그룹웨어 용량 부족으로 나타날 수 있는 문제들

그룹웨어를 사용할 때, 용량이 부족하다면 여러 가지 문제가 발생할 수 있습니다!
특히 메일은 직장인들의 필수 업무 도구이다 보니, 메일함 용량이 부족하면 업무에 지장이 생긴다고 말씀하시는 분들이 많이 있는데요.
메일함 용량이 부족하여 업무에 차질이 생길 수 있는 사례를 함께 보시죠!

메일함 용량 부족으로 메일 수신을 못했을 때

👩‍🦰 선임님, 1주일 전부터 ☆☆오피스텔 도면 보내드리려고 메일 발송 시도하고 있는데 계속 실패해요. 혹시 메일 계정에 문제 있을까요?

🧑‍🦱 어? 한번 확인해볼게요. 메일함 용량이 꽉 차서 안 들어왔나 봐요. 중요한 메일을 계속 못 받고 있었네요.

👩‍🦰 해당 도면 1차 마감일이 이틀도 안 남았는데, 지금까지 파일을 못 받으셨다니 큰일이네요. 기한 내에 마무리 할 수 있을지 걱정입니다.

🧑‍🦱 메일함 정리했는데, 도면 다시 한번 보내주세요ㅠㅠㅠ

메일함 용량 부족으로 IT 관리자에게 메일 용량 증설을 요청할 때,

👩‍🦰 안녕하세요! 마케팅팀 ○○입니다.

🧑‍🦱 네. 무슨 일이시죠?

👩‍🦰 메일함 용량 늘려주실 수 있으실까요? 저희는 작업 된 디자인 시안을 메일로 전달받는데, 메일함 용량이 적어서 일주일에 한 번씩 메일함을 지워야 합니다. 업무하는데 고충이 있네요.

🧑‍🦱 죄송하지만, 메일함 용량 증설은 어려울 것 같습니다. 용량 확대를 하려면 추가 비용이 필요한데, 예산이 없는 상황이라서요.

메일함이 부족하면 사용자와 관리자가 모두 불편함을 겪게 되는데요.
사용자는 업무 메일 수신이 안 되어 업무 실수가 발생하거나
메일을 삭제하고 정리하는 불필요한 업무를 반복적으로 작업해야 합니다.
관리자는 사용자의 용량을 배분하거나, 용량을 추가해주는 단순 업무를 자주 해야 하죠.

기업에서 주로 사용하는 프로그램이나 업무 특성에 따라 필요한 저장 용량의 크기는 다를 텐데요.
용량이 큰 파일들을 주로 다루는 기업들은 어떤 곳이 있는지 알아보겠습니다!

건설업이나 제조업 등 설계 관련 기업

설계 업무가 많은 기업에서는 주로 캐드(CAD) 프로그램을 활용하여 도면 작업을 하고, 캐드 파일은 용량이 큰 경우가 많습니다. 도면 파일의 크기는 적어도 10MB~20MB를 차지하기 때문에 저장 또는 이용할 때 넉넉한 용량이 필요합니다.

캐드 파일이 워낙 크고 무거워서, 용량을 줄일 수 있는 여러 방법이 있는데요. PURGE, AUDIT, SCALELISTEDIT의 명령어를 사용하여 용량을 줄여도, 기본적으로 캐드 용량은 크기 마련입니다. 이렇게 도면을 작업하는 기업에 용량 확보는 필수이죠!

출판업, 영상업, 방송통신업, 정보서비스업 등 영상 관련 기업

사실 영상을 제작하는 기업들은 위의 기업에만 국한된 것이 아닐 거에요. 요즘은 업태 상관없이 홍보용 소개 영상도 많이 제작하고, 사용 매뉴얼이나 인터뷰 등과 같은 영상들도 제작하는 추세입니다.

그래픽으로 제작한 영상의 경우 한 개 파일당 100MB~5GB 정도이고, 촬영한 영상의 경우 5GB~100GB 정도의 용량을 차지합니다. 영상의 경우 화질이 중요한 요소이고, 고화질 영상일 때, 용량은 더 커지는데요.

최근 기업에 필수 매체가 된 영상을 잘 활용하려면, 업무할 때 용량 문제가 발생하지 않는 것이 뒷받침되어야겠습니다.

도매/소매업, 음식점업 등 디자인 이미지 관련 기업

도, 소매업이나 음식점과 같이 고객과 가까이 있는 기업들은 고객과의 접점을 찾고 소통을 늘리기 위해 포스터나 POP 등을 부착합니다. 포스터, 안내판, 메뉴판 등은 한 번 만들면 지속해서 게시하는 것이 아니라 자주 변경할 거예요. 또한, 요즘 시대에 SNS, 바이럴 마케팅은 필수인데요. 온라인 마케팅을 위해서는 다양한 시안이 필요할 거예요.

만약 체인점에서 메뉴판 포스터를 제작하는 경우라면 본사에서 이미지들을 디자인하여 각지에 있는 출력 업체에 출력을 요청합니다. 디자이너가 기업에 있고 SNS로 홍보하는 경우라면 디자인한 이미지를 확정하기 위해 관련 팀에게 이미지 파일을 공유하는 과정이 있을 텐데요.

이처럼 홍보나 마케팅용으로 많이 활용되는 이미지 한 개 파일의 용량은 10MB~50MB 정도입니다. 물론 사이즈, 사용되는 이미지 등에 따라 용량은 차이가 날 수 있지만, 메일함 용량을 차지하기에는 꽤 큰 파일입니다.

메일함 용량 문제 없는 하이웍스

이러한 용량 부족 문제를 해결할 수 있는 하이웍스 그룹웨어 상품을 소개해드리려고 해요!
그룹웨어+파일 베이직이라는 상품입니다.
최소 25계정부터 제공되며, 계정당 월 4,000원(첫해 할인 : 계정당 월 2,400원)입니다.

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메일 용량이 부족해서 하나씩 메일을 지우던 날들 잊어버리세요!
메일 용량이 부족해서 중요한 메일을 못 받고 놓쳤던 일들은 다시는 없을 거예요!

메일 첨부파일 안내
일반 첨부 파일의 경우 20MB가 최대이며, 20MB가 넘는 파일이 첨부된 경우 대용량 파일(파일박스 업로드)로 전환되어 발송되기 때문에 메일 용량을 차지하지 않습니다.
또한, 파일박스에 업로드할 수 있는 단일 파일 크기는 최대 2GB까지이며 파일박스의 전체 용량은 50GB입니다.