결재문서

전자결재 양식 직접 제작하기



결재 문서 양식의 추가/편집 기능은 전자결재를 이용하는 기업들의 가장 큰 요구 사항 가운데 하나입니다. 기존에 회사에서 사용하고 있던 종이문서 양식이나 타사 전자결재 양식이 있는 경우, 이를 새롭게 이전해온 전자결재에서도 그대로 사용하고 싶으실 텐데요. 전자결재 양식 편집이 어렵거나, 아예 지원하지 않는 업체들도 있어 불편을 겪는 기업들이 많습니다.

하이웍스는 국내에서 가장 많은 기업이 사용하고 있는 전자결재 서비스인만큼, 다양한 기본 제공 양식은 물론 양식 편집 기능과 맞춤 제작 서비스까지 제공하고 있습니다. 이번 포스팅에서는 하이웍스 전자결재에서 결재 문서 양식을 직접 제작하는 방법을 알아보겠습니다.

Step 1. DB 유닛 생성하기


하이웍스는 ‘DB 유닛’이라는 양식 편집 기능을 제공하고 있습니다. DB 유닛이란 인사정보(이름/사번/직급 등), 텍스트, 날짜, 숫자 등 DB 항목을 자유롭게 조합하여 결재 양식을 만드는 기능입니다.

그러면 지금부터 DB 유닛을 활용해 주 52시간 근무제 운영에 필요한 ‘연장근무 신청서’를 제작해보겠습니다.

전자결재양식


DB 유닛 생성 화면에는 입력 항목이 왼쪽에 보이는데요. 입력 항목을 하나씩 클릭하면 우측에 항목이 추가됩니다. ‘인사정보’를 추가하면 기본적으로 작성자 이름이 추가되는데, 이 내용을 다시 클릭하여 상세한 내용을 편집할 수 있습니다.


마찬가지 방법으로 날짜와 숫자, 텍스트 등을 넣어 연장근무 신청서의 DB 유닛을 완성합니다.

Step 2. 양식 생성하기


DB 유닛을 실제 사용하는 전자결재 문서 양식으로 등록하기 위해서는 ‘양식 생성’ 절차가 필요합니다. 양식 생성 페이지에서는 제작한 DB 유닛을 가져오는 것 외에도 양식명과 양식 규정, 결재선 등을 설정할 수 있습니다.


만들어둔 DB 유닛을 불러오려면 DB 유닛 사용 여부에 체크한 뒤 [설정]에서 DB 유닛을 가져올 수 있습니다.

이 다음 중요한 것은 인쇄 서식을 사용할지 결정하는 것인데요. 어떤 경우에는 전자결재로만 문서를 작성하고 보관하지만, 문서를 어딘가에 제출해야하는 경우에는 인쇄 서식을 설정할 필요가 있습니다.

제출용 인쇄 서식이 더 중요한 분들을 위해 조금 더 자세히 설명드리겠습니다. 인쇄서식은 입력 항목이 있는 경우 아래와 같이 표로 만드는 것이 가장 편리한데요. 표의 빈 칸에 입력될 DB 항목을 선택하면 자동으로 {{#이름}} 형태의 태그가 입력됩니다.


이렇게 생성한 양식을 저장하면 실제 문서 작성 시 아래와 같이 출력할 수 있습니다.


참고로 인쇄 서식은 출력할 때 결재선이나 문서 정보를 모두 포함할지, 본문만 출력할지 등을 선택할 수 있습니다.

Step. 3 문서 작성하기


마지막으로 등록한 전자결재 양식을 활용해 문서를 작성해보세요. 문서 종류에서 직접 생성한 양식을 확인할 수 있습니다.

양식을 선택하면 아래와 같이 내용이 나타납니다. 이제 연장근로를 신청하고 싶은 직원들은 전자결재에서 간단하게 신청서를 제출할 수 있겠죠?



만약 회사에 필요한 양식을 직접 제작하는 것이 여전히 어렵거나, 제작하려는 양식이 복잡한 내용이라면 전문가에게 양식 제작을 요청할 수도 있습니다.

이런 경우 하이웍스에서 제공하는 전자결재 양식 제작 대행 서비스를 이용해보세요.


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