신규 입사자 10명의 근로계약서를 출력하고 우편으로 발송한 후, 서명을 받아 회수하기까지 일주일이 소요됩니다. 그 사이 계약서를 분실하거나 서명이 누락되는 경우도 생기죠. 계약서를 다시 발송하느라 입사 처리가 지연되면 신입 직원도, HR 담당자도 모두 곤란해집니다. 매번 동일한 문서 양식을 찾거나, 계약서 확인 여부를 일일이 전화로 확인하는 업무를 중단하고 싶으실 것입니다.
전자계약은 이런 반복적인 업무 부담을 덜어주는 해결책입니다. 하지만 막상 도입하려니 법적 효력부터 보안 문제, 실무 적용 방법까지 궁금한 점이 한두 가지가 아닙니다. HR 담당자들이 가장 많이 질문하는 전자계약 관련 사항을 다섯 가지 카테고리로 정리하여 자세히 안내해 드립니다.
[법적 효력 및 요건] 전자계약도 종이 계약서만큼 유효할까요?
전자계약 도입을 고민하는 HR 담당자들이 가장 먼저 확인하는 부분이 바로 법적 효력입니다. 종이 없이 체결한 계약이 법적으로 인정받을 수 있는지, 어떤 조건을 갖춰야 하는지 살펴보겠습니다.
법적 효력 보장
전자계약은 종이 계약서와 동일한 법적 효력을 가집니다. 전자문서 및 전자거래 기본법과 전자서명법에 따라 전자적 형태로 작성된 계약서도 서면 계약과 같은 법적 지위를 인정받습니다. 근로계약서를 비롯한 인사 관련 계약을 전자계약으로 체결해도 법적으로 문제가 없다는 뜻이죠.
다만 계약 당사자 간의 명확한 동의가 필요합니다. 일방적으로 전자계약을 강제할 수 없으며, 직원이 전자계약 방식에 동의해야 진행할 수 있습니다. 이 부분은 실무에서 특히 주의해야 할 지점입니다.
필수 충족 요건
법적 효력을 인정받는다는 사실을 확인했다면, 이제 구체적으로 어떤 요건을 갖춰야 하는지 알아볼 차례입니다. 전자계약이 법적 효력을 인정받으려면 몇 가지 요건을 충족해야 합니다. 먼저 계약 내용이 정확하고 명확해야 하며, 본인 인증 절차가 제대로 이행되어야 합니다. 또한 계약 당사자 간의 합의가 명확히 기록되어 있어야 하죠.
전자서명은 이러한 요건을 충족하는 핵심 요소입니다. 법적으로 유효한 전자서명이 포함된 계약서는 종이 계약서에 날인한 것과 같은 효력을 갖습니다. 따라서 전자계약 시스템을 선택할 때는 적법한 전자서명 기능을 제공하는지 반드시 확인해야 합니다.
근로계약서 작성
많은 HR 담당자들이 근로계약서를 전자계약으로 작성해도 되는지 문의합니다. 결론부터 말씀드리면 가능합니다. 근로기준법에서 요구하는 계약서 교부 의무는 전자문서로도 이행할 수 있습니다.
전자계약으로 근로계약서를 작성하면 계약서 보관도 체계적으로 관리할 수 있습니다. 종이 문서를 보관하는 번거로움 없이 필요할 때 언제든 조회하고 출력할 수 있어 실무 효율성이 높아집니다.
이런 상황이라면 전자계약이 필수입니다
- 지점이나 재택근무자가 많아 계약서 수령에 시간이 소요되는 경우
- 계약 체결 현황을 실시간으로 파악해야 하는 경우
- 계약서 분실이나 서명 누락으로 재발송하는 일이 잦은 경우
[보안 및 데이터 보호] 민감한 인사 정보를 안전하게 다룰 수 있을까요?
법적 효력이 보장된다는 사실을 확인했다면, 이제 실무에서 가장 중요한 보안 문제를 살펴봐야 합니다. 인사 계약서에는 개인정보와 급여 정보 같은 민감한 내용이 담기기 때문에 보안은 결코 소홀히 할 수 없는 영역입니다.
