하이웍스 그룹웨어 – 오피스 최초 세팅은 어떻게?

1) 오피스 만들기 & 조직도 · 사용자 등록하기

그룹웨어의 사용은 기본적으로 회사의 조직도와 조직원 세팅부터 시작합니다.
지금부터, 가비아가 하이웍스를 만들고 직접 이용해 보며 터득해 온 ‘오피스를 가장 효율적으로 이용하는 방법’을 제안해드립니다.

[1단계: 오피스 만들기]

오피스 만들기를 시작하면, 첫 번째 선택과 마주하게 됩니다.
바로, 일반 오피스를 사용할 것인가 전용 오피스를 사용할 것인가 하는 것입니다.

· 일반 오피스
– 전제: 도메인 없이 오피스를 만들 수 있습니다.
– 관리자는 오피스를 같이 사용 할 임직원에게 ‘사용자 초대’ 메일을 보냅니다.
– 임직원은 초대 메일에 수락하려면 반드시 하이웍스 가입을 진행해야 합니다.

· 전용 오피스
– 전제: 회사 도메인을 가지고 오피스를 만듭니다.
– 관리자는 모든 임직원의 계정을 직접 생성해 할당할 수 있습니다.
이때, 엑셀 일괄 등록을 이용하면 모든 임직원을 한 번에 쭉~ 등록할 수 있습니다.
– 임직원은 관리자에게 받은 계정으로 오피스에 로그인 후 이용만하면 끝입니다.

★ 하이웍스가 제안하는 첫 번째 팁!

– 조직원이 20명 이상일 때에는 ‘전용 오피스’를 만드세요!
기존 고객들의 운용 경험을 미루어 볼 때, 임직원이 20명이 넘어가면 전용 오피스를 만드는 것이 더 좋습니다.
임직원을 일일이 초대하고, 그들이 하이웍스를 가입하기까지 기다리는 것 보다, 1인 관리자가 모든 임직원의 계정을 만들어 할당해 주는 것이더 편리하기 때문입니다.
20명 이하일 때에도 웬만하면 전용 오피스를 이용하는 것이 더 유리합니다.

[2단계: 조직도 · 사용자 등록하기]

· 조직도 등록
인원이 적고 간단히 테스트 할 목적이라면 사용자를 바로 등록하거나 초대하여 사용할 수 있지만, 그룹웨어의 진가를 느껴보려면 조직도를 미리 세팅하여 배치하는 것이 좋습니다.

★ 하이웍스가 제안하는 두 번째 팁!

– 조직도를 먼저 등록한 후 사용자를 추가하세요!
이 순서를 따르면, 복잡한 과정 없이 조직도와 사용자를 한 번에 매칭해 세팅할 수 있습니다.

· 사용자 등록
사용자는 [사용자 관리] 화면에서 개별 등록하거나, 일괄 등록으로 진행합니다. 일괄 등록의 경우 ‘전용 오피스’에서만 가능합니다.
일괄 등록 시, 하이웍스에서 제공하는 엑셀 샘플 파일을 활용하면 모든 임직원을 한 번에 등록할 수 있습니다.
사용자 정보(ID/PW, 사번 등), 조직 정보(레벨별) 등을 입력한 후 업로드해 보세요.

★ 하이웍스가 제안하는 세 번째 팁!

– 조직도 및 사용자 수가 많을 때에는 ‘일괄 등록’을 추천합니다!
– 엑셀 일괄 등록 시, 조직 레벨(상위-하위)을 빠짐없이 입력해야 등록 시 오류가 없습니다.

[3단계: 오피스 사용하기]

이제 하이웍스 오피스를 이용할 수 있는 모든 것이 준비되었습니다.
임직원에게 오피스 접속 방법과 ID/PW를 알려주고 본격적으로 시작해 보세요.

· 오피스 접속하기
– https://office.hiworks.com/zipcomm.kr 접속 혹은 [www.hiworks.com > 전용 오피스 로그인]을 진행하세요.
– 이제 본격적으로 전자결재와 메일 등 업무 솔루션을 무료로 이용할 수 있습니다.

메신저 다운로드하기
– 하이웍스 홈페이지(https://www.hiworks.com/about/msg)에서 메신저를 다운받으세요. 그리고 접속하세요.
– 로그인 ID = 직원 ID@회사도메인(예:sejong@zipcomm.kr)
– 여러분이 세팅한 조직도와 임직원이 어떻게 보일까요? 직접 경험해 보세요.

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