근로계약서 작성부터 시스템 관리까지 한 번에
도소매, 유통 업종은 시즌별 매출 변동에 따라 채용이 잦은 편입니다. 성수기를 앞두고 신규 인력을 충원하거나 지점 확장에 맞춰 직원을 늘리는 일이 반복되죠. 이때 인사 담당자는 근로계약서 작성, 시스템 권한 부여, 업무 안내 같은 온보딩 업무를 짧은 시간 안에 처리해야 합니다. 신입 직원 온보딩 프로세스를 어떻게 체계화할 수 있을까요?
잦은 채용이 만드는 인사 담당자의 고민
잦은 채용이 이루어지는 조직에서 인사 담당자가 가장 먼저 마주하는 건 반복 업무의 복잡성입니다. 근로계약서 작성, 비밀유지서약서 수령, 시스템 권한 부여처럼 매번 동일한 단계를 거쳐야 하지만 그 과정이 단순하지는 않죠. 각 단계마다 법적 요건을 충족해야 하고, 누락되면 나중에 문제가 되는 부분들이 많기 때문입니다. 온보딩은 단순 반복 업무처럼 보이지만 실제로는 정확성과 완결성이 모두 요구되는 까다로운 프로세스입니다.
반복되는 서류 작업의 부담
신입사원이 입사하면 가장 먼저 처리해야 하는 게 근로계약서입니다. 근로기준법은 사용자에게 근로계약 체결 시 임금, 근로시간, 휴일 같은 근로조건을 명시한 서면을 교부할 의무를 부과하고 있어요. 여기에 비밀유지서약서, 개인정보 수집 동의서 같은 부가 문서도 함께 받아야 하죠.
문제는 이 모든 서류를 종이로 출력해서 서명받는 과정이 생각보다 복잡하다는 겁니다. 인사 담당자는 각 서류를 출력하고, 신입사원에게 전달하고, 서명을 받아 회수해야 하는데요. 여러 명이 동시에 입사하는 경우라면 누가 어떤 서류를 제출했는지 일일이 확인해야 하죠. 서류가 누락되거나 잘못 작성된 걸 나중에 발견하면 다시 요청하는 것도 번거롭습니다.
더 큰 문제는 작성된 서류를 보관하고 관리하는 일이에요. 근로계약서는 법적으로 보존 의무가 있는 문서라서 분실하면 안 되거든요. 하지만 종이 문서는 시간이 지나면 찾기 어렵고, 보관 공간도 따로 필요합니다.
온보딩 완료율 확인의 어려움
신입사원이 여러 명 동시에 입사하면 누가 온보딩을 완료했는지 파악하는 것부터 쉽지 않습니다. 근로계약서를 제출한 사람, 비밀유지서약서를 제출한 사람, 개인정보 동의서를 제출한 사람이 각각 다르게 관리되면 전체 현황을 한눈에 보기 어렵기 때문이죠.
많은 인사 담당자가 엑셀로 체크리스트를 만들어 관리합니다. 하지만 이 방식은 실시간으로 업데이트되지 않아요. 신입사원이 서류를 제출할 때마다 담당자가 수동으로 표시해야 하고, 깜빡하면 누락되기 쉽죠.
도소매, 유통 업종처럼 여러 지점이나 매장을 운영하는 기업이라면 문제가 더 복잡해집니다. 본사에서 채용하는 사람, A지점에서 채용하는 사람, B매장에서 채용하는 사람의 온보딩 현황을 각각 받아서 취합해야 하니까요. 지점별 엑셀 파일을 모아서 하나로 정리하는 것만으로도 상당한 시간이 소요됩니다.
온보딩이 완료되지 않은 신입사원을 찾아내서 리마인드하는 일도 쉽지 않은데요. 누가 어떤 서류를 제출하지 않았는지 일일이 확인하고, 개별적으로 연락해서 독촉해야 하니까요. 이런 과정에서 인사 담당자의 업무 부담은 계속 늘어납니다.
신입사원 시스템 접근 권한 설정
서류 작업이 끝나면 이제 신입사원이 회사 시스템을 사용할 수 있도록 권한을 부여해야 합니다. 메신저, 전자결재, 근태 관리 시스템 같은 기본 업무 도구에 접근할 수 있어야 입사 첫날부터 업무를 시작할 수 있거든요.
문제는 이 권한 설정이 개별적으로 진행된다는 겁니다. 인사 담당자는 각 시스템에 들어가서 신입사원 계정을 생성하고, 소속 부서와 직급에 맞는 권한을 일일이 설정해야 해요. 조직 구조와 연동되지 않는 시스템이라면 더 복잡하죠. 어느 부서, 어느 팀에 속하는지 매번 수동으로 입력해야 하니까요.