보안 기술 적용
전자계약 시스템은 다양한 보안 기술을 적용하여 데이터 유출이나 위변조 위험을 최소화합니다. 암호화 기술을 통해 계약 내용이 전송 과정에서 노출되지 않도록 보호하며, 문서의 무결성을 검증하는 장치도 갖추고 있습니다.
특히 인사 관련 계약서에는 개인정보와 급여 정보 등 민감한 내용이 포함되는 경우가 많습니다. 이런 정보를 안전하게 다루려면 신뢰할 수 있는 전자계약 시스템을 선택하는 것이 중요합니다.
공인 인증 획득
기술적인 보안 장치도 중요하지만, 객관적으로 검증된 시스템인지 확인하는 것도 필요합니다. 전자계약 시스템의 보안 수준을 판단할 때는 공신력 있는 인증을 획득했는지 확인하는 것이 좋습니다. 예를 들어 하이웍스는 정보보호관리체계 ISMS 인증과 클라우드 서비스 보안인증 CSAP을 획득하여 체계적인 보안 관리 능력을 검증받았습니다.
이러한 인증은 단순히 보안 기술만 평가하는 것이 아닙니다. 데이터 관리 절차, 접근 통제 정책, 장애 대응 체계 등 전반적인 보안 관리 수준을 종합적으로 심사한 결과입니다.
실무 주의사항
시스템의 보안 수준이 높더라도 실무에서 제대로 활용하지 못하면 문제가 발생할 수 있습니다. 전자계약을 사용할 때 보안을 유지하려면 몇 가지 실무적인 주의사항도 필요합니다. 본인 인증 절차를 철저히 이행해야 하며, 계약 내용의 정확성을 반드시 검토해야 합니다.
또한 계약서 접근 권한을 적절히 관리하는 것도 중요합니다. 관계자만 열람할 수 있도록 권한을 설정하고, 계약 진행 과정을 투명하게 기록하여 사후에도 확인할 수 있도록 관리해야 합니다.
보안 체크리스트
- ISMS, CSAP 등 공인 보안 인증 획득 여부
- 데이터 암호화 및 접근 통제 기능 제공 여부
- 계약 진행 과정의 투명한 기록 보관 여부
- 안정적인 데이터센터 인프라 보유 여부
[서명 및 공증 절차] 전자계약은 어떤 방식으로 진행되나요?
법적 요건과 보안을 확인했다면, 실제로 계약이 어떻게 체결되는지 구체적인 절차를 알아봐야 합니다. 전자계약에서 사용하는 서명 방식과 필요에 따라 진행하는 공증 절차를 살펴보겠습니다.
전자서명 방식
전자계약에서 사용하는 서명 방식은 여러 가지가 있습니다. 전자서명과 전자도장이 대표적이며, 모두 법적 효력을 인정받습니다. 전자서명은 디지털 인증을 통해 본인 확인과 서명을 동시에 처리하는 방식이고, 전자도장은 기존 도장을 전자적으로 구현한 형태입니다.
어떤 방식을 선택하든 중요한 것은 본인 확인 절차가 제대로 이루어지는지입니다. 서명하는 사람이 실제 계약 당사자임을 확인할 수 있는 장치가 마련되어 있어야 계약의 법적 효력이 보장됩니다.
공증 절차
일반적인 근로계약서나 비밀유지서약서는 공증 없이도 법적 효력을 갖습니다. 하지만 특정 계약이나 상황에서는 공증이 필요할 수 있습니다.
전자계약서의 공증은 공증인이 계약 내용을 확인하고 법적 효력을 부여하는 절차입니다. 공증이 필요한 계약인지는 계약의 성격과 회사 규정에 따라 달라지므로, 법무 담당자와 사전에 협의하는 것이 좋습니다.
[도입 시 고려사항] 우리 회사에 맞는 전자계약 시스템, 어떻게 고를까요?
전자계약의 개념과 절차를 이해했다면, 이제 실제로 시스템을 선택할 차례입니다. 시중에는 다양한 전자계약 솔루션이 있는데, 어떤 기준으로 선택해야 우리 회사에 가장 적합한 시스템을 찾을 수 있을까요?
보안성 검증
전자계약 시스템을 도입할 때 가장 먼저 점검해야 할 부분은 보안성입니다. 앞서 설명한 것처럼 ISMS나 CSAP 같은 공인 보안 인증을 획득한 서비스인지 확인하고, 데이터 암호화와 접근 통제 기능이 제대로 갖춰져 있는지 살펴봐야 합니다.
