50명 규모의 제조업체에서 인사 업무를 맡고 계신가요? 직원이 늘어나면서 연차 계산이나 출퇴근 관리 등 챙겨야 할 일이 점점 많아졌을 것입니다. 특히 제조업의 경우, 현장 직원과 사무직 직원의 근무 형태가 다를뿐더러 교대 근무나 현장 출퇴근 등을 관리해야 하는 일도 생기곤 하죠. 이런 여러 가지 상황에서 인사팀 인원까지 적으면 근무관리 업무가 더 큰 부담으로 다가올 수 있습니다.
이 글에서는 실제로 서울서부근로자건강센터에서 수기로 하던 업무를 근무관리 서비스로 완전히 바꾼 사례를 바탕으로, 적은 인원으로도 직원들의 근태를 정확하게 관리할 수 있었던 구체적인 방법들을 소개하려고 합니다.
적은 인사팀으로 큰 조직을 관리할 때, 가장 먼저 마주치는 벽
조직이 커지면 인사 담당자가 제일 먼저 부담을 느끼는 부분이 바로 근무관리 업무입니다. 직원 수가 늘어나면 챙겨야 할 근태 데이터도 눈에 띄게 많아지죠. 문제는, 이런 작업이 여전히 수기로 처리되거나 엑셀로 관리되는 경우가 적지 않다는 점입니다.
특히 몇 가지 상황에서 업무 부담이 한층 커집니다. 예를 들어, 입사일이 제각각인 직원들의 연차를 하나하나 계산해야 하고, 시간 단위로 쪼개서 쓴 휴가까지 정리하려면 적지 않은 시간이 들죠. 연차 촉진 기간이 되면 잔여 연차를 확인하고 사용 계획을 확인하는 과정이 반복되는데, 이 과정도 인사 담당자에게는 꽤 큰 짐이 됩니다.
근무 형태가 다양한 제조업체라면 상황이 더 복잡해집니다. 사무직 직원은 정해진 출퇴근을 하고, 현장직 직원은 교대 근무나 시차 출퇴근을 하는 등, 각자 다른 근무 시간표를 따로따로 챙겨야 하죠. 여기에 연장 근무나 휴일 근무까지 겹치면 관리해야 할 항목이 훨씬 많아져서, 자칫 실수가 생기기 쉽습니다.
주 52시간 근무제 역시 간과할 수 없습니다. 직원별 누적 근무 시간을 계속 확인하고, 초과 근무가 생기지 않게 미리 조치해야 하죠. 하지만 이 모든 걸 수기로 확인하다 보면 놓치기 쉽고, 이런 실수는 자칫 법적인 문제로 이어질 수도 있습니다.
하이웍스, 국내 1위 클라우드 그룹웨어
하이웍스는 국내 그룹웨어 시장점유율 1위를 기록하고 있는 클라우드 기반 업무 플랫폼입니다. 가비아에서 운영하며 2003년 웹메일 서비스로 시작해 현재는 기업 메일, 전자결재, 근무관리, 세금계산서 등 비즈니스 운영에 필요한 기능을 하나의 플랫폼에서 제공합니다.
지금도 다양한 산업군의 기업들이 하이웍스와 함께 업무 효율을 높이고 있습니다. 하이웍스의 근무관리 기능은 인사팀 인원이 적은 조직에서도 체계적인 근태 관리가 가능하도록 자동화 기능을 갖추고 있습니다.
서울서부근로자건강센터 사례로 보는 근무관리 자동화 효과
서울서부근로자건강센터는 하이웍스를 도입한 뒤, 근태관리와 관련된 수작업이 완전히 사라졌습니다. 경영지원팀의 인원이 적더라도, 이제는 직원들의 근태를 정확하게 관리할 수 있게 된 셈입니다.
이 사례가 주목받는 이유는 분명합니다. 반복적인 수작업을 근무관리 시스템이 대신해 주면서, 담당자는 좀 더 중요한 인사 업무에 집중할 수 있는 환경이 조성된 것이죠. 연차 계산이나 근태 집계, 전자결재까지 모두 시스템이 자동으로 처리하니, 작업 정확도도 자연스럽게 높아졌습니다.
