중소기업이 성장하면서 가장 먼저 체감하는 변화는 인사 관리의 복잡성입니다. 직원이 늘어날수록 엑셀 파일 하나로 모든 인사 데이터를 관리하는 방식은 한계에 부딪히게 됩니다. 휴가 신청서를 받고 엑셀에 일일이 입력하는 일, 연차 계산 실수로 인한 급여 오류, 개인정보가 담긴 파일이 메신저로 돌아다니는 상황까지. 이런 문제들은 단순히 불편함을 넘어 기업의 리스크로 이어질 수 있습니다.
50~100명 규모의 기업은 주먹구구식 관리에서 체계적인 시스템으로 넘어가는 중요한 시점에 있습니다. 이 시기 인사 담당자들은 일이 늘어나는 속도를 엑셀이 따라오지 못한다는 걸 실감하게 되는데요. 이제 그룹웨어로 전환했을 때 얻을 수 있는 구체적인 이점을 살펴보겠습니다.
엑셀 기반 인사 관리에서 벗어나면 얻을 수 있는 것들
결재와 데이터 기록의 통합 관리
엑셀로 인사 관리를 하는 환경에서는 결재 프로세스와 데이터 기록이 분리되어 있습니다. 직원이 휴가를 신청하면 승인 과정은 메신저나 종이 문서로 진행되고, 담당자는 승인된 내용을 다시 엑셀에 옮겨 적어야 하죠. 이 과정에서 누락이나 오입력이 발생할 가능성이 높습니다.
하지만 그룹웨어는 이 두 과정을 하나로 연결합니다. 하이웍스의 경우 휴가 신청이나 연장 근무 결재가 승인되는 즉시 인사 시스템에 자동으로 반영됩니다. 담당자가 별도로 데이터를 옮길 필요가 없어 업무 시간이 상당히 단축되고, 수식 오류로 인한 급여 계산 사고를 방지할 수 있습니다.
📢 자동 연동으로 반복 작업 줄이기
하이웍스의 전자결재와 인사 데이터베이스가 연동되면 반복적인 수작업이 사라집니다. 예를 들어 직원이 모바일 앱에서 휴가를 신청하면 전자결재로 기안되고, 승인과 동시에 연차 잔여 일수가 자동으로 차감됩니다. 인사 담당자는 엑셀 칸을 채우는 대신 더 중요한 전략적 업무에 집중할 수 있게 됩니다.
개인정보 보호와 접근 권한의 체계화
직원이 50명을 넘어서면 인사 데이터는 단순한 명단이 아니라 법적 보호가 필요한 민감 정보가 됩니다. 엑셀 파일은 암호 설정 없이 관리되는 경우가 많고, 파일을 메신저로 공유하다 보면 의도치 않게 정보가 유출될 위험이 있습니다.
그룹웨어는 직급이나 직무별로 접근 권한을 세밀하게 설정할 수 있습니다. 급여 정보는 인사팀과 경영진만 확인할 수 있도록 하고, 일반 직원은 자신의 연차 현황만 볼 수 있도록 제한하는 식입니다. 또한 퇴사자가 발생하면 즉시 계정을 차단해 정보 유출을 막을 수 있어 개인정보 보호법 준수가 한결 수월해집니다.
📢 보안 체계로 리스크 관리하기
하이웍스를 운영하는 가비아는 과학기술정보통신부 지정 보안관제 전문기업으로, 정보보호 관리체계 인증을 받았습니다. 클라우드 서비스이기 때문에 데이터가 개인 컴퓨터에 저장되는 것이 아니라 안전한 서버에 보관되고, 접속 기록까지 추적할 수 있어 보안 수준이 한층 높아집니다.
조직 정보의 실시간 공유와 투명성 확보
엑셀은 인사 담당자만 보는 장부지만, 그룹웨어는 조직 전체가 함께 활용하는 정보 공간입니다. 직원들은 시스템에 접속해 동료의 근태 현황, 조직도, 공지사항을 실시간으로 확인할 수 있습니다.
이런 투명성은 단순히 정보 공유 차원을 넘어 조직 문화에도 영향을 줍니다. 50~100명 규모에서 흔히 발생하는 부서 간 소통 단절을 해결하고, 직원 스스로 자신의 인사 정보를 확인하게 함으로써 인사팀으로 오는 단순 문의를 크게 줄일 수 있습니다. 하이웍스의 고객인 서울서부근로자건강센터의 사례를 보면, 근무관리 서비스 도입 후 경영지원팀 인원이 적어도 정확하게 직원의 근태를 관리할 수 있게 됐다고 합니다.