또한 서비스 제공사의 데이터센터 운영 수준도 중요한 고려 요소입니다. 안정적인 인프라를 갖추고 있어야 계약 업무가 중단 없이 진행될 수 있습니다.
사용자 편의성
보안도 중요하지만, 실무에서 실제로 사용할 직원들의 편의성도 함께 고려해야 합니다. 아무리 기능이 좋아도 사용하기 어려우면 실무에 정착하기 힘듭니다. 직원들이 쉽게 이해하고 사용할 수 있는 인터페이스를 제공하는지, 모바일에서도 불편함 없이 계약서를 확인하고 서명할 수 있는지 확인해야 합니다. 한 번의 클릭으로 여러 명에게 계약서를 발송할 수 있어, 신규 입사자가 많은 시기에도 효율적으로 대응할 수 있죠.
법적 요건 준수
마지막으로 시스템이 법적 요건을 충족하는지도 반드시 확인해야 합니다. 적법한 전자서명 기능을 제공하는지, 계약서 보관 기간을 준수할 수 있는지, 필요 시 종이 문서로 출력할 수 있는지 등을 체크하세요.
또한 향후 법규가 변경되었을 때 시스템이 자동으로 업데이트되는지도 중요한 고려사항입니다. 클라우드 기반 서비스는 이런 부분에서 장점이 있습니다.
전자계약 시스템 선택 체크리스트
- 공인 보안 인증 획득 여부 (ISMS, CSAP 등)
- 모바일 접근 및 서명 가능 여부
- 인사 시스템 연동 기능 제공 여부
- 계약서 양식 제공 및 커스터마이징 가능 여부
- 계약 진행 현황 실시간 확인 기능
- 자동 업데이트 및 법규 대응 체계
[실무 활용 및 장점] 전자계약으로 업무가 어떻게 달라질까요?
전자계약을 도입하기로 결정했다면, 실제로 어떤 장점을 누릴 수 있는지 구체적으로 알아볼 필요가 있습니다. 단순히 종이를 줄이는 수준을 넘어 HR 업무 전반에 어떤 변화가 생기는지 살펴보겠습니다.
업무 효율 향상
전자계약의 가장 큰 장점은 업무 효율성 향상입니다. 종이 계약서를 출력하고 우편으로 발송하는 과정이 생략되며, 직원이 멀리 떨어진 곳에 있어도 즉시 계약을 체결할 수 있습니다.
특히 여러 명의 직원과 동시에 계약을 진행해야 할 때 그 효과가 두드러집니다. 하이웍스 전자계약은 한 번의 클릭으로 계약서를 여러 명에게 발송할 수 있어, 신규 입사자가 많은 시기에 유용하게 활용할 수 있습니다.
체계적 문서 관리
업무 효율이 높아지는 것과 더불어 문서 관리 방식도 크게 개선됩니다. 종이 계약서는 보관 공간이 필요하고, 필요한 문서를 찾는 데도 시간이 걸립니다. 전자계약을 사용하면 모든 계약서가 체계적으로 정리되어 필요할 때 즉시 조회할 수 있습니다.
계약 종류별, 직원별, 계약 진행 상태별로 분류하여 관리할 수 있으며, 계약 체결 현황을 실시간으로 확인할 수 있습니다. 누가 계약서를 확인했는지, 누가 아직 서명하지 않았는지 한눈에 파악할 수 있어 업무 진행 상황을 투명하게 관리할 수 있습니다.
계약서 양식 제공
전자계약 시스템에서는 근로계약서, 비밀유지서약서, 인수인계 확인서 등 다양한 계약서 양식을 제공하는 경우가 많습니다. 하이웍스는 이러한 양식을 기본으로 제공하며, 회사 상황에 맞게 수정하여 사용할 수 있습니다.
처음부터 계약서 양식을 만들 필요 없이 샘플을 활용하면 시간을 절약할 수 있습니다. 회사 규정에 따라 계약 서식을 커스터마이즈하여 표준화된 계약서를 관리할 수 있습니다.
