💡 3줄 요약
1. 기업마다 해결해야 할 업무 문제가 다르므로 솔루션 도입 목적을 먼저 명확히 해야 합니다.
2. 솔루션의 도입 사례를 비교할 때는 업종이나 규모보다 실무 문제와 해결 방식을 살펴보세요.
3. 업무 통합은 ‘그룹웨어’, 생산성은 ‘AI채팅’, 사내 데이터는 ‘기업 전용 AI’로 해결하세요.
“결재 절차가 복잡하고 업무 자료가 여러 곳에 흩어져 있어요.” 😩
“직원들이 같은 질문을 반복하고, 필요한 문서를 찾는 데 시간이 너무 오래 걸려요.” 😵💫
“AI를 업무에 활용하고 싶지만, 어디서부터 시작해야 할지 모르겠어요.” 🤔
기업마다 업무 환경이 다른 만큼, 해결하고자 하는 문제도 제각각입니다. 같은 그룹웨어와 AI를 도입하더라도 기업의 규모와 업무 특성에 따라 필요한 기능과 활용 방식은 달라질 수 있습니다. 그렇다면 우리 회사의 업무 고민에는 어떤 솔루션이 적합할까요? 이번 글에서는 그룹웨어부터 AI채팅, 기업 전용 AI까지 각 솔루션의 주요 활용 방식을 살펴보고, 8개 기업의 실제 도입 사례를 확인할 수 있는 사례집도 함께 소개합니다.
도입 사례는 업종보다 ‘해결할 문제’부터 살펴보세요
기업마다 업무 환경과 필요한 기능이 다른 만큼, 단순히 같은 업종의 사례를 참고하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 우리 회사와 비슷한 고민을 가진 기업이 어떤 방식으로 문제를 해결했는지 살펴보면, 적합한 솔루션을 찾는 데 도움이 됩니다.
| 업무 고민 | 솔루션 |
|---|---|
| 메일과 결재가 분리되어 업무 자료가 흩어져 있습니다. | 그룹웨어 |
| 사내 규정 문의가 반복되고 자료 검색이 어렵습니다. | AI채팅 |
| 문서가 많아 검색이 어렵고 자체 AI가 필요합니다. | 기업 전용 AI |
그렇다면 각 솔루션은 실제 업무에서 어떤 문제를 해결하는 데 도움이 될까요? 그룹웨어부터 AI채팅, 기업 전용 AI까지 주요 활용 방식을 살펴보겠습니다.
1. 그룹웨어: 흩어진 업무를 하나로 연결하기
회사 규모가 커지고 업무가 복잡해질수록 메일, 결재, 일정, 근무관리 등 여러 업무를 체계적으로 관리하는 것이 중요해집니다. 하지만 각각 다른 시스템을 사용하면 자료가 분산되고, 업무 진행 상황이나 이전 기록을 확인하는 데 어려움이 생길 수 있습니다.
이러한 문제를 해결하는 방법 중 하나가 ‘그룹웨어’입니다. 그룹웨어는 기업메일, 전자결재, 메신저, 일정, 근무관리 등 다양한 업무 기능을 하나의 플랫폼에서 이용할 수 있도록 지원하는 협업 솔루션입니다. 여러 업무 기능을 하나로 연결하면 각각의 시스템을 오가며 처리하던 업무를 더욱 효율적으로 관리할 수 있습니다. 예를 들어 기업메일로 공식적인 소통 체계를 마련하고, 전자결재로 승인 과정과 처리 이력을 관리할 수 있습니다. 또한 메신저와 공용메일을 통해 부서 간 소통과 인수인계도 원활하게 진행할 수 있습니다.
대표적으로 ‘하이웍스’는 무제한 용량의 기업메일을 제공하고, 다양한 업무 기능을 하나의 플랫폼에서 이용할 수 있는 클라우드 그룹웨어입니다. 휴가 신청부터 결재 승인, 근태 기록 반영까지 자동으로 연결해 반복적인 관리 업무를 줄이고, 암호메일과 접속 IP 통제 등 다양한 보안 기능으로 기업의 중요 정보를 보호할 수 있습니다.
💡 이런 기업에 도움이 됩니다.
- 메일과 결재 등 업무 시스템이 분리된 기업
- 반복적인 시스템 관리와 유지보수에 부담을 느끼는 기업
- 부서 간 소통과 업무 이력 관리가 필요한 기업
2. AI채팅: 반복 업무를 줄이고 필요한 정보를 빠르게 찾기
회사 규모가 커지고 업무 자료가 많아질수록 필요한 정보를 찾는 데 어려움이 생길 수 있습니다. 특히 사내 규정이나 업무 절차에 대한 문의가 반복되면 직원들은 답변을 기다려야 하고, 담당자는 같은 질문에 여러 번 대응해야 하는 부담이 생깁니다.
이러한 문제를 해결하는 방법 중 하나가 ‘AI채팅’입니다. AI채팅은 인공지능을 활용해 사용자의 질문에 답변하고, 문서 작성이나 정보 검색 등 다양한 업무를 지원하는 솔루션입니다. 특히 사내 자료를 연계할 수 있는 AI채팅이라면 직원들이 담당자에게 직접 문의하지 않고도 필요한 정보를 확인할 수 있습니다. 대표적으로 ‘하이웍스 AI채팅’은 사내 규정이나 업무 자료를 등록해 해당 내용을 바탕으로 질문에 답변하는 기능을 제공합니다. 예를 들어 인사 규정이나 휴가 사용 기준을 질문하면 등록된 자료를 바탕으로 필요한 정보를 확인할 수 있습니다. 이를 통해 직원들은 반복적인 작업에 드는 시간을 줄이고 업무 생산성을 높일 수 있습니다.
