그룹웨어 기능 알아보기: 전자결재

그룹웨어의 유래에서 우리나라의 그룹웨어 대부분은 Notes를 벤치마킹했다고 설명했습니다. 메일, 게시판, 팀룸을 갖춘 형태라고 볼 수 있죠.

여기에 중요한 기능 하나를 추가하려고 합니다.

한국형 그룹웨어가 되기 위해서 반드시 필요한 기능, 바로 ‘전자결재’입니다. 사실 메일, 게시판, 전자결재만 갖추어도 한국에서는 그룹웨어라고 칭해도 무방합니다.

한국 기업의 업무 문화는 나름의 역사를 거쳐오며 ‘문서관리’와 ‘자료공유’, ‘상사보고’를 가장 중요한 부분으로 여겨왔습니다. 결국, 이 3가지 공식이 회사 내 사람들과의 원활한 협업과 업무 프로세스를 가능하게 해준다고 체험하고 믿었기 때문입니다.

그룹웨어는 기본적으로 ‘메일’을 탑재하고 있습니다. 공지사항, 자유게시판 등 전사적 공식 소통을 위해 ‘전자게시판’도 필요했습니다. 서양에서는 대부분의 의사결정을 메일로 하지만, 우리나라는 일찌감치 종이 문서로 보고하고 결재하는 문화가 정착했습니다. 이 부분을 전자게시판과 결합시켰고, 바로 ‘전자결재’가 등장하게 된 것입니다.

중앙집권적이면서 상하수직적인 보고 문화가 정착한 한국 사회에서 전자결재는 다른 어떤 기능보다 중요해졌습니다. 전자결재는 기본적으로 수직적 보고 체계(예: 팀원-팀장-실장-이사-부사장-사장)와 관련 부서의 합의 및 협조를 기본으로 만듭니다. 이것을 품의(상사에게 논의함)라고 합니다. 이 외에도 업무 협조나 각종 신청 및 허가서도 전자결재를 이용하게 됩니다.

여기에 팀룸(예: 카페, 커뮤니티, 그룹 등 비공식적 팀룸을 만들어 일정 및 자료 공유)이 덧붙여지면, 비로소 그룹웨어는 ‘협업과 소통을 위한 툴’로서 완전한 모습을 갖추게 되는 것입니다.

사실, 팀룸의 개념도 모호해 일정 부분은 게시판의 한 유형에 속한다고도 볼 수 있을 것 같습니다. 왜냐하면 팀룸의 경우 어떤 방식으로 사용하느냐에 따라, 게시판형(쌍방향/공개적/비동시적/불특정참여자 -> 공식적인 소통과 협업)으로, 혹은 메신저형(쌍방향/비공개적/동시적/특정참여자 -> 형식이 없는 소통과 협업)으로 분류될 수 있기 때문입니다.