‘아카이빙’하면 어떤 것이 떠오르시나요? 수많은 종이 서류와 그 서류를 담아놓은 서류 박스, 그리고 서류 박스를 정렬해놓은 서고가 연상된다면 아직 디지털 대전환 시대와 서먹한 사이시군요!
아카이빙이란?
아카이빙(archiving)은 파일 보관이라는 뜻으로, 국어 사전적 의미로는 필요한 기록을 특정 기간 동안 파일로 정리해 저장 매체에 보관해 두는 일입니다.
디지털 대전환으로 변화한 아카이빙
디지털 대전환으로 다양한 업무 자료가 디지털 문서화됐는데요, 자연스럽게 아카이빙도 디지털 서류와 기록을 정리하는 일로 옮겨가고 있습니다. 업무와 관련된 각종 정보는 하나의 기업 자산으로 볼 수 있죠. 필요한 순간에 기업 자료를 사용하기 위해서는 주기적으로 아카이빙 작업을 해야 제때 활용할 수 있습니다.
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디지털 대전환에 맞추어 자료를 디지털화하는 작업은 코로나19 이후 더욱 적극적으로 이뤄졌습니다. 한국과학기술정보연구원(KISTI)에서 제공한 자료에 따르면 중소기업들은 디지털 전환 필요성에 대해 높은 관심을 보이는 상황인데요, 디지털 전환은 이제 사회 전반적인 과업으로 확장되고 있습니다.
중소기업 디지털 전환의 필요성 설문조사 (출처: KISTI)
매우 높다 37.3%
다소 높다 44.1%
보통 15.3%
다소 낮다 2.7%
매우 낮다 0.2%
이러한 사회적 변화에 따라 다양한 기업의 정보 자산들이 디지털화되고 있습니다. 이중 온라인 메일은 디지털 대전환 시기 이전부터 아카이빙됐던 자료인데요, 때문에 기업메일 서비스 공급업체들은 이미 메일 아카이빙 기능을 제공하고 있습니다. 업무에선 메일로 커뮤니케이션 내용을 공식화하고 증거화하는데요, 그에 따라 메일 데이터를 관리하는 것이 더욱 중요해지면서 발전한 기능이라고 볼 수 있습니다.
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하지만 커뮤니케이션 수단이 다양해지는 디지털 대전환의 시대에 기업 메일만 아카이빙한다고 우리 회사의 커뮤니케이션이 모두 정리되고 저장될까요? 오늘만 생각해도 업무용 메신저를 가장 먼저 켰고, 업무 관련한 채팅을 나눴는데 말이죠.
코로나19 이후 협업툴 사용이 활발해지면서 메일 커뮤니케이션 외에도 메신저를 통한 커뮤니케이션이 많아졌습니다. 인크루트가 조사한 설문조사에 따르면 협업툴 기능 중 자주 활용하는 기능 1위가 메신저(47.3%)였습니다. 이제는 메일 커뮤니케이션만 아카이빙한다면 커뮤니케이션 맥락에 공백이 생기는 상황인것이죠.
우리 회사의 업무 커뮤니케이션,
누락 없이 챙기는 방법 어디 없을까요?
소통 히스토리를 저장하는 하이웍스 메신저
업무 중 이뤄지는 메일 커뮤니케이션 이외에도 하이웍스 기업메신저는 대화 저장 기능은 물론 쪽지 백업 기능까지 제공합니다.
▶ 대화 저장
기억 속에만 있는 채팅 내용을 찾아서 채팅방을 타고 올라간 적 있으신가요? 채팅방을 타고타고 올라가도 원하는 내용은 보이지 않고 결국 더 이상의 메신저 내용이 로드가 안 될 때 아..정확한 내용은 기억 안 나는데..저장이나 캡처해둘걸 하고 후회하게 됩니다.
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하이웍스에서는 채팅방 별로 대화 내용을 저장할 수 있는데요, 대화 저장을 클릭하면 자신이 보고 있는 채팅 화면 속 내용을 기준으로 최신 내용까지 텍스트 파일로 저장됩니다. 대화를 나눴던 일시, 채팅을 보낸 사람, 내용이 기록되니 업무 커뮤니케이션 기록을 누락 없이 관리할 수 있겠죠!
추가로 메신저의 모든 채팅 내용을 자동으로 저장하고 싶다면 [환경설정 > 일반]에서 자동 저장에 체크하시면 됩니다.
🍯꿀팁: 하이웍스 메신저에는 대화 검색 기능이 있습니다. 대화했던 내용 중 특정 키워드가 떠오른다면 검색해보세요! 채팅창 내 돋보기를 클릭해서 검색하거나 채팅 탭의 검색란을 활용하면 됩니다.😎
▶ 쪽지 백업
쪽지도 백업한다고? 쪽지는 별로 안 중요하지 않나? 하셨다면 쪽지의 진가를 몰라보셨군요! 쪽지는 채팅과 메일 중간의 수단으로 사용할 수 있는데요, 메일 보다는 즉각적·직접적으로 전달할 수 있고 채팅보다는 정보를 정리하여 보낼 수 있죠. 업무 커뮤니케이션을 하다 보면 전달하고자 하는 내용에 따라 메일은 너무 공식적인 느낌이고 또 채팅은 너무 가벼운 듯한 느낌이라 애매모호한 순간이 있는데요, 이때 바로 쪽지를 활용하는 거죠.😉
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하이웍스 메신저에서는 쪽지 백업 기능을 제공합니다. 다양한 옵션을 선택할 수 있어 원하는 쪽지를 저장할 수 있죠. 쪽지 백업은 HTML 파일로 진행되는데요, 백업 파일을 다운로드한 후 파일을 더블클릭하면 웹에서 백업한 쪽지 내용을 확인할 수 있습니다.
쪽지 백업 옵션
1) 쪽지함 선택: 전체쪽지, 받은쪽지, 보낸쪽지 세 가지 옵션 중 하나를 선택해 백업하고 싶은 쪽지함을 선택합니다.
2) 기간 선택: 백업할 쪽지의 기간을 선택할 수 있습니다. 전체 기간, 지난달, 6개월, 12개월, 직접입력 총 5개 옵션 중 하나를 선택합니다.
3) 첨부파일: 쪽지에 포함되어 있는 첨부파일까지 백업을 진행할 지, 혹은 포함하지 않고 쪽지 내용만 백업을 진행할 지 선택합니다.
기업메신저는 협업 도구에서 빠지지 않고 사용됩니다. 그만큼 업무용 메신저에서 이뤄지는 커뮤니케이션도 중요해지고 있죠. 주기적으로 메신저 내 커뮤니케이션을 진행한다면 업무 인수인계 시 흐름을 파악하기 쉬워지겠죠.🤗
하이웍스 메신저를 사용해서 우리 회사의 커뮤니케이션 히스토리를 누락없이 관리해보세요!
하이웍스 오피스(메신저) 서비스는 최대 100개 계정까지 무료로 신청할 수 있습니다.
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