💡 이런 기업에 도움이 됩니다.
- 사내 규정이나 업무 절차에 대한 문의가 반복되는 기업
- 필요한 문서와 정보를 찾는 데 시간이 오래 걸리는 기업
- AI를 활용해 문서 작성과 반복 업무의 효율을 높이고 싶은 기업
3. 기업 전용 AI: 방대한 사내 데이터를 업무 자산으로 활용하기
기업에는 수년간 축적된 업무 문서와 기술 자료, 프로젝트 기록 등 다양한 데이터가 쌓여 있습니다. 하지만 자료가 많다고 해서 필요한 정보를 쉽게 활용할 수 있는 것은 아닙니다. 특히 문서가 여러 시스템에 분산되어 있거나 데이터의 양이 방대하다면 원하는 정보를 찾는 데 오랜 시간이 걸릴 수 있습니다.
이러한 문제를 해결하는 방법 중 하나가 ‘기업 전용 AI’입니다. 기업 전용 AI는 기업이 보유한 내부 데이터와 업무 환경에 맞춰 구축하는 맞춤형 인공지능 솔루션입니다. 기존 문서와 지식 자산을 AI와 연결해 필요한 정보를 검색하고, 업무에 활용할 수 있도록 지원합니다.
특히 금융, 의료 등 민감한 정보를 다루거나 외부 AI 서비스 사용에 제약이 있는 기업이라면 보안 요건을 고려한 기업 전용 AI 도입을 검토해 볼 수 있습니다. 기업의 내부망과 데이터 관리 정책에 맞춰 AI 환경을 구성할 수 있기 때문입니다. 이처럼 기업 전용 AI는 방대한 사내 데이터를 효율적으로 활용하고, 정보 보안과 업무 생산성을 함께 고려해야 하는 기업에 도움이 될 수 있습니다.
💡 이런 기업에 도움이 됩니다.
- 방대한 기술 문서와 업무 자료를 보유한 기업
- 축적된 사내 데이터를 검색하고 활용하는 데 어려움을 겪는 기업
- 정보 보안이나 내부망 운영 요건이 까다로운 기업
지금, 우리 회사에 필요한 솔루션은 무엇일까요?
여기까지 그룹웨어, AI채팅, 기업 전용 AI의 주요 특징과 활용 방식을 살펴봤습니다. 세 가지 솔루션은 각각의 역할이 다르지만, 기업의 업무 환경과 필요에 따라 함께 활용할 수도 있습니다. 예를 들어 그룹웨어로 기본적인 업무 환경을 구축하고, AI채팅으로 일상적인 업무의 생산성을 높일 수 있습니다. 더 나아가 방대한 내부 데이터를 보유하고 있거나 별도의 보안 환경이 필요한 경우에는 기업 전용 AI를 활용하는 방법도 고려할 수 있습니다.
그렇다면 실제 도입을 검토할 때는 어떤 부분을 확인해야 할까요? 새로운 솔루션을 도입하기 전에는 다음 세 가지를 점검해 보는 것이 좋습니다.
1) 현재 업무에서 가장 불편한 점은 무엇인가요?
솔루션을 선택하기 전에는 현재 업무에서 가장 많은 시간과 비용이 발생하는 부분을 먼저 살펴보세요. 결재 처리에 시간이 오래 걸리는지, 반복적인 문의가 많은지, 필요한 자료를 찾기 어려운지에 따라 우선적으로 검토할 기능이 달라집니다.
2) 기존 시스템과 업무 자료를 어떻게 활용할 수 있나요?
이미 사용 중인 그룹웨어나 업무 시스템이 있다면 기존 자료를 새로운 환경에서도 활용할 수 있는지 확인해야 합니다. 데이터 이전이 필요한지, 현재 사용 중인 시스템과 연동할 수 있는지 등을 살펴보면 도입 후 발생할 수 있는 불편을 줄이는 데 도움이 됩니다.
3) 우리 회사의 운영 환경에 적합한가요?
기업의 규모와 업무 특성에 따라 필요한 관리 기능과 보안 요건은 달라집니다. 사용자별 접근 권한이나 내부 데이터 관리 기준을 확인하고, 필요하다면 클라우드 또는 기업 전용 환경 등 적합한 도입 방식을 검토하는 것이 좋습니다.
이러한 기준을 미리 정리해 두면 실제 도입 사례를 살펴볼 때도 우리 회사에 적용할 수 있는 부분을 더 구체적으로 파악할 수 있습니다.
실제 8개 기업은 업무 방식을 어떻게 바꿨을까?
‘하이웍스&AI 도입 사례집’에는 제조·유통·금융·의료 등 다양한 업종의 8개 기업이 경험한 업무 문제와 해결 과정이 담겨 있습니다. 각 기업이 솔루션을 선택한 이유부터 실제 활용 방법, 도입 후 달라진 업무 방식까지 살펴보며 우리 회사에 적용할 수 있는 업무 개선 아이디어를 얻어 보세요.
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이번 글에서는 그룹웨어, AI채팅, 기업 전용 AI의 주요 특징과 활용 방법부터 솔루션 도입 전 확인해야 할 사항까지 살펴보았습니다. 기업마다 업무 환경과 해결해야 할 과제는 다르지만, 중요한 것은 우리 회사에 필요한 기능을 파악하고 적합한 방식으로 활용하는 것입니다. ‘하이웍스 & AI 도입 사례집’을 통해 다양한 기업이 어떤 문제를 해결하고 업무 방식을 개선했는지 확인하며, 우리 회사에 맞는 업무 환경을 만들어 보세요.
