A: 전자문서에서 중요한 문서는 프린트해서 종이로 보관하자~ 디지털과 아날로그로 이중으로 보관하면 안전성이 두 배!
B: 어휴 저 사람 아직도 페이퍼리스 1.0 시대에 살고 있구만(절레절레)🤦♂️
오늘도 워드로 서류를 작성하고 인쇄해 문서고에 차곡차곡 정리하셨나요? 페이퍼리스 개념이 등장한 지 꽤 오래됐지만 여전히 중요한 문서는 종이 서류 형태로 보관하는 곳이 많죠. 아무래도 법적인 효력이 확실하고 원격으로 누군가가 훔쳐 갈 일도 없으니까요!
하지만 종이 서류를 관리하기 위한 물리적 공간과 종이 비용이 투입돼 기업 운영 측면에서 효율성이 떨어졌던 것이 사실이죠. 또한 한 가지 내용을 PC 파일과 종이 서류로 이중 보관하는 관행은 업무를 두 배로 만들곤 했습니다.
도장 찍기 멈춰! 전자문서법 개정안
2020년 12월 ‘전자문서 및 전자거래 기본법’이 개정되면서 전자문서에도 법적 효력이 생겼습니다. 이제는 전자결재 시스템에 등록해놓은 자신의 서명이 있다면 전자결재도 서면으로 진행했던 결재와 같은 효력을 가질 수 있는 것이죠.
정부는 법률 개정을 통해 사회 전반적인 비용이 감소할 것이란 의견인데요, 2023년까지 종이 문서 보관량과 유통량의 감소로 약 1조 1,000억 원의 비용이 절감 될 것이라 예측합니다.
개정법을 통해 서면 작성으로 명시됐던 다양한 문서들을 전자문서로 진행하는 것이 가능해졌습니다. 전자문서가 가지는 법적 효력이 많아지면 일상생활 속에서 더욱 활발하게 활용되겠죠. 이에 한국전자문서사업협회는 페이퍼리스 2.0시기로 이동이 더욱 활성화될 것이라 기대하는데요, 이제는 단순한 문서 스캔이 아닌 정보통신기술(ICT)과 만난 전자문서가 대중화될 것이라 말합니다.
페이퍼리스란?
페이퍼리스란 종이 없는 사무실 환경을 지향하는 현상을 말합니다. 아날로그 종이 문서에서 디지털 중심의 전자매체를 통해 다양한 업무를 처리하는 방식입니다.
한국전자문서산업협회는 다양한 업무 분야에서 업무 프로세스를 전자문서 기반으로 전환하던 때를 페이퍼리스 1.0 시기로 정의합니다. 페이퍼리스 2.0시기는 전자문서 관리, 보관, 유통 등의 과정에 클라우드 또는 블록체인 기술이 융합되어 더 고도화된 전자문서 활용 양상을 보입니다.
“그래도 전자결재를 진행한 내용을 실수로 지워버리면 어떡하죠?
종이서류를 파쇄한 실수면 테이프로 붙여보기라도 할 텐데 말이죠.”
클라우드 그룹웨어 하이웍스는 삭제 문서까지 보관!
하이웍스는 클라우드 기반 그룹웨어로 고객의 문서를 가비아 클라우드에 보관하고 있습니다. 삭제한 전자결재 서류부터 보존 연한이 만료된 문서까지도요. 또 전자결재 문서를 이중으로 보관해 안정적으로 문서보관을 하고자 하는 고객을 위해 백업 기능을 제공하고 있습니다.
▶삭제 문서 보관
보존 연한이 지난 문서가 필요한 경우는 업무 히스토리를 파악하다 보면 종종 생기곤 합니다. 결재문서는 과거에 업무를 어떤 결재선에 따라 진행했는지 방식을 확인하는 방법으로도 활용되기 때문에 이미 삭제됐다면 난감할 수 있겠죠.
하이웍스에서는 삭제됐거나 보존 연한이 만료된 문서를 관리자가 확인 할 수 있습니다. 또한 필요에 따라 복원할 수 있는데요, 관리자가 직접 복원할 수 있는 시스템으로 회사 내부에서 간단하게 처리할 수 있습니다.
결재서류가 보관되는 시스템적인 안전망이 제공된다면, 이제 전자결재를 도입하고도 2차로 인쇄 문서를 보관하던 상황에서 벗어날 수 있겠죠. 손쉽게 복원하면 되니까요.🤗 삭제된 문서까지 하이웍스가 안전하게 보관 중입니다!
▶문서 백업 기능
“문서가 삭제되기 전에 미리 아카이빙하는 방법은 없을까?” 하셨다면 하이웍스 전자결재의 문서 백업 기능을 활용해보세요. 문서 유실 위험을 더욱 철저하게 관리할 수 있습니다.
결재서류를 지금까지 이중 보관하여 관리해왔던 것은 종이 서류의 법적인 효력 외에도 기업의 정보 자산을 안정적으로 관리하기 위함이었죠. 클라우드 그룹웨어에 보관되는 것 외에도 사내에서 이중으로 디지털 아카이빙을 하고자 한다면 문서 백업 기능으로 데이터를 저장하시면 됩니다.
하이웍스에서는 관리자가 사내 모든 전자 결재 문서를 html 파일 형식으로 백업할 수 있습니다. 문서 구분에 따라 [결재 중 / 결재 완료 / 삭제 / 전체] 총 네 가지 옵션으로 파일을 다운로드할 수 있는데요, 결재서류 데이터를 아카이빙할 계획이라면 더욱 편리하겠죠!
하이웍스 전자결재는 신속하고 편리한 결재 환경을 제공합니다. 또한 전자결재 문서 보관 기능으로 사용자가 전자문서를 쉽게 관리할 수 있도록 하는데요, 현재 하이웍스 전자결재 서비스는 도입 첫해 할인 40% 프로모션이 진행되고 있습니다. 도입 혜택과 함께 페이퍼리스 업무환경을 만들어보세요!
※ 상기 프로모션은 내부 상황에 따라 변경될 수 있습니다 ※