특히 의미 있는 점은, 경영지원팀처럼 인력이 충분하지 않은 상황에서도 조직 전체의 근태를 체계적으로 관리할 수 있게 되었다는 것입니다. 이는 50명 안팎의 제조업체처럼 인사팀 규모가 작은 조직에도 큰 시사점을 줍니다.
하이웍스 근무관리로 1명이 50명 관리하는 방법
하이웍스 근무관리는 인사 담당자의 업무 부담을 줄이는 여러 자동화 기능을 제공합니다. 각 기능이 어떻게 연결되어 시너지 효과를 만드는지 살펴보겠습니다.
연월차 자동 생성으로 계산 걱정 끝
사내 규정에 따라 휴가 생성 기준을 한 번만 입력하면, 직원마다 입사일에 맞춰 휴가가 자동으로 만들어집니다. 각 직원의 입사일도 다르고, 근속 기간에 따라 연차도 제각각이지만, 시스템이 알아서 모두 계산해 주죠. 시간 단위 휴가 기능도 있어서, 반차나 반반차까지 세밀하게 관리할 수 있습니다.
전자결재 연동으로 근태 변동 자동 반영
휴가 신청, 연장 근무, 휴무일 근무 신청 등 모든 근태 관련 업무가 전자결재와 연동됩니다. 직원이 전자결재로 휴가를 신청하면, 승인과 동시에 근무관리 시스템에도 자연스럽게 반영됩니다. 수기로 근태 변동을 따로 입력하거나 확인할 필요가 없으니, 누락이나 실수 걱정도 사라집니다.
다양한 출퇴근 체크 방식으로 현장 맞춤 관리
제조업체에서는 사무실 직원과 현장 근무자의 출퇴근 환경이 크게 다릅니다. 하이웍스에서는 메신저, 웹, 근태관리 앱, 연동기기 등 여러 수단 중에서 알맞은 출퇴근 기록 방식을 선택할 수 있습니다. 예를 들어 사무 직원은 PC로, 현장 직원은 GPS 기반 모바일 앱으로 출퇴근을 체크하는 식으로 유연하게 운영이 가능합니다.
주 52시간 근무제 준수를 위한 자동 알림
직원이 정해진 누적 근무 시간에 가까워지면, 시스템이 자동으로 알림을 보냅니다. 담당자가 일일이 근무 시간을 확인하지 않아도 되니, 법적 리스크를 미리 막을 수 있습니다.
또한, PC 자동 종료 기능도 실용적입니다. 퇴근 시간 직후나 일정 시간이 지나면, 직원 PC가 자동으로 꺼지도록 설정할 수 있어 불필요한 초과 근무를 줄일 수 있습니다. 필요한 직원에게는 예외 설정도 가능해, 유연하게 관리할 수 있습니다.
연차 촉진도 자동화로 간편하게
연차 촉진 시기가 가까워지면, 관리자는 자동으로 알림을 받습니다. 시스템이 각 직원의 잔여 연차를 계산해주고, 연차 촉진 안내 메일까지 손쉽게 보낼 수 있습니다. 직원들은 메일에서 바로 연차 사용 계획서를 전자결재로 제출할 수 있기 때문에, 연차 계획 수집도 한결 간단해집니다.
소규모 인사팀으로도 체계적인 근무관리가 가능합니다
직원 수가 50명 정도인 조직의 경우, 인사팀 인원이 많지 않은 경우가 대부분입니다. 그렇지만 적절한 근무관리 시스템만 도입하면, 소수의 인원으로도 전체 조직의 근태를 정확하고 효율적으로 챙길 수 있습니다.
예를 들어, 하이웍스 근무관리 시스템은 연차 자동 생성, 전자결재 연동, GPS 출퇴근 체크, 주 52시간 알림 등 인사 담당자가 수기로 반복 처리하던 업무들을 자동화합니다. 실제로 서울서부근로자건강센터처럼 수작업 없이도 근태를 관리하고, 경영지원팀 인원이 적어도 실수 없이 업무를 처리할 수 있는 환경이 만들어집니다.
무엇보다 중요한 것은, 이런 시스템 도입이 단순하게 업무 부담만 줄여주는 데 그치지 않는다는 점입니다. 인사 담당자가 잡무에서 벗어나, 더 중요한 전략 업무에 집중할 수 있는 여유를 갖게 해준다는 것이죠. 근무관리 자동화를 통해 조직 관리의 수준을 한층 높여보시길 권합니다.
