하이웍스는 전자결재를 기반으로 체계적이고 공식적인 업무를 가능하게 하고, 자유로운 소통을 위한 게시판/메일/메신저/쪽지까지 총 12가지 협업 솔루션을 탑재한 그룹웨어입니다. 스마트 워크 시대에 빠질 수 없는 모바일도 함께 제공합니다.
여기서 좀더 나아가 설명해 보자면, ERP와 전자결재에는 ‘상호 협조’, ‘상호 정보 공유’라는 공식이 성립합니다.
지출결의서를 예로 들어봅시다.
마케팅 소속 A직원이 설명회 준비를 위해 판촉물을 개인 카드로 구매했다고 가정해보겠습니다.
매월 정기결제 기간(회사마다 상이)에 회계팀은 지난 달 발생한 비용에 대한 지출결의서 및 품의서를 취합해 정산을 하게 됩니다.
이 기간에 A직원은 전자결재를 통해 구매 내역에 대한 지출결의서를 작성해 기안합니다.
결재는 A직원이 속한 마케팅 사업부 직속 상사를 거치고, 재무협조 및 참조로 회계팀 결재를 반드시 거쳐야 합니다.
회계팀까지 결재가 최종 완료되면 회계관리 프로그램에 자동으로 분개되고, 주거래 은행 계좌에서 지정된 날짜에 A직원의 계좌로 개인 카드로 판촉물을 구매한 금액 송금이 이루어지게 됩니다.
위의 내용은 ‘지출결의서’라는 공식 문서로 회계팀에 비용 정산에 대한 협조를 요청했고, ‘돈’을 관리하는 회계팀이 전자결재 시스템에서 최종 컨펌한 후, 회계관리 프로그램에서 실제 돈이 정산되는 과정을 설명한 것입니다.
이렇듯 회계를 포함하는 ERP는 회계, 인사, 교육, 영업 등 다방면에서 전자결재와 밀접한 관련을 가지고 있습니다.
회사 전체의 운영을 두고 보았을 때, 이 둘을 떼어놓고 설명할 수 있을까요? 상호 유기적으로 연결되어야 함은 분명해 보입니다.
[하이웍스가 이렇게 이상적인 그룹웨어를 갖출 수 있었던 이유는, 실제 ‘사내망을 운영’하며 경험한 노하우를 바탕으로 그룹웨어를 만들어왔기 때문입니다]
1999년, 벤처기업으로 시작한 가비아는 도메인, 호스팅, 홈페이지/쇼핑몰, 그룹웨어 하이웍스, 보안 등 인터넷 비즈니스에 필요한 모든 서비스를 갖추며 오늘날까지 성장하였습니다. 그래서 지금은 코스닥에도 상장된 중견기업이 되었고, 하이웍스 그룹웨어의 경우 무려 9만5천 고객을 보유하며 업계에서 당당하게 1위 반열에 오르게 되었습니다.
하이웍스 그룹웨어는 현재 고객을 대상으로 서비스하고 있지만, 근본은 가비아 직원들을 위한 사내망으로 출발하였습니다.
가비아는 시작 시점, 직원 수 50명 미만이었던 작은 회사였기에 얼굴 보며 서류를 주고 받았고, 사내 업무 시스템이 없어도 크게 무리가 없었습니다.
중요한 업무나 파일 공유는 모두 메일 하나로 끝났습니다. 주로 아웃룩이나 외부의 개인 메일을 사용했습니다. 게시판 조차 갖춰져 있지 않았습니다.
그러나 점차 회사가 성장하며 직원 수와 사업이 늘어나게 되자 ‘업무 체계화’에 대한 필요성이 점점 증가하게 되었습니다.
문서, 직원 등 관리할 것들이 많아지게 되고, 직원 수 100명이 넘어가자 이제는 얼굴을 모르는 직원이 생겨버려 대면하지 않고도 소통이 가능한 창구(메신저와 같은)가 필요하게 되었습니다.
그때서부터였을까요. 메일을 시작으로 게시판, 전자결재, 메신저, 쪽지, 일정관리 등 직원들이 필요한 솔루션을 하나씩 만들기 시작합니다.
실제로 가비아 직원들이 사용해보며, 필요 솔루션과 기능을 추가하였고, 여러 가지 오류와 시행착오를 경험하며 그룹웨어 솔루션에 대한 노하우까지 축적하게 되었습니다. 소기업에서 중견기업이 되기까지 누구보다 ‘체계화’에 대한 갈망과 필요가 컸기에, 문서, 인사, 회계 등을 체계화할 수 있도록 세세한 기능까지 공들여 만들어 왔습니다. 하이웍스에 타 그룹웨어에는 없는 특화된 기능이 많은 이유가 바로 여기에 있습니다.
또한, 젊은 직원들이 매년 입사하면서 최신 사용자 경험에 민감한 직원 층도 생겨나게 됩니다.
우리끼리 얘기이지만, 이들은 그룹웨어의 어떤 솔루션을 기획하기 전, 페르소나를 만들고 사용자 리서치를 하며, 개발 후 디버깅까지 수행하기에 더 없이 좋은 대상이 되어주었습니다.
젊은 IT 직원으로서 그들은 감각을 곤두세워 여러 솔루션에 SNS 형식을 적극 수용해 직접 기획과 개발을 하기에 이릅니다.
‘그룹’이라는 SNS형 게시판부터 메신저의 다양한 이모티콘과 메시지 검색 및 삭제 기능, 파일 전송도 이젠 캡쳐해서 바로 보낼 수 있습니다.
모바일 또한 빠질 수 없죠. 오피스 앱과 메신저 앱을 출시하며 휴대폰에 최적화된 환경에서 깨짐 없이 기능이 구현되도록 완벽하게 제작하였습니다.
문서의 확대, 축소, 삭제, 전송, 결재까지 모든 게 손가락 터치 하나로 가능해졌습니다.
특히 UI는 사용자 인터페이스를 최우선으로 고려함은 물론, 최신 트렌드에 맞게 주기적으로 업데이트한 결과 산뜻함은 덤으로 느껴볼 수 있게 되었습니다.
하이웍스가 기존에 만들었던 기능에 안주하지 않고, 언제나 새롭게 발전할 수 밖에 없는 이유는 바로 가비아의 젊은 IT 기획자와 개발자의 역량이 큽니다.