여러 명이 동시에 입사하는 경우라면 이 작업을 반복해야 합니다. 같은 부서에 입사하는 신입사원이라도 한 명씩 개별적으로 권한을 부여해야 하고요. 실수로 권한을 잘못 설정하면 신입사원이 필요한 문서에 접근하지 못하거나, 반대로 접근하면 안 되는 정보를 볼 수 있게 되는 문제가 생깁니다.
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전자계약으로 해결하는 온보딩 프로세스
신입사원 온보딩 과정에서 빠질 수 없는 단계 중 하나가 바로 계약 업무입니다. 근로계약서, 연봉계약서, 각종 서약서까지. 여러 명의 신입사원을 동시에 맞이하는 시기에는 계약 관리만으로도 업무 부담이 크게 느껴질 수 있죠.
이때 활용할 수 있는 기능이 바로 하이웍스 전자계약입니다. 계약서를 시스템에서 생성하고 전송하며, 계약 진행 상태와 완료 문서를 한곳에서 관리할 수 있어 온보딩 과정 중 반복되는 계약 업무를 보다 효율적으로 운영할 수 있습니다. 종이 서류를 출력하고 회수하는 대신, 디지털 환경에서 계약을 체결하고 보관할 수 있어 계약 관리 과정 전반의 부담을 줄일 수 있습니다.
여러 명에게 한 번에 계약서를 전송하는 전자계약
하이웍스 전자계약을 활용하면 연봉계약서, 근로계약서, 비밀유지 서약서 등 인사 관련 계약서를 여러 직원에게 한 번에 전송할 수 있습니다. 계약 대상자 정보를 등록한 뒤 계약서를 전송하면, 반복적으로 계약서를 생성하고 발송해야 했던 업무 부담을 줄일 수 있습니다.
예를 들어, 같은 부서에 입사하는 신입사원 다섯 명에게 근로계약서를 전달해야 하는 상황을 떠올려 보세요. 기존 방식이라면 계약서를 각각 출력해 전달하고, 서명 후 회수하는 과정을 반복해야 했습니다. 하이웍스 전자계약을 활용하면 다수의 계약 대상자에게 계약서를 일괄 전송해 보다 효율적으로 계약 업무를 처리할 수 있습니다.
신입사원은 전송된 계약서를 확인한 후 전자 서명하면 되며, 출력이나 스캔 없이 디지털 환경에서 계약을 완료할 수 있습니다. 서명이 완료된 계약서는 시스템에 보관되어 필요할 때 언제든 조회하거나 다운로드할 수 있습니다.
기본 제공되는 다양한 계약서 양식
전자계약을 도입하려는 기업이 가장 먼저 걱정하는 게 “계약서 양식을 어디서 구하지?”입니다. 회사마다 사용하는 근로계약서 양식이 조금씩 다르고, 법률 검토를 거쳐야 하는 문서이기에, 직접 만들기엔 부담스럽기 때문이죠.
하이웍스는 근로계약서, 비밀유지서약서, 인수인계 확인서 같은 기본 양식을 제공합니다. 법률 검토를 거친 샘플 양식을 그대로 사용할 수도 있고, 회사 규정에 맞게 수정해서 사용할 수도 있어요. 처음부터 양식을 작성할 필요가 없으니 도입 장벽이 낮죠.
양식을 커스터마이즈하는 것도 어렵지 않습니다. 회사 로고를 추가하거나 특정 조항을 수정하는 정도는 관리자 화면에서 직접 할 수 있어요. IT 담당자나 외부 업체의 도움 없이도 인사 담당자가 필요에 따라 바로 수정 가능하죠.
한 번 만들어 둔 양식은 계속 재사용할 수 있습니다. 다음 채용 때도 같은 양식을 불러와서 신입사원 정보만 바꿔서 발송하면 되거든요. 반복되는 온보딩 업무에서 서류 작성 시간을 크게 줄일 수 있는 겁니다.
실시간 계약 진행률 확인
온보딩 프로세스에서 가장 중요한 건 누가 완료했고 누가 아직 완료하지 않았는지 파악하는 일입니다. 하이웍스 전자계약은 발송한 계약 목록과 각 계약의 진행 상태를 실시간으로 보여줘요.
관리자 화면에 들어가면 계약명을 클릭해서 대상자별 진행 상태를 확인할 수 있습니다. 몇 명에게 발송했는지, 그중 몇 명이 서명을 완료했는지 한눈에 보이는 거죠. 아직 서명하지 않은 사람이 누구인지도 바로 파악할 수 있고요.
엑셀로 체크리스트를 만들어 수동으로 업데이트할 필요가 없습니다. 신입사원이 서명하는 순간 시스템에 자동으로 반영되니까요. 여러 지점에서 동시에 채용이 진행되더라도 전체 현황을 실시간으로 파악할 수 있죠.
