기업의 인사 관리 체계가 점점 복잡해지고 디지털 전환의 필요성이 높아지면서, 많은 조직이 기존 인사 시스템의 한계와 불편함을 경험하고 있습니다. 이런 변화 속에서 인사 시스템 전환은 더 나은 업무 효율성과 데이터 관리, 직원 만족도를 높이기 위한 중요한 선택이 되고 있습니다.
만약 인사시스템 전환을 결정했다면, 이제 실행에 옮기기 전 무엇이 필요한지 알아볼 차례입니다. 체크리스트를 꼼꼼히 확인하고 요구사항도 정리했지만, 막상 전환을 시작하려고 하면 어디서부터 손대야 할지 막막하게 느껴질 수 있습니다. 특히 기존 데이터를 어떻게 옮길지, 직원들이 새 시스템을 언제부터 사용할 수 있을지, 전환 기간 동안 업무에 공백이 생기지 않을지 등 현실적인 고민이 뒤따르죠.
하이웍스는 2003년부터 축적된 오랜 경험을 바탕으로 기업의 규모나 상황에 최적화된 두 가지 전환 방식을 제공하여, 다수의 기업이 그룹웨어와 인사 시스템을 성공적으로 전환할 수 있도록 지원해 왔습니다. 이 글에서는 하이웍스로 전환을 계획하는 기업들이 실제로 어떤 과정을 밟게 되는지, 각 단계에서 무엇을 준비해야 하는지 실질적인 관점으로 안내해드리겠습니다.
HR 시스템 전환 방식, 셀프 도입 vs 전문 지원
빠른 셀프 도입
직원 수가 적고 기존 시스템이 단순하다면 셀프 도입을 통해 빠르게 전환할 수 있습니다. 가비아닷컴에서 계정을 만들고 하이웍스 서비스를 구매한 뒤, 오피스를 개설하고 관리자 계정으로 조직도와 사용자 계정을 추가하면 기본 세팅이 금방 끝납니다.
셀프 도입의 가장 큰 장점은 복잡한 연동 과정 없이도 메일, 전자결재, 근무관리처럼 기본 기능을 바로 사용할 수 있다는 점입니다. 조직도 생성법, 계정 전달법 등 구체적인 가이드도 함께 제공되어, 별도의 IT 담당자가 없어도 무리 없이 진행하실 수 있습니다.
세팅 기술지원
직원 수가 10명 이상이거나 기존 시스템에서 옮겨야 할 데이터가 많다면 세팅 대행 서비스를 이용하는 것이 좋습니다. 하이웍스에서 직접 조직도 구성이나 이메일 계정 설정 등 초기 설치에 필요한 작업을 지원해줍니다.
특히 기존 메일 데이터를 안전하게 옮길 수 있도록 메일 이전 대행 서비스도 제공됩니다. 수년간 쌓인 메일 데이터를 직접 이전하려면 며칠이 걸릴 수 있지만, 전문가의 도움을 받으면 보다 안전하고 신속하게 진행할 수 있습니다.
CUSTOM 서비스를 통한 맞춤 전환
규모가 큰 기업이거나 ERP, 기존 인사 솔루션과 연동이 필요한 경우에는 CUSTOM 서비스를 통해 각 기업에 맞게 맞춤형 전환이 가능합니다. 전자결재 연동이나 인사 DB 연동, SSO 연동 등 각 회사의 특수한 요구까지 반영해줍니다.
예를 들어, 시몬스의 경우 오래 사용하던 그룹웨어를 하이웍스로 바꾸면서 ERP 데이터를 하이웍스 전자결재와 연동하고, 기존 인사 솔루션의 임직원 정보도 하이웍스에서 동일하게 사용할 수 있도록 맞춤 개발을 진행했습니다.
인사 시스템 전환 일정, 언제 시작하는 게 좋을까
피해야 할 시기
연말정산 시즌, 인사평가 기간, 결산 시즌처럼 HR 업무가 집중되는 시기는 피하는 것이 좋습니다. 새 시스템에 익숙하지 않은 상태에서 중요한 업무를 처리하면 실수가 발생할 수 있습니다.
회사의 성수기나 큰 프로젝트가 진행되는 기간도 전환 시기로 적합하지 않습니다. 직원들이 새 시스템을 배우고 적응하는 데 집중할 여유가 없기 때문입니다.
적절한 전환 시기
연초나 연말, 분기 시작 시점이 상대적으로 적절합니다. 새로운 시작과 함께 시스템도 바뀌면 직원들이 받아들이기 쉽습니다. 특히 신규 입사자가 많은 시기라면 기존 직원과 신입 직원이 함께 새 시스템을 배울 수 있어 효율적입니다.
최소 1개월 이상의 준비 기간을 확보하세요. 데이터 정리, 초기 설정, 테스트, 교육까지 생각보다 시간이 필요합니다. 급하게 진행하면 빠진 부분이 생기고, 전환 후 문제가 발생할 가능성이 높습니다.
