전자결재 시작하기: 문서 양식 관리 및 결재선 설정

앞서 진행했던 조직도 및 사용자 세팅은 하이웍스 오피스를 이용하는데 기본이 되면서, 전자결재 사용에 꼭 필요한 과정이기도 합니다.

전자결재에서 가장 중요한 것은 회사에 필요한 문서 양식을 만들어 사용하고, 각 조직에 최적화된 결재선을 거치도록 하는 것입니다.

[문서 양식 관리]

하이웍스 전자결재는 품의서, 지출결의서, 회의록 등 총 10가지 샘플 양식을 표/텍스트 형식으로 다양하게 제공하고 있습니다.

[관리자 설정 > 양식함 관리] 메뉴에서 여러분의 회사에 필요한 양식을 생성하고 관리할 수 있습니다.2

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[양식함 관리 > ‘양식명 클릭 > ‘양식 수정 클릭 > 결재 양식 설정 클릭 > step 1~2. 결재 포맷 및 결재자 지정]

예시로 샘플 양식에 있는 [품의서]를 가져와 양식을 수정해보았습니다.

1) 결재 양식 설정: 문서 종류에 맞는 결재 포맷(결재/신청/송신/회람)을 선택하고, 결재자를 미리 지정해놓습니다.

2) 최종 결재선: 레벨1~5까지 선택할 수 있고, 선택한 조직 등급의 조직장이 최종 결재자로, 그 하위 조직장들이 결재자로 자동 지정됩니다.
※ 여기서 레벨은 오피스 조직도 및 사용자 세팅 시 지정했던대로 적용됩니다.

3) 합의 및 참조: 직원 이름을 직접 입력하면 자동완성으로 바로 지정할 수 있습니다.

4) 해당 문서 양식에 대한 결재자 지정이 완료되었습니다.

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위와 같이 앞으로 품의서를 기안할 때마다 앞서 지정해놓은 결재/합의/참조자 결재선이 자동으로 세팅됩니다.

 

 

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