상 전자결재 도입을 미룰 이유가 없겠죠! 이제 서류철 작업에서 자유로워져 보세요. 전자결재 도입은 기업 운영의 측면에서도 직원들의 업무 효율을 낮췄던 서류철 작업이 사라지고 조직 전반적인 업무 효율성이 높아질 기회입니다!
현재 하이웍스에서는 전자결재 서비스를 도입 첫해 40% 할인 프로모션을 진행 중이니 가벼운 마음으로 전자결재를 도입하세요.
결재는 빠르게, 문서 보관은 쉽게
하이웍스 전자결재 서비스는 하이웍스 앱에서도 사용할 수 있는데요, PC를 사용할 수 없는 상황에서도 문서를 기안하고 결재해보세요. 앱에서 기안한 결재문서는 PC에서도 확인 가능하며 필요하다면 관리자 계정에서 문서를 저장 및 보관할 수 있습니다.
▶ 하이웍스앱에서 결재 올리기
외부에서 업무를 진행하다 보면 빠르게 결재 기안을 올려야 하는 때가 있습니다. 혹은 휴가 중에 기존 일정보다 조금 더 쉬기로 결정했다던지요.😉
PC를 사용할 수 없어도 하이웍스는 앱을 통해 전자결재를 기안할 수 있습니다. 이 밖에 자신과 관련 있는 문서를 전부 확인할 수 있는데요, 앱으로 결재를 올리려다가 “이거 결재선이 뭐였지..?” 하셨다면 문서함에서 과거 진행했던 전자결재 문서를 참조해보세요.
▶ 알림 기능으로 전자결재 진행 현황 파악하기
하이웍스 전자결재는 알림 기능을 제공하는데요, 결재자에게 PC 혹은 모바일앱으로 알림이 간다면 더 빠르게 결재과정을 진행할 수 있겠죠.
저희 부장님은 알림을 다 꺼두셨어요.🤯
걱정마세요, 하이웍스 전자결재는 문자도 결재 알림을 전달할 수 있습니다! 관리자 설정 탭에서 SMS 알림 설정을 진행해보세요.
▶ 전자결재 문서 손쉽게 관리하기
하이웍스에서 진행한 모든 전자결재 문서는 관리자 계정에서 확인할 수 있습니다. 전체 문서 목록 탭에서 모든 계정의 문서를 결재 진행 상태 별로 볼 수 있는데요, 문서가 모두 저장되고 있으니 유실될 위험은 없겠죠.
이 밖에도 관리자 계정에서는 삭제된 전자결재 문서를 확인 및 복원할 수 있습니다. 전자문서 백업 기능까지 있으니 굳이 전자문서를 인쇄해 문서철 작업을 할 필요가 없겠죠!
삭제 문서 복원 기능과 문서 백업 더 알아보기 (Click)
하이웍스 전자결재는 업무 중 결재 과정을 빠르고 쉽게 진행되도록 다양한 기능을 제공하고 있습니다.
전자문서의 법적 효력이 더욱 커진 지금, 전자결재 시스템을 도입해 스마트 업무 환경을 갖춰보세요.
서류철 작업에 낭비되던 인적, 물적 자원을 ‘진짜’ 업무에 투입할 수 있습니다.
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