HR 시스템 전환 후 설정 가이드
전환 방식을 정하고 일정까지 확정했다면, 이제 HR 시스템의 핵심 기능을 세팅해야 할 차례입니다. 여기서는 하이웍스를 기준으로 조직도, 근무제도, 전자결재 등 주요 기능을 하나씩 설정하면서 우리 회사만의 업무 방식을 시스템에 자연스럽게 녹여내는 방법을 알려드리겠습니다.
조직도 설계
HR 시스템의 모든 기능은 조직도를 중심으로 돌아갑니다. 관리자 계정으로 오피스에 들어가 본부, 팀, 파트 등 필요한 조직 단위를 만들고, 각 구성원의 소속과 직급을 입력하세요. 조직도가 완성되면 직원별로 접속 안내 메일을 보내 구성원을 초대하면 됩니다.
하이웍스는 겸직이나 프로젝트팀처럼 일반 조직과 다른 경우에도 별도 기능을 활용할 수 있어, 조직도를 불필요하게 복잡하게 만들지 않고도 유연하게 관리할 수 있습니다.
근무제도 설정
하이웍스는 기본 근무시간을 먼저 정하고, 시차출근제나 선택적 근로시간제처럼 회사 사정에 맞는 유연 근무제를 적용할 수 있습니다. 거점오피스나 재택근무를 운영한다면 근무지 등록으로 GPS 기반 출퇴근 체크도 가능합니다.
연차의 경우 사규에 맞춰 자동으로 발생하게 설정할 수 있으며, 입사일 기준으로 휴가가 자동 생성되고, 시간 단위 휴가도 쓸 수 있습니다. 휴가는 전자결재와 연결되어 승인될 때마다 잔여 일수가 알아서 차감됩니다.
전자결재 양식 준비
하이웍스에서 제공하는 기본 양식 중 실제 사용할 서식만 골라 활성화하세요. 회사 실정에 맞는 맞춤 양식이 필요하다면 결재 종류, 보존 기간, 보안 등급 등도 직접 설정해 만들 수 있습니다. 양식별로 결재선을 미리 지정해두면 직원들이 일일이 결재선을 고민할 필요 없이 쉽게 사용할 수 있습니다.
기존 시스템과의 연동
HR 시스템에 ERP나 다른 솔루션과 연결이 필요하다면 맞춤 개발 서비스를 이용할 수 있습니다. 단순 연결을 넘어, 실제 업무 흐름에 맞춰 각 서비스가 자연스럽게 연동되도록 지원합니다. 연동 범위나 일정, 비용 등은 전문 상담을 통해 구체적으로 조율하세요.
직원 교육
아무리 잘 만들어진 HR 시스템으로 마이그레이션했더라도, 실사용자인 직원들이 만족하지 못한다면 아무런 의미가 없겠죠. 직원들이 잘 사용하고 있는지 확인하기 위해서는 직원들이 직접 출퇴근 체크나 휴가 신청을 해보면서 익힐 수 있도록 하는 것이 중요합니다.
하이웍스는 웹·모바일 가이드와 관리자 매뉴얼 등 온보딩 자료를 활용해 부서별로 실습 중심 교육을 진행합니다. 특히 전환 초창기에 중요한 온보딩을 위해 헬프센터나 실시간 채팅, 이메일 등 다양한 지원 채널을 적극적으로 운영하고 있습니다.
HR 시스템 전환 완료 후 확인할 것들
시스템 전환이 끝났다고 해서 모든 것이 해결된 것은 아닙니다. 실제 업무에서 시스템이 제대로 작동하는지, 그리고 추가로 개선할 부분이 없는지도 꾸준히 살펴봐야 합니다.
먼저 데이터 정합성도 꼼꼼히 확인해야 합니다. 근태 데이터가 정확하게 집계되는지, 연차가 제대로 차감되는지, 급여 계산에 필요한 정보가 빠짐없이 연동되는지 하나씩 점검해 보세요. 특히 급여처럼 오차가 나면 안 되는 데이터는 기존 시스템과 결과를 비교해서 검증하는 것이 안전합니다.
또한 사용자들의 의견을 자주 들어보는 것도 중요합니다. 직원들이 시스템을 잘 사용하는지, 불편한 점은 없는지 정기적으로 확인하세요. 비슷한 불편이 계속 나온다면 설정을 바꾸거나 추가 안내를 해주는 것이 좋겠죠.
HR 시스템 전환, 실패 없이 시작하세요
인사시스템을 바꾸는 데는 준비도 중요하지만, 실제로 실행에 옮기는 과정 역시 그만큼 중요합니다. 하이웍스는 기업의 상황에 맞춰 셀프 도입부터 전문 지원까지 다양한 방법을 제안합니다. 전환 과정에서 생길 수 있는 문제를 줄이고, 새로운 시스템이 회사에 빠르게 자리잡을 수 있도록 도와줍니다. 만약 지금 인사시스템 전환을 고민 중이라면, 하이웍스 도입 상담을 받아 우리 회사에 가장 적합한 방법을 찾아보세요.
