하이웍스가 이야기하는 비즈니스 메일의 진화

최근 회사에 입사한 신입 직원들에게는 메일을 주고받는 것이 우편 봉투와 우체통만큼이나 낯설 수 있다. 텍스트보다 이모티콘 같은 비주얼 커뮤니케이션의 비중이 높아지는 요즘 같은 때, 텍스트로 빼곡히 써 내려가는 메일은 어쩐지 어색하고 불편하다. 메일은 시대에 뒤떨어진 의사소통 방법처럼 느껴진다.

그러나 비즈니스 커뮤니케이션에서 메일은 여전히 가장 중요한 부분을 차지한다.

가비아가 진행한 하이웍스 사용자 분석에 의하면 직장인들이 업무 커뮤니케이션과 의사결정에 가장 많이 활용하는 것은 메일(42%)로, 회의(26%)와 메신저(18%) 보다 높은 것으로 나타났다. 2018년 이메일 트래픽 또한 지난해에 비해 1.3배 증가했으며, 이메일 트래픽은 2010년부터 단 차례 감소도 없이 꾸준히 증가하는 추세다.

비즈니스 메일은 놀랍게도 ‘아직 성장 중’이다.

비즈니스 메일 시장은 아직 성장 중

업무 프로세스나 커뮤니케이션 변화에 다소 보수적인 우리나라에서만이 아니라, 비즈니스 메일 시장은 전 세계적으로 성장세다.

FMI(Future Market Insignts)가 조사한 비즈니스 메일 시장 조사에 따르면, 2015년에 집계된 전 세계 메일 사용자는 26억 명에 달하며, 메일 트래픽은 하루에 2000억 건가량으로 추산됐다. 이 수치는 2026년까지 계속 증가하며, 시장 성장이 계속될 것으로 보고 있다.

비즈니스 메일 시장 성장을 촉발시킨 주역은 클라우드다. 구축형 메일 시스템은 많은 비용 투자가 필요한 일로, 구축 및 운영 비용을 감당할 수 있는 것은 대기업이나 공공기관 정도였다. 그러나 클라우드 기반 메일 서비스(SaaS)가 출시되면서 비즈니스 메일의 도입 비용 하락과 함께 중소기업의 진입 장벽도 사라졌다. 뿐만 아니라 대기업도 운영 비용의 획기적인 절감과 업무 효율화를 위해 메일 시스템을 클라우드로 마이그레이션 하는 작업을 진행 중이다.

클라우드 기반 비즈니스 메일은 대기업과 같은 체계적인 업무 프로세스를 갖추려는 전 세계 SMB로 확산되었으며, 스타트업을 중심으로 협업의 중요성이 부각되면서 메일을 비롯한 그룹웨어와 협업 툴을 기업들이 적극 도입하기 시작했다.

그리고 지금 기업들의 등을 떠밀고 있는 것은 보안 위협이다. 메일이 지속적으로 사이버 범죄의 타깃이 되면서, 보안정책을 수립하고, 정보유출 위협을 관리하며, 바이러스 및 스팸차단 등을 지원하는 비즈니스 메일에 대한 수요가 빠르게 증가하고 있다.

비즈니스 메일의 진화

메일은 전통적으로 질문과 답변을 진행하고, 프로젝트를 관리하고, 판매를 촉진하는 핵심 채널이었다. 비즈니스 메일은 이제 협업과 보안에 대한 현업의 요구를 채우는 방향으로 계속 진화하고 있다. 최근 메일 서비스는 협업을 활성화시키고 업무 프로세스를 체계화하며, 비즈니스의 다양한 요구에 최적화된 기능을 제안하기까지 한다.

하이웍스의 경우, 협업을 통한 업무 효율 극대화를 위해 메일을 그룹웨어와 결합했다. 하이웍스는 하나의 플랫폼 안에서 메일부터 전자결재, 일정관리, 게시판, 메신저 등 업무에 필요한 다양한 기능들을 모두 이용할 수 있도록 설계되어 있다. 기업은 필요에 따라 원하는 그룹웨어 기능만 선택해서 이용하거나, 기업 규모별로 상품을 선택할 수 있다.

메일 기능 자체도 협업에 최적화되고 있다. 예를 들어 하나의 메일 주소를 팀원들과 함께 쓰는 공용메일 기능을 이용하면, 팀이나 부서로 날아오는 서비스 문의나 견적 요청 메일을 처리할 담당자를 지정하거나 작업 로그를 남길 수 있다.

한편 보안메일은 최근 비즈니스 메일 시장의 경향을 잘 반영하는 것으로, 진화의 정점에 있다. 경찰청 사이버안전국이 발표한 ‘2018년 3분기 사이버위협 분석보고서’에 따르면 최근 메일을 이용한 범죄가 급증하고 있는 것으로 나타났다. 여기에 대항해 비즈니스 메일은 계정보호와 접속관리, 스팸차단 기능을 추가하는 등 점차 보안에 고도화되고 있다. 기존에는 유료 옵션으로 제공되던 메일 보안 기능이 점차 무료로 기본 제공되기 시작한 것도 이런 흐름에 있다.

메일의 성장과 진화는 메일이 ‘전 세계 표준’의 자리를 지키고 있는 한 지속될 것으로 예상된다. 최근 등장한 여러 커뮤니케이션 툴은 분명 편리하지만, 한정된 플랫폼 안에서 플랫폼 가입자들만 사용할 수 있다는 한계 때문에 메일을 대체하는 것이 불가능하다. 메일은 어떤 플랫폼을 사용하는지에 관계없이 전 세계 사용자와 자유롭게 커뮤니케이션할 수 있기 때문이다.

메일은 커뮤니케이션의 표준이자, 업무 히스토리를 기록하고 관리할 수 있는 비즈니스의 허브다. 메일과 함께 우리가 업무를 하는 방식도 진화한다. 우리의 업무 방식은 메일의 진화에 상당 부분 기대어 있다고 봐도 좋을 것이다.

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