많은 협업 툴사가 그룹웨어의 단점으로 뽑는 ‘기업 메일💌의 낮은 생산성’, 과연 진짜일까요? 🤔
지난 5월 소비자 데이터 분석 전문 오픈 서베이가 발표한 ‘업무 툴 트렌드 보고서📊’에 따르면 가장 많이 사용하는 업무용 툴로 1위 메신저📱, 2위 이메일💌, 3위 화상회의🎥로 결과가 나타났습니다.
응답자 10명 중 8명은 업무용 이메일을 사용하고 있다고 답했고, 그중 45%는 회사 자체 메일 서비스를 이용 중이라고 답했는데요. 회사 규모가 클수록 업무용 이메일 사용 비율은 높게, 회사 규모가 작을수록 네이버 메일, 다음 메일 등 개인 메일 사용 비율이 높게 나타나는 패턴을 보였습니다.
특히 MZ세대의 경우, 기성세대와 달리 비대면 커뮤니케이션을 선호하는 성향이 두드러져 대면/전화보다는 메신저/메일을 선호한다고 답했는데요. MZ세대는 어린 시절부터 디지털 환경에 노출되어 모바일 기기 사용이 가장 익숙하기도 하지만, 상호작용 커뮤니케이션에 대해 가장 스트레스를 받는 세대이기도 합니다.
따라서 구체적인 소통 방식에 대해선 실시간 상호적인 방식보다는 일정 거리를 보장할 수 있는 메신저📱 또는 이메일💌과 같은 업무용 툴을 선호하는 성향을 보인다는 흥미로운 결과가 나타났습니다.
MZ세대부터 기성세대까지, 비즈니스에 꼭 필요한 업무 툴인 ‘기업 메일’
기업 메일은 정확히 어떤 서비스를 의미하고, 어떻게 도입할 수 있을까요? 🤷♂️
기업 메일이란?
기업 메일이란 회사 도메인(회사명.com)을 @ 뒤 메일 주소 형식으로 사용하는 업무용 이메일을 의미합니다. 기업 메일은 또 다른 용어로 회사 메일, 사내 메일, 비즈니스 메일이라 불리기도 하는데요. 기업 메일은 업무 목적으로 사용하는 메일인 만큼, 개인 메일 대비 보안과 협업을 위한 다양한 기능이 필요합니다.
기업 메일의 필요성
- 비즈니스의 전문성
메일은 비즈니스 거래 시 가장 처음으로 맞이하는 회사의 첫인상이기도 합니다. 회사 전용 도메인을 사용하는 기업 메일은 비즈니스를 체계적으로 한다는 전문성을 보여줄 수 있고, 나아가 신뢰감을 형성할 수 있습니다. 만일 포털사 개인용 메일을 업무용 메일로 사용한다면 신뢰할 수 없는 메일 주소라는 인상뿐만 아니라 개인 사생활이 노출될 수 있다는 치명적인 단점이 있습니다. 따라서 업무 시에는 업무 전용 메일을 사용하는 것이 올바른 비즈니스의 시작입니다.
- 관리자의 통제 기능
업무용 메일은 기업 내부 자료가 한 곳에 보관되는 허브인만큼 불법적인 데이터 유출을 예방하기 위한 기능들이 필요합니다. 하이웍스 보안형 기업 메일은 상급자 결재 후 발송이 가능한 ‘승인 메일’과 정해진 비밀번호를 입력해야만 열람이 가능한 ‘암호 메일’ 등으로 불법적인 데이터 유출을 관리자가 사전에 통제할 수 있습니다.
- 보안 기능 강화
최근 기업 메일 업계는 사이버 범죄의 타깃이 되는 것을 예방하고자 다양한 보안 기능 강화에 집중하고 있는데요. 하이웍스 기업 메일의 경우, 로그인 2단계 OTP 인증, IP 보안 등급에 따른 부정 로그인 방지 기능을 무료로 제공하고 있으며, 접근 IP 관리, POP3/SMTP 사용 여부 설정 등 계정 보호를 위한 보안 강화 기능을 유료 옵션으로 제공하며 한층 더 메일 보안을 강화하고 있습니다.
- 업무 효율성 증가
메일 커뮤니케이션은 수신자에 포함되어 있지 않으면 공유가 어렵다는 단점이 있습니다. 또한, 여러 명의 수신자에게 발송 시 모든 메일 주소를 일일이 입력해야 한다는 번거로움이 있을 수 있는데요. 하이웍스 메일은 팀 조직 단위 또는 프로젝트 단위로 메일함을 생성해 수신한 메일을 함께 확인하고, 회신할 수 있는 ‘공용 메일’을 제공합니다. 또한, 자주 메일을 발송하는 여러 수신자를 하나의 그룹으로 묶은 ‘그룹 메일’ 기능으로 효율적인 메일 업무를 수행할 수 있습니다.
기업 메일 도입 방법
회사 소유의 도메인이 있다면 기업메일 서비스는 바로 신청할 수 있습니다.
기존 기업메일 시장은 구축과 운영 비용이 비싼 자체 서버 시스템을 사용했다면, 최근 기업메일 시장은 클라우드형(SaaS)으로 전환하는 추세인데요.
클라우드(SaaS)형 기업메일은 자체 서버 구축 대비 합리적인 비용은 물론 유연한 저장 공간 확보가 가능합니다. 무엇보다 언제 어디서나 클라우드를 통해 자유롭게 접근할 수 있어 공간 제약 없는 근무 환경을 조성할 수 있습니다.
클라우드형 기업 메일을 신청할 수 있는 업체는 점유율 1위 가비아 하이웍스를 비롯해 메일플러그, 메일나라 등이 있는데요. 하이웍스 메일에서는 무제한 용량의 메일을 1개 계정당 1,680원/월 (최초 12개월 이상 결제 시 첫해 할인 40% 적용/정상가 2,800원)에 이용할 수 있습니다. 또한 메일 신청 시 기업 메신저, 화상회의, 게시판, 주소록 등 다양한 그룹웨어 기능을 무료로 이용할 수 있습니다.
※ 상기 가격과 무료 제공 서비스는 내부 상황에 따라 변경될 수 있습니다 ※
직장인이 가장 많이 사용하는 업무용 툴 1위 메신저, 회사에서 어떻게 더 잘 활용할 수 있을까요? 👩💻
다음 이야기인 [일과 삶을 분리하는 방법, 기업 메신저📱] 콘텐츠를 통해 알려 드리도록 하겠습니다.
[함께 읽으면 좋은 콘텐츠😍]
[핵심 요약⚡]
기업 메일이란?
기업 메일이란 회사 도메인(회사명.com)을 @ 뒤 메일 주소 형식으로 사용하는 업무용 이메일을 의미합니다. 기업 메일은 또 다른 용어로 회사 메일, 사내 메일, 비즈니스 메일이라 불리기도 하는데요. 기업 메일은 업무 목적으로 사용하는 메일인 만큼, 개인 메일 대비 보안과 협업을 위한 다양한 기능이 필요합니다.
기업 메일 도입 방법
회사 소유의 도메인이 있다면 기업메일 서비스는 바로 신청할 수 있습니다.
하이웍스 메일은 사용자당 월 2천 원부터 도입할 수 있으며, 메일 신청 시 기업용 메신저, 무료 화상회의실, 게시판, 주소록 등 다양한 그룹웨어 기능을 무료로 이용할 수 있습니다.