스팸 메일: 똑똑~ 메일함 좀 들어갈게요 ╰(*°▽°*)╯💣
기업메일 관리자: 거절할게✋
스팸 메일을 통한 해킹, 간단한 기업메일 관리로도 방지할 수 있다는 거 아셨나요? 여러 번 왔던 스팸메일 주소를 차단 목록에 미리 추가한다면 직원들이 스팸 메일을 열어볼 확률 자체를 줄일 수 있겠죠. 간단하지만 업무 환경을 안전하게 만들어주는 설정입니다.
쌓여만 가는 스팸메일, 확인 없이 바로 삭제해도 될까?
스팸 메일이 온다는 것은 자신의 이메일 계정이 유출된 상황이라는 증거기기도하죠. 불쾌감은 물론 악용될 수도 있는 상태라는 점이 스팸 메일 수신자를 불안하게 합니다.
한국인터넷진흥원에 따르면 2021년 국내 이용자에게 유통된 스팸 메일은 총 2,504만 건인데요, 이렇게 많다 보니 일일이 모든 메일을 의심하기도 어렵습니다. 만약 모든 메일을 의심하면서 클릭한다면 업무의 효율이 떨어지겠죠.🤔
스팸 메일이란?
스팸 메일은 불특정 다수에게 일방적으로 전달되는 전자우편입니다. 발신자와 수신자가 아무런 관계가 없으며 원치 않게 스팸 메일을 받은 수신자는 메일을 읽고 처리하는데 많은 시간과 비용을 낭비하게 됩니다.
보통 스팸 메일은 열어보지 않고 바로 삭제하도록 권장됩니다. 하지만 가끔 ‘메일을 받지 못했다면 스팸 메일 함을 확인해보세요’라는 안내를 받을 때도 있다 보니 스팸 메일 함을 확인하지 않고 한 번에 지워버리기는 망설여지는데요. 또한 업무 메일만 보기에도 바빠 삭제하는 것을 뒤로 미루다 보면 어느새 차곡차곡 쌓인 스팸 메일들을 마주하게 됩니다.
이때 기업 메일 관리자는 구성원들이 스팸 메일에 시간을 낭비하지 않도록 스팸 메일을 차단해, 조직 전체의 업무 효율성을 높일 수 있습니다. 당연히 스팸 메일로 인한 해킹 위험도 줄일 수 있겠죠.
그렇다면 직원들의 업무 효율을 높이고 조직의 보안성을 향상하는
기업 메일 관리는 어떻게 할 수 있을까요?
기업 메일 관리로 우리 회사 업무 효율과 보안 높이기
하이웍스 보안메일에서는 사내에 수송신되는 메일을 모니터링할 수 있는데요, 보안과 스팸 메일 문제로 인해 회사의 업무가 지연되지 않도록 관리해보세요.
▶ 메일 이용 통계
메일 이용 통계 기능은 기간 또는 사용자별로 나눠서 볼 수 있는데요, 기준에 따라 받은 메일과 보낸 메일의 종류를 알 수 있습니다. 기간별로 봤을 때 만약 최근 스팸 메일 양이 급격하게 늘었다면 현재 사내 메일의 보안이 취약한 상태라고 볼 수 있겠습니다. 사용자별 기준으로 봤을 때 눈에 띄게 스팸 메일을 많이 받은 메일 계정이 있다면 특정 직원의 메일 보안이 취약한 상태인 걸 알 수 있겠죠!
구성원 한 명의 보안이 뚫리는 순간 사내 정보 모두가 해킹당할 수 있으니 주기적으로 확인해 기업 메일의 보안성을 높여보세요.
▶ 스팸 메일 관리
수신 허용/차단 탭에서 스팸 메일 주소를 관리하면 스팸 메일 자동 분류 기능의 정확도를 높일 수 있습니다. 협력사 메일이 매번 스팸 메일함으로 자동 분류돼 메일 커뮤니케이션에 불편을 느꼈다면 수신 허용에 협력사 메일 주소를 추가하세요. 반대로 매번 일반 메일함에 들어왔던 스팸 메일 주소들을 수신 차단에 추가한다면 스팸 메일 분류 작업에 뺏겼던 업무시간을 지킬 수 있겠죠.
스팸 메일 관리 탭에서는 스팸 처리된 메일을 조회할 수 있는데요, 사내로 수신되지 않은 스팸 메일을 확인해 혹시나 있을 수 있는 정보 누락을 방지합니다. 내용을 확인한 후 일반적인 업무 메일이라면 차단해제 버튼을 클릭해 메일을 복원해보세요. 반대로 수신 거부 등록도 가능합니다. 스팸 메일이라는 것이 확인됐다면 메일 수신 자체를 거부하는 환경을 설정해보세요.
▶ 삭제 메일 경로 확인 및 복원
📢: 메일 한 통에 배출되는 이산화탄소가 4g!
사무실에서 환경을 보호하는 방법은 메일 삭제입니다!
😎: 당장 사무실에서 환경보호 Go?! 메일 삭제함에 있던 것도 완전 삭제해!
…..
…..?
😱😱
뿌듯해하던 3초 뒤 등골이 오싹해지면서 지우면 안 되는 메일까지 삭제해버렸다는 직감이 왔다…
무언가에 홀린 듯이 메일을 완전 삭제하거나 스팸 메일을 지우다 업무 메일까지 삭제하는 실수는 종종 일어납니다. 그리고 이를 수습하는 것은 사내 메일 관리자이죠.
사내 메일 관리자라면 복구 문의를 받은 경험이 있으실 텐데요, 메일 서비스 공급 업체에 메일 복구를 요청했으나 불가능하다는 답변을 받아 난처했다면 주목해주세요! 하이웍스 보안메일에서는 클릭 한 번으로 사내 메일 관리자가 직접 복구할 수 있습니다.😎
삭제 메일 복원: 개인 메일 또는 공용메일에서 삭제된 메일을 조회하고 이를 복원할 수 있습니다. 완전 삭제 후 7일이 지난 삭제 메일은 조회할 수 없습니다.
삭제 메일 복원 기능을 통해 번거로웠던 업무 메일 복구 과정을 간단화할 수 있습니다. 삭제 메일로 인해 중단됐던 업무를 빠르게 정상화할 수 있겠죠.
또한 삭제한 경로도 확인할 수 있는데요, 만약 스스로 삭제한 적이 없는데도 메일이 완전히 삭제되어있다면 삭제를 진행한 IP와 사용자의 IP가 같은지 확인해보세요. 삭제한 경로에 다른 IP가 적혀있다면 외부에서 해킹해 메일을 삭제했다고 의심해볼 수 있습니다.
하이웍스 보안메일은 오피스 관리자를 위한 기능을 지원해 조직 전체의 업무 효율과 보안을 높이고 있습니다. 하이웍스와 메일 모니터링 업무를 쉽게 진행해보세요.
📧 하이웍스 보안메일 시리즈