HR 담당자가 궁금해하는 전자계약 실무 질문
전자계약 도입을 검토하면서 HR 담당자들이 추가로 궁금해하는 내용들을 정리했습니다.
Q. 비용은 얼마나 드나요?
하이웍스 전자계약은 건당 과금 방식입니다. 최초 10건은 무료로 제공되며, 이후에는 하이웍스 포인트를 충전하여 사용합니다. 필요한 만큼만 사용할 수 있어 비용 부담이 적습니다.
Q. 기존 종이 계약서는 어떻게 하나요?
전자계약 시스템 도입 후에도 기존 종이 계약서는 그대로 보관하시면 됩니다. 신규 계약부터 전자계약으로 전환하면서 점진적으로 디지털화하는 방식을 권장합니다. 필요시 과거 계약서를 스캔하여 시스템에 업로드할 수도 있습니다.
Q. 직원들이 사용법을 모르면 어떡하죠?
하이웍스 전자계약은 직관적인 인터페이스로 설계되어 별도의 교육 없이도 쉽게 사용할 수 있습니다. 직원은 이메일로 받은 계약서 링크를 클릭하여 내용을 확인하고 서명하면 됩니다. 모바일에서도 동일하게 진행할 수 있어 편리합니다.
Q. 도입 기간은 얼마나 걸리나요?
하이웍스는 클라우드 기반 서비스라 별도의 설치 과정이 필요 없습니다. 계정을 생성하고 인사 정보를 등록하면 즉시 사용할 수 있습니다. 회사 맞춤 계약서 양식을 준비하는 시간까지 포함해도 짧은 기간 내에 도입할 수 있습니다.
Q. 전자결재와 연동이 되나요?
네, 하이웍스 전자계약은 그룹웨어의 전자결재 시스템과 연동됩니다. 계약 진행 시 필요한 내부 결재를 전자결재로 처리할 수 있어, 계약 업무가 더욱 체계적으로 관리됩니다.
Q. 계약서를 분실하면 어떡하죠?
전자계약은 시스템에 자동으로 보관되므로 분실 위험이 없습니다. 필요할 때 언제든 조회하여 다운로드하거나 인쇄할 수 있습니다. 계약 체결 이력도 모두 기록되어 사후 확인이 가능합니다.
하이웍스로 시작하는 스마트한 인사 계약 관리
하이웍스는 국내 그룹웨어 시장점유율 1위 서비스로, 가비아가 제공하는 클라우드 기반 협업 플랫폼입니다. 전자계약 기능은 단순히 계약서만 관리하는 것이 아니라, 그룹웨어의 인사근무 시스템과 완전히 통합되어 운영됩니다.
하이웍스 전자계약의 핵심 강점
또한, 그룹웨어 내에서 통합 관리가 가능합니다. 다른 전자계약 솔루션은 별도 시스템으로 운영되는 반면, 하이웍스는 전자결재, 근무관리, 급여관리와 함께 단일 플랫폼에서 관리할 수 있습니다. 직원 채용부터 퇴사까지 모든 인사 프로세스를 한곳에서 처리함으로써 업무 효율을 향상시킬 수 있습니다.
뿐만 아니라 검증된 보안 체계 역시 중요한 포인트인데요. 정보보호관리체계(ISMS) 인증과 클라우드 서비스 보안인증(CSAP)을 획득하여 높은 수준의 보안 관리 역량을 인정받았습니다. 지속적인 개선 및 자동 업데이트를 통해 안정적인 서비스를 제공하고 있습니다.
지금 바로 시작하세요
하이웍스 전자계약은 최초 10건을 무료로 제공합니다. 부담 없이 실제 근로계약서나 비밀유지서약서를 작성해 보면서 전자계약의 편리함을 직접 경험해 보세요. 계약 진행 현황을 실시간으로 확인하고, 계약서가 체계적으로 보관되는 과정을 확인하실 수 있습니다.
전자계약 도입은 단순히 종이를 줄이는 것 이상의 의미를 갖습니다. HR 업무의 디지털 전환을 시작하는 첫걸음이며, 더 체계적이고 효율적인 인사 관리로 나아가는 과정입니다. 법적으로 보장되고 보안도 철저한 하이웍스 전자계약으로, 반복적인 계약 업무의 부담을 덜어보시기 바랍니다.
