영업팀에 꼭 필요한 공용메일

영업사원이라면 하루에도 몇 번씩 이메일을 확인할 텐데요.

영업부서에서는 받은 메일을 확인하여 각 담당자에게 업무를 분배하기도 합니다많은 분들이 대표 계정의 아이디와 비밀번호를 공유하며 한 개의 메일 계정에 여러 명이 로그인하여 사용하지만이 경우 다양한 문제가 발생합니다누가 메일을 읽었는지메일 답변 유무 확인도 어려울 뿐 아니라 계정의 비밀번호를 잊었거나 변경했을 때에도 문제가 생길 수 있습니다.

이런 불편한 점들을 해소하기 위해하이웍스의 공용메일이 탄생했습니다.

공용메일이란 여러 명이 한 개의 이메일 아이디만 공유하는 하이웍스 메일 기능으로메일 분류부터 메일 담당자 지정까지 공용메일을 사용하여 업무를 더 손쉽게 처리할 수 있습니다.
 
서비스 문의부터 견적서 요청까지영업팀으로 날아오는 수많은 메일을 관리하는 김 대리를 통해 효율적으로 메일을 처리하는 방법을 알아보겠습니다.
김 대리는 영업 1팀의 대표 메일, sales1@계정을 관리하며공용메일 기능을 통해 메일을 처리합니다.
김 대리가 관리하는 sales1@계정을 한 번 볼까요수신된 메일에 A COMPANY에서 견적서 발송 요청 건이 있네요!

해당 이메일 계정은 영업 1팀이 함께 확인하고 작업 내용을 저장합니다. A COMPANY의 메일은 박 과장님이 확인하고 견적서 발송을 완료하셨네요.

박 과장님은 메일 확인 후 담당자를 [박 과장] 본인으로 지정하였습니다김 대리는 작업 로그와 박 과장님의 댓글도 확인하였습니다그리고 이 이메일은 견적서 요청에 대한 메일이기 때문에 [견적서 발송 요청] 라벨을 붙여 라벨 편지함에 분류해 둡니다이렇게 이메일에 라벨링을 해 놓으면 추후 팀원들과 이력을 확인할 때 쉽습니다.

이런 메일 기능 처음 보셨나요메일 내용에 작업 로그를 확인하고댓글을 달고담당자를 지정하거나 각 메일을 라벨링 할 수 있는 메일 기능하이웍스에만 있는 [공용메일기능입니다.

공용메일로 업무처리 속도를 높일 수 있습니다.

1. 공용메일을 사용할 수 있는 사용자를 지정할 수 있습니다. sales1@ 계정에는 영업 1팀의 팀원들이, marketing@계정에는 마케팅팀의 팀원들이 소속될 수 있습니다.
2. 공용메일별로 관리자가 한 명 존재하며 사용자 선택 및 메일 삭제 권한을 부여할 수 있습니다.
3. ‘조회 확인’ 기능을 통해 누가 메일을 읽었는지 메일 조회기록을 확인할 수 있습니다.
4. 누가 어떤 작업을 했는지 확인이 가능한 작업 로그 기능이 있어 공용 업무에 적합합니다.
다만공용메일은 하이웍스 웹메일 페이지에서만 작동하기 때문에 아웃룩 등의 메일 프로그램 사용을 지원하지 않습니다. (POP3/SMTP 미지원)

이렇게 공용메일을 사용하면서로 어떤 메일을 처리했는지담당자는 누구인지 확인하니 업무 처리가 훨씬 빠르고 쉬워집니다공용메일은 영업팀뿐 아니라 다양한 방법으로 사용할 수 있습니다
예를 들어회계팀을 위한 account@ 계정디자인팀을 위한 design@계정고객지원팀을 위한 cs@계정을 만들어 다양하게 사용해 볼 수 있습니다.

이제 각 팀의 팀원들을 추가하여 공용메일을 만들어보세요!

 

공용메일 신청하기

https://biz.gabia.com/

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