많은 회사들이 커뮤니케이션을 업무의 핵심이자 기업 경쟁력이라고 생각합니다. 다양한 관계자들과 커뮤니케이션을 거치지 않고선 업무나 의사결정이 진행되지 않기 때문입니다. 그러므로 어떻게 하면 더 유연하게, 효율적으로 커뮤니케이션을 할 수 있는지는 기업들이 계속 풀어나가야 할 숙제입니다.
최근에는 커뮤니케이션을 도와주는 도구들이 많이 있습니다. 과거에는 대부분의 업무를 대면이나 전화통화로 해결했다면, 이제는 다양한 커뮤니케이션 채널을 이용해 더 원활하게 업무를 진행할 수 있습니다. 그러나 커뮤니케이션 채널이 다양해지면서 업무 상황별로 효과적인 커뮤니케이션 수단을 선택하는 것도 중요한 일이 되었는데요.
상황에 따라 메일을 주고받는 것보다 직접 얼굴을 보고 대화하는 것이 좋을 때가 있는 것처럼, TPO(Time, Place, Occasion)를 고려해 적절한 커뮤니케이션 채널을 선택해보세요.
이메일: 공식적인 양방향 소통의 표준
채널이 다양해졌다고 하지만, 메일은 여전히 표준 커뮤니케이션의 자리를 지키고 있습니다. 하이웍스 사용자 분석에서도 직장인들이 업무 커뮤니케이션 수단으로 ‘메일(42%)’을 가장 선호하는 것으로 나타났습니다. 메일은 사내 커뮤니케이션은 물론, 격식이 필요한 외부 커뮤니케이션에서도 가장 적절한 매체입니다.
하이웍스 공용메일처럼, 이제는 메일을 통해서도 협업이 가능해지면서 메일 활용률이 더욱 높아질 것으로 기대됩니다.
메일은 다음과 같은 경우에 사용합니다.
- 히스토리 관리가 중요한 업무
- 격식이 필요한 공식적인 업무
- 컨펌이 필요한 업무
쪽지: 다수를 대상으로 한 일방향 소통
이메일은 사내외에 광범위하게 사용되는 반면, 쪽지는 사내 임직원만을 대상으로 합니다. 쪽지의 특성은 메일함에 먼저 쌓이는 메일과 달리, 사용자가 보고 있는 화면에 즉각 내용이 표시된다는 것입니다. 따라서 쪽지는 다음과 같이 중요도가 높고 즉시 확인해야 하는 내용을 발송할 때 적절합니다.
- 사내 임직원 다수에게 공지를 할 때
- 즉각적인 안내 또는 조치가 필요할 때
- 회의 일정 등을 리마인드 할 때
메신저: 물리적 제약 없는 즉각적인 소통
메신저는 업무 상 사용 빈도가 가장 높은 커뮤니케이션 채널입니다. 대면하지 않고도 여러 사람과 물리적 제약 없이 소통이 가능하고, 실시간으로 파일 공유도 가능합니다. 때문에 본사와 지사 간 거리가 있는 경우나 외근/출장 중일 때도 유용합니다.
메신저는 다음과 같은 상황에서 사용합니다.
- 비교적 중요도가 낮고 즉각적인 협의가 필요한 업무
- 간단한 문의사항 및 내용 확인
- 가벼운 의사소통 등 비공식적인 대화
협업툴: 프로젝트 단위 협업
협업의 중요성이 커지면서 팀 또는 프로젝트 단위의 커뮤니케이션을 돕는 협업툴도 다양화되었습니다. 하이웍스의 경우 ‘그룹’을 통해 협업이 필요한 사람들과 커뮤니케이션을 진행합니다. 그룹에서는 작업물을 올리거나 댓글을 통해 의견을 남길 수 있습니다.
- 팀, 파트, TFT 등 단위가 작은 조직 내 협업
- 사내 동호회 등 교류와 친목
대면 회의: 중대한 의사결정 및 상세한 협의
대면 회의는 비효율을 발생시키기 쉽지만 업무 진행을 위해서는 반드시 거쳐야 할 과정이기도 합니다. 특히 텍스트로만 봤을 때는 의도가 잘 전달되지 않거나 상호 간 입장 차가 있는 내용의 경우에는 오해의 소지를 줄이기 위해 회의가 필요합니다.
- 기획안에 대한 리뷰 등, 의도를 전달하는 것이 중요한 업무
- 텍스트로는 주고받기 어려운 상세한 협의가 필요한 업무
- 중요하거나 민감한 사안에 대한 조율이 필요한 경우
단, 대면 회의는 적절한 순간에 최소한으로만 진행해야 한다는 것을 기억하세요.
하이웍스는 이메일, 쪽지, 메신저, 협업툴(그룹)을 모두 제공하는 그룹웨어입니다. 하이웍스에서 적절한 채널을 활용해 커뮤니케이션을 시작해보세요.