미완료자에게 리마인드를 보내는 것도 간편합니다. 시스템에서 바로 알림을 발송하거나, 메신저로 개별 연락할 수 있어요. 누가 어떤 서류를 제출하지 않았는지 일일이 확인하고 메모하는 수고를 덜 수 있습니다. 계약서는 모두 시스템에 보관되기 때문에 나중에 찾기도 쉽고, 보관 공간도 필요 없죠.
조직도 기반으로 완성되는 시스템 접근
전자계약으로 서류 작업을 마쳤다면 이제 신입사원이 회사 시스템을 사용할 수 있도록 설정해야 합니다. 하이웍스는 조직도를 중심으로 모든 기능이 연동되는 구조라서 권한 관리가 간단한데요.
조직도 생성과 사용자 추가의 통합
하이웍스에서는 조직도를 생성하고 사용자 계정을 추가하는 것만으로 오피스 세팅이 완료됩니다. 신입사원의 소속 부서와 직급을 조직도에 등록하면 그 정보가 메신저, 전자결재, 근태 관리 같은 모든 서비스에 자동으로 반영되는 거죠.
조직도 생성은 여러 방식으로 가능합니다. 관리자 화면에서 하위조직을 만들고 위치를 이동시킬 수도 있고, 일괄 등록 기능을 사용해서 여러 부서와 팀을 한 번에 추가할 수도 있어요. 조직 구조가 복잡한 기업이라면 엑셀 파일로 조직도를 작성해서 업로드하는 방식도 지원합니다.
사용자 추가도 간편합니다. 신입사원 정보를 한 명씩 입력할 수도 있고, 여러 명을 일괄로 추가할 수도 있죠. 이름, 이메일, 소속 부서, 직급 같은 기본 정보만 입력하면 계정이 생성되고, 해당 신입사원에게 오피스 접속 안내 메일이 자동으로 발송됩니다.
여러 명이 동시에 입사하는 경우라도 부담이 없어요. 일괄 추가 기능으로 한 번에 처리할 수 있고, 나중에 정보를 수정하거나 조직 위치를 변경하는 것도 몇 번의 클릭으로 가능하니까요.
조직 구조와 연동되는 권한 관리
조직도 기반 시스템의 가장 큰 장점은 권한 관리를 별도로 할 필요가 없다는 겁니다. 신입사원이 조직도에 등록되는 순간, 해당 부서에서 사용하는 전자결재 양식에 접근할 수 있게 되죠.
예를 들어 영업팀에 신입사원이 입사했다고 가정해 보겠습니다. 조직도에서 이 사람을 영업팀으로 배치하면 영업팀에서 주로 사용하는 품의서나 보고서 양식을 바로 확인할 수 있어요. 인사 담당자가 각 시스템에 들어가서 일일이 권한을 설정하지 않아도 되는 거죠.
근태 관리도 마찬가지입니다. 신입사원의 입사일과 소속 부서 정보가 입력되면 연차가 자동으로 생성되고, 해당 부서의 근무 형태가 적용됩니다. 출퇴근 기록도 입사 첫날부터 바로 시작할 수 있고요.
이런 구조 덕분에 신입사원은 입사 첫날부터 필요한 모든 업무 도구에 접근할 수 있습니다. 시스템 권한 때문에 업무 시작이 지연되는 일이 없죠. 인사 담당자 입장에서도 개별적으로 권한을 설정하고 확인하는 시간을 절약할 수 있고요.
빠른 온보딩으로 만드는 조직 경쟁력
신입 직원 온보딩 프로세스는 단순히 서류를 받고 시스템 권한을 주는 일이 아닙니다. 신입사원이 회사에 빠르게 적응하고 업무를 시작할 수 있도록 돕는 과정이죠. 도소매, 유통처럼 채용이 잦은 업종에서는 온보딩이 얼마나 효율적으로 진행되느냐에 따라 조직 전체의 생산성이 달라집니다.
하이웍스는 전자계약과 조직도 기반 권한 관리 기능을 통해 온보딩 과정의 핵심 단계를 보다 효율적으로 운영할 수 있도록 돕습니다. 계약서 전송과 진행 상태를 시스템에서 관리하고, 조직 구조를 기준으로 시스템 접근 권한을 체계적으로 운영할 수 있게 되죠. 이를 통해 반복되는 수작업 부담을 줄이고, 인사 담당자는 보다 중요한 인사 운영과 조직 관리에 집중할 수 있습니다.
지금 하이웍스로 온보딩 프로세스를 체계화해 보세요. 잦은 채용에도 흔들리지 않는 인사 관리 시스템을 경험할 수 있습니다.
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