회의실마다 회의 중인지 귀를 대보고 조그마한 틈 사이로 회의실 안을 정찰한 적이 있으신가요? 다가오는 회의 시간에 빈 회의실을 찾지 못해 진땀을 뺀 경험 다들 있으실 겁니다. 이 밖에도 집중력을 위한 포커스룸을 쟁취하기 위해 공간을 찾아 떠나기도 합니다.
회사로 돌아오는 직장인들, 다시 시작된 회의실 선점 전쟁?!
2022년 한국경영자총협회가 매출액 상위 100대 기업을 대상으로 설문을 진행한 결과 재택근무 시행 기업은 77.8%였는데요, 사회적 거리두기 해제의 영향으로 2021년 3월 조사 때의 91.5% 대비 18.8%포인트 감소한 결과입니다.
오피스 상권의 재활성화는 오피스 출근자가 많아지고 일상으로의 회복 정도가 높아졌음을 볼 수 있는 간접 지표중 하나입니다. 사무실로 돌아온 직장인이 많을수록 오피스 상권에서의 소비가 늘어나고 상권이 재활성화될테니까요!
실제로 한국부동산원에 따르면 대표적인 오피스지구인 강남대로와 광화문의 공실률이 2022년 2분기 기준으로 0.6%와 2.0%로 떨어졌는데요, 빈 상가가 거의 없다는 지표입니다. 즉, 다시 직장인이 사무실에 많아지자 오피스 상가의 수요가 높아진 것인데요, 사람이 많은 곳에서는 활발한 소비가 이뤄지니까요!
일상으로의 회복이라니 분명 반겨야 하는데 막상 출근하자니 오피스 근무에서 불편했던 점들이 떠오르죠. 재택근무를 경험한 지 만 2년이 넘자 이제는 재택근무 환경을 기준으로 오피스 근무 환경을 보게 됩니다.
강경 재택파 윤과장: 재택은 장점이 넘쳐나는데 그중 하나가 빈 회의실을 찾아 헤매는 일이 없다는 겁니다!!! 재택근무 절대지켜👊👊
강경 출근파 김사원: (회의실 문제는 인정;;)
오피스 출근으로 연상되는 불편함 중 하나는 바로 ‘회의실 잡기’입니다. 재택근무에서는 회의가 필요할 때 화상회의 방을 열어 원하는 시간에 바로 회의를 진행할 수 있었는데요, 사무실에서 회의를 하자니 회의실을 잡는 일련의 과정이 번거롭게만 느껴집니다.
돌아온 사무실, 편리한 환경으로 만드는 방법을 찾는다면
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클릭 한 번으로 회의실 잡기! 하이웍스 예약 기능
하이웍스 오피스에서는 예약 기능을 통해 사내 자원을 편리하게 예약하여 이용할 수 있습니다. 일일이 사용자가 있는지 확인할 수고를 덜 수 있으며 꼭 사용해야 하는 날은 사전에 예약해둘 수 있는데요, 필요한 당일 사용하지 못하는 불상사를 피할 수도 있겠죠.
▶카테고리 관리 / 자원관리
효율적인 자산 관리를 위해서는 항목화하는 것이 중요합니다. 카테고리 없이 한 곳에 자동차부터 회의실, 콘도까지 있다면 혼란할 테니까요.
하이웍스는 효율적인 예약 과정을 고려해 카테고리 관리 기능을 제공하고 있습니다. 관리자 계정에서 카테고리 관리 탭을 클릭하시면 원하시는 카테고리를 추가 혹은 삭제할 수 있습니다.
카테고리를 만들었다면 자원을 등록해야겠죠! 자원관리 탭에서는 자원 사용 방법에 대한 상세 설정을 할 수 있습니다.
자원에 따라 승인 방법 또한 설정할 수 있는데요, 회의실의 경우 ‘바로 예약’을, 자동차의 경우 ‘관리자 승인’을 설정한다면 공유 자원을 관리 및 사용하기 편하겠죠. 자동차 외에도 노트북, 빔프로젝터 등 개인이 수령해서 사용하는 고가의 물품은 관리자 승인으로 설정해 관리하세요!
▶승인 관리 / 반납 관리
승인·반납 관리 탭에서 간단하게 회사 자원 대여 현황을 관리해보세요. 관리자 승인이 필요한 자원인 경우 관리자가 승인 및 반납 현황을 관리해야 하죠.
승인 관리 탭에서 요청자, 카테고리, 자원, 예약 시간을 확인한 후 설정에서 승인 혹은 반려를 선택하시면 됩니다. 또한 반납 관리에서는 반납현황 파악이 가능하며 관리자가 직접 반납 처리를 할 수도 있습니다.
Q1 “같은 시간, 같은 자원을 신청한 직원이 여러 명이면 어쩌죠? 별도의 우선순위는 없는데 말이죠”💁♀️
Q2 “한시적으로 자원을 자동 승인하려고 하는데 어떻게 해야 하죠?”💁♂️
“하이웍스 자동 승인 기능을 활용하세요!”
하이웍스 자동 승인 기능은 최대 3개월까지 선택한 자원을 자동 승인 상태로 설정할 수 있습니다. 일시적으로 자원을 빠르게, 자주 사용해야 할 때 설정해두면 기간 종료 후 다시 관리자 승인이 필요한 상태로 돌아가 편리합니다.
또한 같은 자원을 동일한 시간에 사용하고자하는 직원이 2명 이상이라면 자동 승인 기능을 통해 랜덤으로 공정하게 승인할 수 있습니다. 사내 콘도와 같은 시설 승인 시 사용하면 유용하겠죠!
‘자동승인’ 작동 원리
1. 다른 사용자의 예약과 겹치지 않는 승인 대기 예약 건을 모두 승인 처리합니다.
2. 1의 과정 후 남아 있는 승인 대기 예약 건 중 랜덤 추첨을 통해 하나의 예약을 선정하여 승인 처리하고, 해당 예약과 겹치는 예약은 모두 반려 처리합니다.
3. 승인 대기 상태의 예약이 모두 승인 또는 반려 처리될 때까지 2의 과정을 반복합니다.
클라우드 그룹웨어 하이웍스는 다양한 오피스 생활을 효율적이고 편리하도록 여러 기능을 제공하고 있습니다! 오늘 소개해드린 예약 기능은 하이웍스의 모든 서비스에 제공되는 기능인데요, 우리 회사에 필요한 서비스를 도입하고 예약 기능을 함께 활용해보세요!
특히 하이웍스 오피스(메신저) 서비스는 최대 100계정까지 무료로 사용해볼 수 있으니 예약 기능이 궁금하시다면 하이웍스 오피스(메신저) 서비스를 도입해보세요!