📢 실시간 정보로 협업 효율 높이기
“오늘 누가 휴가인가요?”라는 질문을 매번 주고받을 필요가 없습니다. 하이웍스만 열면 오늘 우리 회사의 근무 현황이 한눈에 보이기 때문입니다. 이런 정보 공유는 업무 계획을 세울 때도 유용하고, 팀 간 협업 시 불필요한 커뮤니케이션 비용을 줄여줍니다.
주 52시간 근무제 대응과 연차 관리 자동화
근로기준법에 따라 주 52시간 근무제를 준수해야 하는 기업이 늘어나고 있습니다. 하지만 엑셀을 활용한 기존 방식만으로는 각 직원의 주간 근무 시간을 계산하고 추적하는 일은 쉽지 않습니다. 특히 연장 근무가 잦은 업종이라면 법 위반 리스크가 커질 수밖에 없죠.
하이웍스는 이런 법적 요구사항에 대응할 수 있는 기능을 제공합니다. 하이웍스의 경우 직원의 초과 근무 시간이 설정한 누적 시간에 가까워지면 자동으로 알림을 발송합니다. 또한 퇴근 시간 직후나 30분 후 등 설정한 시간에 따라 PC가 자동으로 종료되는 기능도 있어 근무 시간 관리를 체계적으로 할 수 있습니다.
📢 연차 관리의 자동화로 업무 부담 줄이기
30분 단위 연차 계산, 잔여 연차 정리, 연차 촉진 안내까지. 연차 관리는 인사 담당자에게 상당한 부담입니다. 하이웍스는 사규에 따라 휴가 생성 기준을 입력하면 근로자의 입사일을 기준으로 휴가가 자동 생성됩니다. 직원별 연차 사용 현황도 시스템으로 관리되기 때문에 수작업으로 일일이 계산할 필요가 없습니다. 연차 촉진 시즌에는 이메일로 잔여 연차를 안내하고 사용 계획을 받을 수 있어 행정 업무가 한결 수월해집니다.
모바일 접근성으로 장소 제약 극복하기
현대 업무 환경은 사무실에만 국한되지 않습니다. 출장, 외근, 재택근무 등 다양한 근무 형태가 일반화되면서 언제 어디서나 접근할 수 있는 시스템이 필요해졌습니다. 엑셀 파일은 특정 컴퓨터에 저장되어 있어 외부에서 접근하기 어렵고, 파일을 메신저로 주고받다 보면 버전 관리 문제도 생깁니다.
그룹웨어는 PC와 모바일 앱이 실시간으로 연동됩니다. 하이웍스 앱을 사용하면 외근 중에도 전자결재를 처리할 수 있고, GPS 기반으로 출퇴근 체크를 할 수 있습니다. 하이웍스 고객사인 무영씨엠건축사사무소의 경우, 업종 특성상 공사 현장에 있는 직원의 출퇴근 관리도 필요한데요. 이러한 직원도 앱으로 근무 체크를 하며, 메신저를 통해 본사와 지사, 현장에 있는 직원 모두 긴밀히 소통한다고 합니다.
📢 실시간 연동으로 업무 공백 방지하기
하이웍스 모바일 앱에서 메일, 전자결재, 게시물까지 새로운 소식을 실시간으로 확인할 수 있습니다. 외근이나 출장 중에 갑작스럽게 결재 업무를 처리해야 하는 상황에서도 즉시 대응할 수 있어 업무 공백을 최소화할 수 있습니다. 근무 장소를 여러 곳으로 등록해 거점 오피스를 운영하는 기업도 각 장소에서 GPS 기반으로 출퇴근을 기록할 수 있습니다.
체계적인 인사 관리 시스템으로의 전환
엑셀 기반 인사 관리는 소규모 조직에서는 충분히 작동할 수 있습니다. 하지만 기업이 성장하고 직원 수가 늘어나면 더 이상 효율적이지 않습니다. 반복적인 수작업, 정보 유출 리스크, 법적 요구사항 대응의 어려움, 실시간 정보 공유의 부재, 장소 제약까지. 이런 문제들은 시간이 지날수록 더 큰 비용으로 돌아옵니다.
그룹웨어로 전환하면 인사 관리가 단순히 기록하는 업무에서 전략적으로 활용하는 업무로 바뀝니다. 자동화된 시스템은 담당자의 업무 부담을 줄여주고, 투명한 정보 공유는 조직 문화를 개선하며, 법적 리스크 관리는 기업의 안정성을 높입니다. 특히 하이웍스는 전자결재, 근무관리, 메신저 등 주요 기능을 체험해 볼 수 있는 기회를 제공하고 있어 부담 없이 시작할 수 있습니다. 체계적인 인사 관리 시스템으로의 전환을 고민하고 있다면, 지금이 바로 그 시점입니다.
